Tối ưu vận hành quy trình kiểm kê kho với phần mềm quản lý kho Faceworks

Một kho hàng thường có kết cấu rất phức tạp, chứa nhiều hàng hóa và mỗi hàng hóa lại có đơn vị đo lường riêng. Vì thế, việc kiểm kê kho hàng gặp rất nhiều khó khăn và yêu cầu phải có quy trình kiểm kê kho chuẩn, nghiêm ngặt để hạn chế tối đa nguy cơ hàng hóa bị thất thoát. Tùy vào quy mô kho hàng mà quy trình kiểm kê kho sẽ được thực hiện theo các cách khác nhau. Tuy nhiên vẫn phải đảm bảo các bước tiêu chuẩn mà một quy trình kiểm kê hàng hóa bắt buộc phải có. Bài viết sau đây Faceworks sẽ trình bày các bước trong một quy trình kiểm kê kho chuẩn đồng thời đưa ra một giải pháp thông minh để việc vận hành quy trình kiểm kê hiệu quả – Phần mềm quản lý kho Faceworks.

Ảnh 1: Quy trình kiểm kê kho hàng

1. Quy trình kiểm kê kho gồm các bước sau.

Một quy trình kiểm kê kho tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí lưu kho, giảm thiểu ngân sách về không gian lưu trữ, điện, nước, nhân công. Bên cạnh đó, quy trình kiểm kê hàng tồn kho sẽ giúp hạn chế tổn thất về nguyên vật liệu và hàng hóa. Sản phẩm để trong kho quá lâu sẽ hao mòn nhanh, hỏng hóc hoặc không thể sử dụng được. Như vậy giá trị thực của sản phẩm sẽ giảm sút và gây tổn hại trực tiếp đến doanh nghiệp. Do đó, có một quy trình kiểm kê kho chuẩn là cực kỳ quan trọng.

Ảnh 2: Các bước kiểm kê kho hàng

Bước 1: Lập kế hoạch kiểm kê kho chi tiết

Để việc kiểm kê kho diễn ra liền mạch, nhanh chóng thì người quản lý kho phải lập kế hoạch kiểm kê chi tiết trước khi thực hiện. Trong bản kế hoạch cần có những thông tin sau.

– Nhân sự chịu trách nhiệm khi kiểm kê: thường là quản lý kho, thủ kho, kế toán kho.

– Thời gian và nhân sự phụ trách lọc hàng hóa trong giúp loại bỏ các mặt hàng sắp hết hạn, hàng hỏng, hàng lỗi để việc kiểm kê tiến hành thuận lợi, nhanh chóng hơn.

– Chỉ rõ khu vực kiểm kê, loại hàng hóa cần kiểm kê và điều kiện đạt chất lượng kiểm kê.

– Chỉ định thời gian kiểm kê và thời gian cần thông báo với khách hàng và các bộ phận liên quan. Thông thường khi tiến hành kiểm kê kho thì hoạt động mua bán, sản xuất của doanh nghiệp sẽ phải tạm ngưng. Thời gian tạm ngưng nhiều hay ít sẽ tùy thuộc vào năng suất làm việc của đội ngũ kiểm kê. Vì thế, việc thông báo cho khách hàng và các bộ phận liên quan biết kế hoạch kiểm kê là cần thiết. Việc này tránh ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân sự công ty và uy tín của doanh nghiệp.

Bước 2: Tiến hành kiểm kê kho

Sau khi đã lập kế hoạch phân công chi tiết công việc kiểm kê kho thì doanh nghiệp tiến hành kiểm đếm theo kế hoạch. Nên chia nhỏ từng khu vực kiểm kê và mỗi khu vực nên có nhiều hơn 2 người phụ trách để việc so sánh, đối chiếu kết quả kiểm đếm khách quan và chính xác hơn. Trong quá trình kiểm đếm bất kỳ vấn đề gì phát sinh nhân sự phụ trách đều phải báo cáo chi tiết vào biên bản kiểm kê. Đồng thời lưu ý thực hiện kiểm đếm đúng chuẩn theo kế hoạch quản lý kho đã đề ra.

