Top 9 nhiệm vụ quan trọng để quản lý dự án chuyên nghiệp, hiệu quả

Quản lý dự án có vai trò rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới tiến độ thực hiện cũng như chất lượng công trình xây dựng, đảm bảo mục tiêu, hiệu quả của từng dự án. Phần mềm quản lý dự án Faceworks là giải pháp tổng thể, khắc phục triệt để những nhược điểm trong phương pháp quản trị truyền thống, giúp chủ đầu tư tối ưu hiệu quả công việc ở bất cứ nơi đâu và bất cứ thời điểm nào.

Nhóm tính năng nổi bật ở phần mềm quản lý dự án Faceworks.

Quản lý dự án là gì? Vai trò của ban quản lý dự án?

Quản lý dự án được định nghĩa là một quá trình bao gồm nhiều hoạt động trong tổng thể một dự án đầu tư xây dựng, một chuyên ngành hay một khu vực nhất định theo sự phân công của các cơ quan, chủ thể có thẩm quyền. Hiểu nôm na quản lý dự án chính là việc áp dụng các hoạt động và chức năng quản trị vào suốt quá trình thực hiện các dự án để đạt được những mục tiêu đề ra.

Trong công tác quản lý dự án, ban quản lý dự án có vai trò đặc biệt quan trọng: Đảm bảo dự án đầu tư xây dựng đạt được những tiêu chuẩn, mục đích đã đề ra bằng cách áp dụng những kiến thức, kỹ năng, kỹ thuật và cả công cụ chuyên ngành liên quan vào mọi hoạt động của dự án. 

Đứng trước xu thế chuyển đổi số không ngừng nghỉ ở mọi ngành nghề lĩnh vực, phần mềm quản lý dự án Faceworks ra đời với sứ mệnh mang tới một giải pháp tổng thể, toàn diện, cung cấp bộ công cụ linh hoạt giúp chủ đầu tư, ban quản lý dự án có thể quản trị, duy trì dự án chuyên nghiệp, hiệu quả hơn với chi phí vận hành thấp hơn và quy trình vận hành được chuẩn hóa.

Dưới đây là những lợi thế nổi trội ở phần mềm quản lý dự án Faceworks: 

• Mọi thông tin dữ liệu được hợp nhất trên một nền tảng 
• Tăng cường mối liên kết, phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận 
• Hỗ trợ phân bổ chi phí hợp lý cho các dự án, công việc khác nhau
• Dễ dàng kiểm soát ngân sách, dòng tiền 
• Theo dõi tiến độ dự án theo thời gian thực tế
• Quản lý công việc cần phải thực hiện, giao việc dễ dàng, nhanh chóng 
• Đảm bảo an toàn và kiểm soát chất lượng tại công trình
• Tăng cường tương tác nội bộ và đối ngoại
• Công cụ phân tích, tổng hợp dữ liệu giúp ra quyết định nhanh hơn

Các tính năng ưu việt trên phần mềm Faceworks được thiết kế bám sát với nhiệm vụ tổng quát của chủ đầu tư cũng như ban quản lý dự án:

• Lựa chọn các tổ chức, cá nhân, nhà thầu đủ điều kiện năng lực để thi công xây dựng công trình
• Quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình đảm bảo mục tiêu, hiệu quả dự án phù hợp với cơ chế thị trường.
• Quản lý chất lượng khảo sát xây dựng và thiết kế xây dựng công trình. 
• Quản lý tiến độ xây dựng, quản lý khối lượng thi công công trình, quản lý an toàn lao động trên công trường xây dựng, quản lý vệ sinh môi trường v.v
• Gửi báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc đột xuất theo yêu cầu của các cấp có thẩm quyền.

