Top 6 sai lầm cần tránh khi kiểm kê định kỳ hàng tồn kho và cách khắc phục hiệu quả bằng phần mềm Faceworks

Kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là một công việc quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp và sản phẩm nào. Dĩ nhiên, quá trình này có thể diễn ra đơn giản hay phức tạp còn phụ thuộc vào quyết định lựa chọn hệ thống kiểm kê của doanh nghiệp. Thay vì phải tiến hành kiểm tra sổ sách, ghi chép thủ công tất cả mặt hàng thuộc sở hữu của doanh nghiệp, phần mềm Faceworks cung cấp giải pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho nhanh chóng, dễ dàng, tiết kiệm tối đa thời gian, công sức và tiền bạc. 

Phần mềm Faceworks cung cấp giải pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho đơn giản, hiệu quả, tiết kiệm chi phí

Kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là gì?

Kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phương pháp kiểm kê thường xuyên về vật tư, hàng hóa vào những ngày đã định sẵn, thường được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định trị giá hàng tồn kho thực tế cũng như trị giá vật tư, hàng hóa xuất kho trong kỳ. Kết quả thực tế được dùng để kết chuyển số dư đầu kỳ kế toán, đồng thời phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho ở cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp. 

Bên cạnh yếu tố, đòi hỏi pháp lý, công việc kiểm kê định kỳ hàng tồn kho còn đem lại nhiều lợi ích thiết thực với doanh nghiệp. Dễ thấy, nếu áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho, doanh nghiệp, đặc biệt là những tập đoàn, công ty lớn sẽ không phải ngưng hoạt động hoàn toàn – điều mà việc kiểm kê truyền thống không làm được. Đây cũng là một giải pháp hữu hiệu trong việc kiểm soát nhu cầu mua sắm nguyên liệu, sản xuất và bán hàng.  

Khi tiến hành kiểm kê định kỳ hàng tồn kho, người quản lý kho thường cố gắng không bỏ sót bất kỳ mặt hàng, sản phẩm nào trong quy trình sản xuất, vận hành nào của doanh nghiệp nhằm đảm bảo bộ máy luôn hoạt động trơn tru. 

Lấy ví dụ trong ngành may mặc, bạn cần đưa mọi nguyên vật liệu, thiết bị, dụng cụ, máy móc… cần thiết để làm ra thành phẩm vào danh sách kiểm kê. Bởi lẽ chỉ cần một phụ kiện hết hàng (chẳng hạn như thiếu loại cúc áo được thiết kế riêng cho bộ đồ thời trang) cả hệ thống sẽ bị ngưng trệ, doanh nghiệp không thể làm ra và bày bán thành phẩm, từ đó ảnh hưởng đến doanh thu và gây lãng phí ở nhiều cấp độ khác nhau.

Dẫu mang lại nhiều lợi ích song kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là một quá trình phức tạp, đòi hỏi độ chính xác cao. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ áp dụng công nghệ, triển khai các phần mềm quản lý kho hiệu quả như phần mềm Faceworks để tăng hiệu suất làm việc, tiết kiệm tối đa thời gian và tiền bạc.

Ảnh 2: Hoạt động kiểm kê định kỳ hàng tồn kho mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.

Top 6 sai lầm cần tránh khi kiểm kê định kỳ hàng tồn kho và cách khắc phục hiệu quả bằng phần mềm Faceworks

Tại sao lãnh đạo các doanh nghiệp cũng như các nhà quản lý kho quy mô lớn luôn chú trọng tìm kiếm giải pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho nhanh chóng, hiệu quả để tránh những sai lầm đáng tiếc? Đơn giản bởi hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất, chiếm tới 40% – 50% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. 

Một khi chỉ tiêu tài chính này xảy ra biến động sẽ dẫn tới sự chuyển hóa của các loại tài sản khác như nợ, công nợ phải quyết toán; ảnh hưởng trực tiếp lên dòng tiền của doanh nghiệp. 

Và dưới đây là Top 6 sai lầm mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi tiến hành kiểm kê định kỳ hàng tồn kho:

• Giao trách nhiệm kiểm kê cho nhân sự không có chuyên môn, kinh nghiệm quản lý kho

• Không lưu trữ dữ liệu ở những lần kiểm kê trước để đối chiếu danh sách tồn kho gần nhất.