Để nhiệm vụ kiểm đếm khách quan hơn thì người thực hiện nên là kế toán, chủ doanh nghiệp hoặc một bên thứ ba chuyên làm nhiệm vụ kiểm kê. Bởi nếu nhân viên kho hoặc quản lý kho tự kiểm đếm thì những lỗi thất thoát hàng hóa do nhân sự kho sẽ bị bao che và khó phát hiện. 

Trong quá trình kiểm đếm việc chênh lệch số liệu thực tế với số liệu đã lưu trên hệ thống doanh nghiệp là không tránh khỏi. Nguyên nhân dẫn đến chênh lệch thường do nhân sự làm báo cáo ngày sai, nhập thiếu thông tin khi bán hàng, thất thoát hàng hóa, hao hụt hàng hóa khi di chuyển vị trí,…Dù là nguyên nhân nào thì quản lý kiểm kê kho cũng phải ghi nhận số liệu thực tế và giải trình rõ lý do chênh lệch. Đây là yêu cầu bắt buộc khi tiến hành kiểm kê kho.

Bước 3: Báo cáo kết quả kiểm kê kho

Sau khi tiến hành kiểm đếm kho thì nhân sự quản lý quy trình kiểm kê kho sẽ phải làm báo cáo số liệu thực tế để chuyển đến các bộ phận liên quan. Bao gồm bộ phận nhập hàng, bộ phận bán hàng, kế toán, ban lãnh đạo. Tiếp đến các bộ phận tìm ra nguyên nhân và khắc phục việc hàng hóa chênh lệch trong kho. Khi vấn đề được giải quyết thì quá trình kiểm kê kho hoàn thành. Doanh nghiệp trở lại hoạt động mua bán như bình thường.

2. Sự phức tạp khi vận hành quy trình kiểm kê kho

Một quy trình kiểm kê kho tuy chỉ gồm ba bước nhưng khi nhân sự quản lý vận hành gặp rất nhiều khó khăn và áp lực. Nguyên nhân chi tiết như sau.

Ảnh 3: Khó khăn khi vận hành quy trình kiểm kê kho

2.1. Số lượng hàng hóa cần kiểm kê lớn

Để quá trình sản xuất và bán hàng diễn ra hiệu quả thì doanh nghiệp phải nhập khối lượng hàng hóa lớn để đáp ứng nhanh nhất nhu cầu của khách hàng. Và tất cả khối lượng hàng hóa khổng lồ này sẽ được lưu trong kho. Mỗi vật tư trong kho lại có đơn vị đo lường khác nhau và không phải hàng hóa nào cũng có tỷ lệ hoàn thành 100% để nhân sự dễ dàng kiểm đếm.

Hàng hóa trong kho gồm nguyên vật liệu, thành phẩm dở dang, sản phẩm hoàn thiện. Trong đó mỗi loại hàng hóa lại có phân loại khác nhau đi kèm số lượng nhập và xuất kho khác nhau. Vì thế, số dữ liệu và nhân sự kiểm kê kho phải nắm rõ rất lớn. Điều này tạo ra áp lực về tính chính xác nên khả năng sai sót là khó tránh khỏi.

2.2. Nhân sự kiểm kê khó kiểm soát

Bên cạnh yếu tố về hàng hóa khó kiểm soát thì yếu tố nhân sự kiểm kê kho cũng rất khó giám sát. Đặc biệt là sự chính xác khi nhân sự tiến hành kiểm đếm trong kho. Dù có sắp xếp hai nhân sự cùng kiểm đếm một khu vực thì khi xảy ra chênh lệch quản lý phụ trách vẫn cần kiểm đếm lại để tìm ra số liệu chính xác. Việc này tốn rất nhiều thời gian và công sức nếu được thực hiện thủ công. Ngoài ra còn có trường hợp nhân sự thực hiện kiểm kê kho gian lận hàng hóa nên cố tình kiểm đếm sai lệch để che lấp thông tin. So với việc kiểm soát số lượng hàng hóa thì việc kiểm soát nhân sự có phần khó khăn và phức tạp hơn.