Top 9 nhiệm vụ cơ bản để quản lý dự án chuyên nghiệp, hiệu quả 

Tựu trung, ban Quản lý dự án là một bộ phận gồm nhiều cá nhân được thành lập bởi cơ quan, chủ thể có thẩm quyền nhằm nghiên cứu và thực hiện những nhiệm vụ cơ bản để quản lý dự án chuyên nghiệp, hiệu quả bao gồm:

1. Tổ chức lựa chọn nhà thầu

Ban quản lý dự án sẽ lập hồ sơ yêu cầu, hồ sơ mời thầu và xem xét, đánh giá các tiêu chí lựa chọn nhà thầu; phát hành, làm rõ hồ sơ mời thầu theo kế hoạch sau đó tiếp nhận hồ sơ dự thầu, đóng thầu và mở thầu.

Quản lý dự án cũng có trách nhiệm thực hiện công tác đánh giá các hồ sơ dự thầu theo đúng trình tự và các tiêu chuẩn đánh giá quy định; kiểm tra việc thực hiện công tác lập báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu và kiến nghị nhà thầu trúng thầu của tư vấn đấu thầu…

Sau khi có kết quả đấu thầu, ban quản lý dự án sẽ thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng thầu.

2. Quản lý và thanh toán hợp đồng

Bộ phận quản lý dự án chuyên nghiệp có nhiệm vụ quản lý, giám sát trong suốt quá trình thực hiện tất cả các hợp đồng bao gồm: 

• Soạn dự thảo hợp đồng, chuẩn bị hồ sơ hợp đồng theo đúng quy định
• Kịp thời báo cáo và tư vấn các biện pháp đẩy nhanh tiến độ hoặc các biện pháp chế tài đối với các hợp đồng vi phạm
• Xác nhận giá trị thanh toán từng đợt theo điều kiện của hợp đồng đã ký 

3. Quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình

Ban quản lý dự án sẽ thực hiện quản lý tài chính công trình căn cứ vào điều kiện hợp đồng ký kết và các quy định tài chính hiện hành:

• Theo dõi giá trị khối lượng hoàn thành theo từng tuần, từng tháng của từng hạng mục 
• Kiểm tra, xem xét thông qua mọi hồ sơ thanh toán tài chính của tất cả các nhà thầu
• Xem xét rà soát lại khối lượng, đơn giá, giá trị thanh toán trong bảng dự toán 
• Lập kế hoạch, cân đối tài chính chi trả cho nhà thầu theo từng đợt nghiệm thu 

4. Quản lý chất lượng thiết kế, dự toán xây dựng:

Trong công tác quản lý chất lượng khảo sát xây dựng và quản lý chất lượng thiết kế xây dựng, ban quản lý dự án có trách nhiệm:

• Kiểm tra việc tuân thủ các quy định theo hợp đồng xây dựng của nhà thầu thiết kế 
• Bố trí nhân sự có năng lực phù hợp với loại hình công trình xây dựng để giám sát khảo sát, thiết kế xây dựng
• Tổ chức nghiệm thu, báo cáo kết quả thiết kế xây dựng.

Phần mềm Faceworks – một trong những giải pháp quản lý dự án ưu việt nhất hiện nay.

5. Quản lý chất lượng, khối lượng, tiến độ thi công xây dựng công trình

Ban quản lý dự án có nhiệm vụ kiểm tra sự phù hợp năng lực của nhà thầu thi công xây dựng công trình so với hồ sơ dự thầu và hợp đồng xây dựng về: 

• Nhân lực
• Thiết bị thi công
• Phòng thí nghiệm chuyên ngành xây dựng
• Hệ thống quản lý chất lượng của nhà thầu

Bộ phận quản lý dự án chuyên nghiệp sẽ thực hiện kiểm tra, kiểm định chất lượng sản phẩm xây dựng trước các đợt thanh toán, bao gồm:

