Top 6 các bước tuyển dụng nhân sự giúp chiêu mộ, giữ chân nhân tài

Thực hiện chuẩn chỉnh các bước tuyển dụng nhân sự là cách thiết thực nhất để chủ doanh nghiệp và nhà tuyển dụng thu hút, chiêu mộ nhân tài. Đồng thời, ứng dụng công cụ quản lý tuyển dụng trên phần mềm Faceworks sẽ giúp giảm chi phí, tối đa hóa năng suất lao động; tăng sự gắn bó với nhân viên; cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng và tạo đà tăng trưởng trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Ảnh 1: Các bước tuyển dụng nhân sự hiệu quả giúp làm tăng tỷ lệ chuyển đổi ứng viên, thu hút nhân tài làm việc trong hệ thống.

Các bước tuyển dụng nhân sự hiệu quả đem lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Nhờ kiểm soát hiệu quả dịch bệnh, thị trường lao động trong nước tiếp tục có sự phục hồi và phát triển mạnh với hàng nghìn doanh nghiệp trở lại hoạt động hay đăng ký thành lập mới. Nhu cầu tuyển dụng tăng cao đi kèm với thách thức chiêu mộ, giữ chân nhân tài làm việc cho hệ thống đòi hỏi các doanh nghiệp cần xây dựng và phát triển một quy trình tuyển dụng nhân sự thật hiệu quả. 

Các bước tuyển dụng nhân sự hợp lý, minh bạch, công bằng chắc chắn sẽ loại bỏ tình trạng “con sâu làm rầu nồi canh”, khi nhân sự lười biếng, hiệu suất kém được ưu tiên tuyển dụng, làm kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp. Thật vậy, một kẽ hở trong quy trình tuyển dụng có thể tước đoạt vị trí làm việc đáng ra là của người tài cho một “người nhà”, có mối quan hệ, quen biết với bộ phận tuyển dụng. Và dĩ nhiên một nhân sự, nhân công thiếu năng lực, tay nghề hay kinh nghiệm làm việc khó có thể đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ, làm hài lòng khách hàng cũng như tạo thêm cơ hội kinh doanh cho công ty.

Các bước tuyển dụng nhân sự hiệu quả cũng sẽ làm tăng tỷ lệ chuyển đổi ứng viên từ giai đoạn nộp đơn sang vòng phỏng vấn. Ví dụ như trong 100 đơn xin việc có 10 ứng viên lọt vào vòng phỏng vấn thì tỷ lệ chuyển đổi là 10%. Chỉ số này có đóng góp rất lớn trong việc đánh giá hiệu quả của quy trình tuyển dụng nhân sự cho biết “phễu tuyển dụng” tạo bởi bộ phận nhân sự có “lọc” được nhiều ứng viên chất lượng cho doanh nghiệp hay không. 

 Xây dựng và phát triển một quy trình tuyển dụng đem lại hiệu quả tối ưu

Quy trình tuyển dụng nhân sự giữa các công ty thường khác nhau do cơ cấu tổ chức, nhu cầu tuyển dụng, tính chất hoạt động kinh doanh… nhưng đều nhằm mục đích tìm kiếm ứng viên phù hợp.  

Top 6 các bước tuyển dụng nhân sự hiệu quả bao gồm:

1. Đánh giá nhân sự hiện tại để xác định nhu cầu tuyển dụng trong tương lai
2. Xây dựng JD (Job Description – bản mô tả công việc)
3. Lập kế hoạch tuyển dụng
4. Sàng lọc ứng viên
5. Chuẩn bị một chương trình phỏng vấn chuyên nghiệp
6. Gửi thông báo kết quả tuyển dụng

 Bước 1: Đánh giá nhân sự hiện tại để xác định nhu cầu tuyển dụng trong tương lai

Để xác định được nhu cầu tuyển dụng nhân sự hiện tại, bộ phận tuyển dụng cần trả lời các câu hỏi: 

• Những vị trí nào cần “lấp đầy”? (Một nhân viên sắp nghỉ việc, một phòng ban không thể xử lý hết khối lượng công việc được giao đúng thời hạn, một chi nhánh sắp khai trương v.v)
• Doanh nghiệp cần tuyển dụng bao nhiêu người?
• Những kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc này?
• Thời hạn tuyển dụng cụ thể?

 Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp của bạn đang xây dựng mục tiêu chiến lược dựa trên việc mở rộng quy mô bán hàng trong năm tới thì quy trình tuyển dụng nhân sự cần tập trung thu hút lực lượng lao động có kỹ năng phù hợp để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng.