2.3.  Khó tổng hợp số liệu kiểm kê

Với số lượng hàng hóa khổng lồ thì việc kiểm đếm số liệu chính xác từng loại hàng hóa đã khó nhưng việc tổng hợp số liệu của tất cả loại hàng hóa trong kho còn khó hơn. Nhân sự quản lý kho chỉ cần tổng hợp sai lệch một dòng là toàn bộ số liệu sẽ bị sai lệch theo. Từ đó việc kiểm kê sẽ sai lệch hoàn toàn trong khi việc phát hiện lỗi gần như không thể. Lúc này doanh nghiệp sẽ phải kiểm kho lại gây lãng phí ngân sách và thời gian đồng thời gián đoạn hoạt động kinh doanh.

2.4.  Kiểm kê kho thủ công không hiệu quả

Nếu việc kiểm kê kho chỉ tiến hành thủ công và chỉ dựa vào sức người thì chắc chắn không hiệu quả. Việc kiểm đếm thủ công, lưu dữ liệu trên sổ sách tồn tại rất nhiều nhược điểm và khả năng xảy ra sai sót cao. Vì thế, cả quy trình kiểm kê kho cũng vận hành kém hiệu quả.

3. Giải pháp tối ưu để quy trình kiểm kê kho thuận lợi và nhanh chóng.

Quy trình kiểm kê kho nếu không được kiểm soát tốt thì các bước kiểm kê vốn đơn giản sẽ trở nên phức tạp, thời gian kiểm kê, ngân sách kiểm kê kho cũng bị trội so với kế hoạch. Vì thế, doanh nghiệp nên dừng ngay việc kiểm kê thủ công và chuyển sang sử dụng các phần mềm kiểm kê, quản lý kho chuyên nghiệp. Đặc biệt là phần mềm quản lý kho Faceworks vì những tính năng đặc biệt giúp giảm gánh nặng quản lý dữ liệu kho khổng lồ.

Ảnh 4: Phần mềm quản lý kho Faceworks

Phần mềm quản lý Faceworks hỗ trợ quản lý chính xác danh mục sản phẩm chi tiết. Bao gồm tên sản phẩm, mã sản phẩm, đơn vị đo lường, khối lượng, mã nhóm hàng, số lượng sản phẩm đã nhập, số lượng sản phẩm đã lưu kho,…Mọi thông tin quản lý sản phẩm đảm bảo chi tiết, chính xác và minh bạch. Phần mềm cho phép tải hình ảnh sản phẩm nên việc tìm kiếm và kiểm kê nhanh chóng và chính xác hơn.

Khi sử dụng phần mềm quản lý kho trong kiểm kê, hệ thống sẽ quản lý chặt chẽ các mã sản phẩm để việc kiểm đếm và đối chiếu hàng hóa thực tế trong kho và dữ liệu in trên máy chính xác tuyệt đối. Hạn chế tối đa nguy cơ bị chênh lệch hàng hóa do các lỗi phát sinh từ yếu tố con người. Khi xảy ra chênh lệch quản lý kho có thể tùy chỉnh số liệu trên phần mềm để việc tổng hợp dữ liệu chính xác và đơn giản hơn.

Thay vì dữ liệu kiểm kê hàng hóa được lưu trữ thủ công trên sổ sách thì khi sử dụng phần mềm thông tin hàng hóa sẽ được lưu trữ trên phần mềm nên có tính bảo mật cao hơn, việc lọc và tìm kiếm thông tin cũng dễ dàng hơn. 

