Ứng dụng sơ đồ Gantt trong lập kế hoạch để tối ưu quản lý dự án

Sơ đồ Gantt là một trong những phương pháp lập kế hoạch phổ biến và hữu ích trong việc quản lý dự án. Dù đã có rất nhiều phương pháp lập kế hoạch khác nhau ra đời theo sự phát triển của công nghệ, kỹ thuật nhưng vẽ sơ đồ Gantt và theo dõi sơ đồ Gantt vẫn là phương pháp được rất nhiều người sử dụng hiện nay. Vậy việc ứng dụng sơ đồ Gantt trong lập kế hoạch có thật sự hữu ích? Liệu có phương pháp nào khiến việc lập kế hoạch trở nên trực quan và tiện ích hơn? Hãy cùng Faceworks tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau.

1. Sơ đồ Gantt trình bày những tiêu chí gì?

Sơ đồ Gantt là sơ đồ gồm 2 cột trục tung là thanh ngang biểu thị công việc, trục hoành là thanh dọc biểu thị thời gian thực hiện công việc. Sơ đồ Gantt được ứng dụng nhiều nhất trong việc trình bày công việc, sự kiện trong bảng kế hoạch theo thời gian thực hiện. Nhìn vào một sơ đồ Gantt hoàn chỉnh bạn sẽ dễ dàng nắm bắt được thông tin về từng đầu việc và thời gian thực hiện công việc trong dự án. Vì thế nó được ứng dụng nhiều nhất để quản trị tiến độ công việc hoặc thực hiện dự án ngày nay.

Ảnh 1: Sơ đồ Gantt

Một sơ đồ Gantt thường trình bày những tiêu chí sau.

– Task list: Liệt kê những nhiệm vụ, công việc cần thực hiện trong dự án.

– Timeline: Tổng thời gian thực hiện dự án được chia theo các mốc thời gian quan trọng.

– Bars: Hình ảnh thực hiện dự án ứng với từng mốc thời gian và tiến độ công việc.

– Milestones: Liệt kê những sự kiện, cột mốc quan trọng trong kế hoạch.

– Progress: Tiến trình

– Dependencies: Biểu thị sự kết nối các nhiệm vụ trong dự án theo một trật tự nhất định nào đó.

– Resource assigned: Trình bày cá nhân, nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành công việc đúng thời gian, tiến độ dự án.

Tùy vào mức độ phức tạp của từng dự án mà sơ đồ Gantt có thể biểu thị đầy đủ các tiêu chí trên hoặc ít hơn. Miễn là sơ đồ Gantt vẽ ra biểu thị được hai yếu tố quan trọng không thể thiếu là công việc và thời gian thực hiện công việc.

Sơ đồ Gantt có cách trình bày khoa học, đơn giản. Ai khi nhìn vào một sơ đồ Gantt cũng có thể đọc và hiểu dễ dàng. Đây là công cụ giúp người quản lý nắm rõ được những thông tin trọng yếu, cần thiết phải theo dõi trong dự án một cách nhanh chóng nhất. Từ đó, việc phân phối công việc trong kế hoạch làm việc dễ dàng và hợp lý hơn. Mọi nhân viên có vai trò trong kế hoạch khi nhìn vào sự liền mạch của sơ đồ cũng hiểu rõ tầm quan trọng của từng mắt xích để tự làm việc chủ động và hiệu quả hơn.

2. Doanh nghiệp có thật sự cần tới một sơ đồ Gantt

Gantt chart giúp bạn biểu thị một kế hoạch dự án trực quan với từng đầu việc gắn với thời gian thực hiện, thứ tự thực hiện công việc. Tuy nhiên, khoảng thời gian được biểu thị trên sơ đồ Gantt chưa đủ chi tiết nếu doanh nghiệp muốn kiểm soát công việc chặt chẽ. Đặc biệt là khi công việc có nhiều nhân sự tham gia. Sơ đồ Gantt phát huy hiệu quả tốt nhất trong lập kế hoạch công việc khi doanh nghiệp chỉ cần các tiêu chí sau.

2.1. Sơ đồ Gantt là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp khi nào?

Sơ đồ Gantt nên được sử dụng và phát huy hiệu quả tốt nhất khi doanh nghiệp chỉ muốn ước tính tổng quan nhất khối lượng công việc và thời gian thực hiện công việc. Bởi vì các thông số được biểu thị trên sơ đồ Gantt rất đơn giản, nó chỉ là các đầu việc được liệt kê theo thứ tự thực hiện đi kèm thời gian phải hoàn thành công việc, thường là theo ngày hoặc tuần.