Việc xác định nhu cầu tuyển dụng sẽ dễ dàng thực hiện hơn ở các doanh nghiệp đã triển khai phần mềm Faceworks trong quy trình tuyển dụng nhân sự và quản lý. Bởi hệ thống này tổ chức quản lý, đánh giá nhân viên định kỳ trong doanh nghiệp theo các chỉ tiêu định sẵn. Kết quả đánh giá là cơ sở giúp các nhà quản lý nhận định chất lượng nhân sự, phát hiện lỗ hổng, thiếu sót của bộ máy để lập kế hoạch điều chỉnh, thiết lập quy trình tuyển dụng nhân sự kịp thời. 

Bước 2: Xây dựng JD (Job Description – bản mô tả công việc)

JD – viết tắt của Job Description hay bản mô tả công việc là cụm từ không còn xa lạ với các nhà tuyển dụng và các ứng viên đang tìm việc làm hiện nay. Bản mô tả công việc được xây dựng dựa theo vai trò, chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn, quyền hạn… của các vị trí công việc mà công ty đang tuyển dụng.

  Ảnh 2: Phần mềm Faceworks giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng nhân sự.

Một bản JD hoàn chỉnh là “bài kiểm tra” đầu tiên cho biết doanh nghiệp đang tìm kiếm, đòi hỏi những gì ở ứng viên, đồng thời giúp các ứng viên tiềm năng nắm được vị trí tuyển dụng có phù hợp với năng lực bản thân.

Bản mô tả công việc thường được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, ngắn gọn, rõ ràng với 4 nội dung cần có:

• Vị trí công việc: Thông tin đầy đủ, tổng quan và chi tiết về vị trí tuyển dụng, phòng ban trực thuộc, địa chỉ làm việc cụ thể (xã/phường, tỉnh/thành phố…)
• Mô tả vai trò, trách nhiệm: Công việc mà ứng viên sẽ đảm nhiệm có độ khó, vai trò như thế nào trong bộ máy?
• Yêu cầu về trình độ, năng lực & kỹ năng cần thiết: Là cơ sở để ứng viên so sánh và đánh giá liệu công việc có phù hợp với năng lực của mình hay không.
• Chế độ đãi ngộ, lương thưởng và quyền lợi: Mức lương mà nhân viên chính thức/ thử việc được hưởng? Doanh nghiệp có chính sách phúc lợi, đặc quyền nào hấp dẫn ứng viên hơn công ty đối thủ? v.v

Bước 3: Lập kế hoạch tuyển dụng 

Lập kế hoạch bài bản với quy trình tuyển dụng nhân sự chặt chẽ, hợp lý không chỉ giúp các doanh nghiệp thu hút, giữ chân các ứng viên lý tưởng và phát triển tiềm năng nhân sự một cách hiệu quả mà còn giúp nhà tuyển dụng, chủ doanh nghiệp hoạch định và kiểm soát ngân sách, tài chính trong hệ thống. 

Cũng như ở các bước tuyển dụng nhân sự khác, nhà tuyển dụng cần cân nhắc, xác định các nhiệm vụ then chốt cần hoàn thành: 

• Xác định, phân chia khu vực địa lý tuyển dụng
• Lựa chọn phương pháp tuyển dụng thích hợp
• Tạo nội dung tuyển dụng hấp dẫn, phù hợp với tiêu chí, hình ảnh công ty
• Lựa chọn kênh đăng tin tuyển dụng uy tín, tương tác tốt

Thông thường trong quy trình tuyển dụng nhân sự, kế hoạch tuyển dụng sẽ được chuyển sang phòng marketing để đăng tin tuyển dụng. Sau khi tiếp nhận hồ sơ của các ứng viên, dữ liệu sẽ được tự động truy xuất từ các kênh tuyển dụng và lưu thông tin vào phần mềm Faceworks và chuyển đến phụ trách của phòng nhân sự. Phòng nhân sự sẽ tiếp nhận và sàng lọc những hồ sơ không đạt yêu cầu, chuyển hồ sơ của ứng viên cho người phụ trách phỏng vấn. Những ứng viên trúng tuyển sẽ được cập nhập trên hệ thống và chuyển thông tin hồ sơ vào danh sách nhân viên trên phần mềm cùng với các hợp đồng ứng với từng ứng viên đó. Tất cả các bước tuyển dụng nhân sự đều được thực hiện trên cùng một hệ thống phần mềm Faceworks, giúp nhà tuyển dụng luôn bám sát kế hoạch đã đặt ra; đồng thời giảm thiểu được tối đa thời gian cũng như đảm bảo độ chính xác của dữ liệu khi chuyển giao hồ sơ giữa các phòng ban.