• Thiếu nguyên tắc, quy định sắp xếp vật tư hàng hóa (bố trí lộn xộn, khuất tầm nhìn)

• Không sử dụng dụng cụ chuyên dụng để kiểm kê định kỳ hàng tồn kho

• Không dán nhãn phân loại, truy xuất nguồn gốc ở các kệ lưu trữ, trưng bày nhiều loại hàng hóa khác nhau

• Vẫn kiểm kê định kỳ hàng tồn kho theo cách thủ công, không sử dụng phần mềm công nghệ để giải phóng sức lao động 

Để khắc phục triệt để hoặc ngăn chặn những sai lầm trên, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị tốt hơn ở tất cả các công đoạn, bộ phận liên quan:

• Liên hệ với nhà cung cấp, đối tác, khách hàng để thông báo về việc kiểm kê định kỳ hàng tồn kho nhằm hạn chế tần suất nhập – xuất hàng hoá, gây khó chịu cho khách hàng.
• Lập bảng phân công nhiệm vụ chi tiết cho nhân sự thực hiện kiểm kê: thủ kho, kế toán, chủ doanh nghiệp, nhà quản trị.
• Lập kế hoạch kiểm kê định kỳ hàng tồn kho từng khu vực theo thứ tự trước – sau trong khoảng thời gian nhất định.
• Tra cứu danh sách hàng tồn kho gần nhất. Có thể tiến hành thanh lý, xả hàng cận date, loại bỏ sản phẩm kém chất lượng nhằm để giảm tải khối lượng công việc khi tiến hành kiểm kê định kỳ hàng tồn kho.

Trong trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu hàng tồn kho thực tế với số liệu trong báo cáo gần nhất, chủ doanh nghiệp cần làm rõ nguyên nhân, yêu cầu các bộ phận liên quan, phải giải trình, chịu trách nhiệm cụ thể. Tình trạng này có thể xảy ra do mất cắp, gian lận hoặc do nhân viên quét nhầm mã vạch hay nhầm lẫn khi ghi chép, thu thập số liệu vào báo cáo. Sau khi kiểm kê định kỳ hàng tồn kho, doanh nghiệp cần khắc phục các vấn đề này càng sớm càng tốt trước khi rơi vào “khủng hoảng” vì hết sản phẩm để bán hoặc dư thừa quá nhiều hàng tồn kho, sản phẩm đã trở nên lỗi thời dù chúng chưa được đưa vào chuỗi cung ứng.

Trong khi đó, nếu áp dụng phần mềm Faceworks trong việc kiểm kê định kỳ hàng tồn kho, nhà quản trị hay chủ doanh nghiệp có thể theo dõi bảng kê, báo cáo hàng tồn kho với danh sách đầy đủ, chi tiết nhất về tên sản phẩm, mã hàng hóa, hạn sử dụng, xuất xứ, giá thành, tổng lượng hàng thực tế, ghi chú đặc biệt về sản phẩm v.v  

Ảnh 3: Phần mềm Faceworks giúp doanh nghiệp làm chủ hoạt động kiểm kê định kỳ hàng tồn kho với độ chính xác tuyệt đối.

Kiểm kê định kỳ hàng tồn kho bằng phần mềm Faceworks cho phép người dùng theo dõi, xác định vị trí, tình trạng hàng tồn kho thường xuyên, liên tục. Việc kiểm kê định kỳ hàng tồn kho trở nên dễ dàng hơn rất nhiều với hệ thống quản lý toàn diện giúp phát hiện kịp thời sản phẩm cận date hay hư hỏng, tình trạng xử lý đơn hàng hoặc gian lận, trộm cắp. Đôi khi đây chỉ là những sai sót không gây ra quá nhiều rắc rối, nhưng chúng cũng có thể là dấu hiệu của một lỗ hổng sâu hơn.

Thay vì phải trông chờ vào may rủi để tránh sai sót đến từ yếu tố con người, phần mềm Faceworks giúp doanh nghiệp làm chủ hoạt động kiểm kê định kỳ hàng tồn kho với độ chính xác tuyệt đối. Dựa vào đó, chủ doanh nghiệp và nhà quản trị có thể thay đổi quyết định, quy trình, kế hoạch cụ thể (thay đổi giá bán sản phẩm, thực hiện chương trình khuyến mãi, giảm giá…) để tăng hiệu quả kinh doanh, tăng lợi nhuận.

Để được tư vấn cách kiểm kê định kỳ hàng tồn kho nhanh nhất, hiệu quả nhất xin vui lòng liên hệ hotline 0974 69 6600 hoặc tham khảo chi tiết sản phẩm trên trang web https://faceworks.vn/ !

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(TIT Technology and Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📧 info@tit-vn.com