Phần mềm quản lý kho Faceworks giảm thiểu tối đa gánh nặng và áp lực làm việc cho nhân sự quản lý kiểm kê kho. Phần mềm có thể quản lý chính xác số liệu hàng hóa nhập kho và xuất kho theo thời gian thực. Mọi thông tin sản phẩm đều được hiển thị chi tiết về xuất xứ, chủng loại, đặc điểm ghi chú, thời gian xuất kho, nhập kho,…

Phần mềm quản lý kho Faceworks tối ưu thời gian kiểm kê kho do có thể liên kết với nhiều thiết bị như máy quét mã vạch, máy in mã vạch, máy tính, điện thoại thông minh. Từ đó việc kiểm kê kho nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng kiểm soát hơn.

Phần mềm được trang bị hệ thống bảng, biểu đồ đa dạng cập nhật linh hoạt nên việc lập báo cáo xuất nhập tồn kho theo từng mặt hàng nhanh chóng. Mọi thay đổi nhỏ nhất về thông tin lưu trên phần mềm cũng sẽ được gửi thông báo tự động đến quản lý thông qua tin nhắn sms, email hoặc cảnh báo trên trang chủ. Vì thế, mọi thông tin được kiểm soát chặt chẽ và chuẩn xác nhất.

Ngoài tính năng kiểm kê kho thông minh, chính xác thì phần mềm quản lý kho còn sở hữu nhiều chức năng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

– Chức năng quản lý khách hàng: Cho phép doanh nghiệp theo dõi thông tin khách hàng bao gồm tên khách hàng, địa chỉ liên hệ, số điện thoại, ngày công nợ,…Phần mềm hỗ trợ phân loại khách hàng theo nhóm hoặc nhiều tiêu chí khác tùy doanh nghiệp lựa chọn. Đồng thời doanh nghiệp cũng có thể quản lý chi tiết hợp đồng với khách hàng, quản lý đơn hàng của từng khách, tạo danh sách bán hàng ứng với từng khách nhanh chóng.

– Chức năng quản lý bán hàng hỗ trợ cửa hàng xuất phiếu bán hàng nhanh chóng. Các thao tác tính tổng giá trị đơn hàng, tính số tiền cần thanh toán, số tiền trả lại được thực hiện tự động. Tiết kiệm thời gian bán hàng mà vẫn đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.

– Chức năng quản lý nhà cung cấp hàng hóa cho phép doanh nghiệp quản lý chính xác số lượng hàng nhập từ một và nhiều nhà cung cấp để dễ dàng điều chỉnh và lập kế hoạch nhập hàng. Mọi thông tin về đối tác cung cấp bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, ghi chú tầm quan trọng của đối tác sẽ được lưu và cập nhật liên tục trên phần mềm. Từ đó doanh nghiệp có kế hoạch kinh doanh và hợp tác hiệu quả hơn.

4. Lời kết

Quy trình kiểm kê kho bao gồm ba bước: Lập kế hoạch kiểm kê, thực hiện kiểm đếm và báo cáo kết quả. Tùy vào độ lớn của kho hàng và số lượng hàng hóa mà trong mỗi bước lại chia ra thành nhiều bước nhỏ và được phụ trách bởi một người khác nhau. Vì thế, dữ liệu cần quản lý trong quá trình kiểm kê kho rất nhiều và yêu cầu tính chính xác cao. Việc quản lý kiểm kê kho xảy ra sai sót là không thể tránh khỏi.

Chính vì vậy, việc doanh nghiệp trang bị một phần mềm quản lý kho để quá trình kiểm kê diễn ra nhanh chóng, chính xác và minh bạch hơn là cần thiết. Phần mềm quản lý kho Faceworks là giải pháp phù hợp để giải quyết tất cả vấn đề mà việc kiểm kê kho thủ công đang gặp phải. Faceworks hỗ trợ xây dựng giải pháp linh hoạt đáp ứng yêu cầu kiểm kê quản lý kho của từng doanh nghiệp với quy mô khác nhau. Vì thế, hãy liên hệ ngay thông tin sau để được tư vấn miễn phí 24/24 về giải pháp kiểm kê kho, vận hành kho hàng thông minh, hiệu quả với chi phí tối ưu nhất.

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/