Ảnh 3: Chức năng quản lý tuyển dụng trên phần mềm Faceworks.

Bước 4: Sàng lọc ứng viên

Kế hoạch tuyển dụng mà nhà tuyển dụng lập nên đã nhận được hiệu quả tích cực, biểu hiện qua lượng hồ sơ ứng tuyển cao ngất ngưởng. Vậy làm thế nào để lựa chọn được những ứng viên ưu tú nhất? Dưới đây là những tiêu chí cơ bản thường được nhà tuyển dụng đặt ra khi tiến hành sàng lọc ứng viên:

• Lựa chọn hồ sơ ứng viên đáp ứng các yêu cầu tuyển dụng cơ bản
• Xem xét kỹ năng, kinh nghiệm làm việc thực tế, thành tích từng đạt được của ứng viên
• So sánh trình độ học vấn, bằng cấp chuyên môn, chứng chỉ nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ…
• Xác định sự nghiêm túc của ứng viên thể hiện qua CV, email xin việc…

Phần mềm Faceworks hiện cung cấp công cụ sàng lọc ứng viên trong quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chí riêng của doanh nghiệp. So với các phương pháp thủ công, sàng lọc ứng viên bằng phần mềm Faceworks thể hiện sự vượt trội ở mọi mặt: Dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm, chính xác và chất lượng. 

Bước 5: Chuẩn bị một chương trình phỏng vấn chuyên nghiệp

Sau các bước tuyển dụng nhân sự kể trên, đây là thời điểm cực kỳ quan trọng khi nhà tuyển dụng có thể tiếp xúc trực tiếp, hiểu rõ hơn cũng như gây ấn tượng với các ứng viên tiềm năng. Nhiệm vụ của bạn là chuẩn bị một chương trình phỏng vấn chuyên nghiệp với bộ câu hỏi đúng trọng tâm,  có thể khai thác triệt để  kỹ năng, kinh nghiệm của ứng viên.

Tùy thuộc vào đặc thù công việc, nhà tuyển dụng có thể linh hoạt bổ sung các bài kiểm tra về tính cách, thái độ, hoặc yêu cầu ứng viên thể hiện tài năng đặc biệt của mình (hùng biện, thuyết trình…) 

Bước 6: Gửi thông báo kết quả tuyển dụng

Ít người biết rằng, nội dung một bức thư thông báo kết quả phỏng vấn có thể bộc lộ sự chuyên nghiệp, lịch sự của bộ phận tuyển dụng. Thật sai lầm khi đánh giá thấp vai trò của việc thông báo kết quả phỏng vấn trong các bước tuyển dụng nhân sự. Nên nhớ rằng các ứng viên trúng tuyển đều tài năng và rất có thể họ đã nhận được thông báo trúng tuyển từ nhiều nhà tuyển dụng trước đó. Những thông tin chi tiết về lương thưởng, chế độ đãi ngộ, kèm theo thông điệp ý nghĩa sẽ tạo được thiện cảm, tạo động lực để ứng viên gia nhập công ty. 

Mặt khác, những ứng viên không trúng tuyển cũng cần được ghi nhận sự cố gắng của mình. Một lá thư từ chối tinh tế với những góp ý xây dựng và lời lẽ trân trọng có thể nhận lại những phản hồi và đánh giá tích cực về doanh nghiệp và nhà tuyển dụng. 

Nắm bắt xu hướng chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ ở nhiều phương diện, hàng ngàn doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm Faceworks để tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự – quản lý tuyển dụng từ việc tìm kiếm ứng viên cho tới sàng lọc hồ sơ và gửi thư mời làm việc, từ đó mang lại trải nghiệm tích cực cho cả nhà tuyển dụng và ứng viên.

Phần mềm Faceworks có thể giúp quá trình thực hiện các bước tuyển dụng nhân sự diễn ra nhanh hơn và hiệu quả hơn. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí cho chủ doanh nghiệp và nhà tuyển dụng mà còn giúp chiêu mộ những ứng viên tài năng – có thể đang cân nhắc đề nghị từ nhiều công ty khác.

Bạn đã sẵn sàng để đơn giản hóa và hợp lý hóa quy trình tuyển dụng nhân sự? Nhấc máy gọi cho chúng tôi theo số 0974 69 6600 hoặc truy cập trang web https://faceworks.vn/ để cùng mở ra một nền tảng quản trị tuyệt vời ngay hôm nay!

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

(TIT Technology and Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📧 info@tit-vn.com