• Kiểm tra hồ sơ thiết kế 
• Kiểm tra, quản lý, theo dõi thực hiện hồ sơ quản lý chất lượng
• Kiểm tra hiện trường xác suất chất lượng công trình về bê tông, vữa tô trát, nước sử dụng cho công tác xây tô, bảo dưỡng công trình…
• Kiểm tra xác suất kích thước hình học kết cấu chịu lực; kích thước hình học dầm, mố trụ…
• Kiểm tra xác suất cường độ bê tông, cốt thép, vật liệu hoàn thiện, vật liệu xây lắp…
• Kiểm tra xác suất độ biến dạng của kết cấu dầm, móng công trình và các hạng mục công trình
• Khảo sát trạng thái mặt ngoài của công trình xem có khe nứt, hư hỏng, bong tróc…
• Kiểm tra xác suất độ thẳng đứng 
• Kiểm tra xác suất độ võng nghiêng dầm, trụ 
• Kiểm tra xác suất độ lún của nền móng 
• Kiểm tra về độ an toàn, thoát hiểm
• Kiểm tra chất lượng hệ thống cấp thoát nước, điện, chống sét (vật tư, thiết bị, co, tê, cút… chủng loại, mã số, mã hiệu, kích cỡ, chứng chỉ chất lượng, chứng chỉ thí nghiệm, chứng từ xuất nhập khẩu nếu là sản phẩm nhập khẩu…)

Ngoài ra, quản lý dự án cần có mặt thường xuyên liên tục tại công trình để kiểm tra theo dõi quá trình thi công, đôn đốc nhà thầu thi công đảm bảo tiến độ, chất lượng, an toàn, vệ sinh môi trường và phòng chống cháy, nổ tại công trình đồng thời tổ chức kiểm tra đối với những công việc có nghi ngờ về chất lượng. 

Quản lý dự án sẽ gửi báo cáo tiến độ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc đột xuất theo yêu cầu với nội dung chính gồm có: tình trạng tổng thể của dự án; khối lượng, chất lượng công việc đã thực hiện và so sánh với kế hoạch hoặc các hợp đồng đã ký; các vướng mắc kèm theo đề xuất biện pháp xử lý…

6. Tổ chức nghiệm thu công trình xây dựng, thanh quyết toán hợp đồng

Các công tác nghiệm thu trong quản lý dự án bao gồm:

• Nghiệm thu vật liệu, thiết bị, sản phẩm chế tạo sẵn trước khi sử dụng
• Nghiệm thu từng công việc xây dựng
• Nghiệm thu bộ phận công trình xây dựng, giai đoạn thi công xây dựng
• Nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình xây dựng để bàn giao đưa vào sử dụng

7. Quyết toán và quy đổi vốn đầu tư xây dựng

Ban quản lý dự án sẽ lập báo cáo quyết toán dự án hoàn thành theo Thông tư số 09/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016 của bộ Tài chính hoặc văn bản sửa đổi, bổ sung liên quan tại thời điểm quyết toán; sau đó lựa chọn nhà thầu kiểm toán để thực hiện công tác kiểm toán báo cáo quyết toán dự án hoàn thành theo quy định.

Khi báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được phê duyệt, ban quản lý dự án sẽ quyết toán công nợ cho tất cả các nhà thầu.

8. Tổ chức kiểm tra và chứng nhận đủ điều kiện bảo đảm an toàn chịu lực và chứng nhận sự phù hợp về chất lượng công trình

Phần mềm quản lý dự án Faceworks có thể khắc phục triệt để những nhược điểm của phương pháp quản trị truyền thống.

9. Tổ chức giám sát, đánh giá dự án đầu tư xây dựng công trình

Ban quản lý dự án thực hiện công tác theo dõi, giám sát, đánh giá dự án đầu tư theo quy định tại Nghị định số 113/2009/NĐ-CP của Chính phủ về giám sát và đánh giá đầu tư.

Đừng bỏ lỡ cơ hội triển khai giải pháp quản lý dự án ưu việt nhất từ trước tới nay bằng phần mềm Faceworks, hãy liên hệ hotline 0974 69 6600 để được tư vấn thiết kế miễn phí và nhận báo giá chi tiết về sản phẩm ngay bây giờ!