Việc tính toán chính xác thời gian làm việc và theo dõi thời gian làm việc của từng thành viên tham gia dự án bị hạn chế rất lớn. Dĩ nhiên là người quản lý khi nhìn vào sơ đồ Gantt vẫn nắm được thông số người làm thực hiện công việc gì trong bao lâu. Vì thế sơ đồ Gantt chỉ khả thi khi bạn muốn quản lý thông tin đơn giản và tổng quan mà không yêu cầu sự chi tiết.

2.2. Sơ đồ Gantt tồn tại nhiều nhược điểm doanh nghiệp cần lưu ý

Khi sử dụng sơ đồ Gantt trong lập kế hoạch công việc và theo dõi tiến độ dự án có tồn tại nhiều nhược điểm doanh nghiệp cần lưu ý như sau.

Thứ nhất, sơ đồ Gantt chỉ phát huy hiệu quả khi áp dụng vào các dự án nhỏ vì một sơ đồ thường chỉ biểu thị trên một trang. Nếu thông tin tác vụ quá nhiều thì biểu đồ sẽ bị kéo dài sang một trang khác. Việc này gây khó khăn thì xem tổng quan dự án. Đồng thời việc lập sơ đồ là rất khó hoặc bất khả thi với các dự án có vài chục đến vài trăm đầu việc hoặc nhân sự tham gia.

Ảnh 2: Nội dung trên sơ đồ Gantt

Thứ hai, cấu trúc của một sơ đồ Gantt là cố định. Tuy có thể điều chỉnh thông số trên sơ đồ nhưng tỷ lệ biến thiên không nhiều. Nếu một bước biểu thị sơ đồ gặp lỗi thì quản lý sẽ phải vẽ lại sơ đồ hoặc dẫn đến hậu quả ước tính thời gian thực hiện dự án sai. Việc này kéo theo tiến độ dự án sai gây thiệt hại nặng về kinh tế với doanh nghiệp.

Quan trọng nhất, sơ đồ Gantt chưa tối ưu nếu muốn theo dõi chi tiết sự ràng buộc của các tiêu chí trong sự án. Quản lý một kế hoạch, sự án bắt buộc phải nắm được 3 tiêu chí là thời gian làm việc, phạm vi làm việc và chi phí thực hiện công việc. Thời gian làm việc có thể biểu thị chi tiết nhưng yếu tố chi phí và phạm vi làm việc sẽ khó để mô tả trên một biểu đồ Gantt. Như vậy việc quản lý một kế hoạch thông qua sơ đồ Gantt sẽ kém hiệu quả. Nếu sơ đồ có nhiều chỉnh sửa công việc thì bạn cũng khó nhận biết công việc nào thực hiện trước, công việc nào thực hiện sau khi có quá nhiều việc đan xen và liên tiếp nhau.

3. Phần mềm quản lý công việc Faceworks – Vượt trội  hơn sơ đồ Gantt trong lập kế hoạch

Sơ đồ Gantt đơn giản chỉ là trình bày, liệt kê thông tin công việc kèm thời gian trên một trang báo cáo. Vì thế, người quản lý dự án khó để biết chi tiết thời gian chính xác để thực hiện một công việc. Hay thời gian một giai đoạn làm việc được chuyển tiếp sang một giai đoạn làm việc khác. Nhân sự các công việc cũng chỉ được liệt kê vào sơ đồ mà ít có sự cập nhật hay báo cáo sát sao tiến độ làm việc. Vì thế, thay vì sử dụng sơ đồ Gantt trong việc lập kế hoạch chi tiết thì một phần mềm quản lý công việc sẽ có nhiều chức năng và giúp việc quản lý công việc hay xây dựng kế hoạch dễ dàng và hiệu quả hơn.

Ảnh 3: Ưu điểm của phần mềm quản lý công việc Faceworks

Phần mềm quản lý Faceworks hỗ trợ nhiều chức năng vượt trội hơn hẳn một sơ đồ Gantt.

– Chức năng quản lý công việc cá nhân giúp từng nhân viên biết rõ công việc phải chịu trách nhiệm trong dự án. Công việc được gán cho từng nhân viên chi tiết gồm danh mục công việc, thời gian thực hiện, lịch làm việc, thứ tự làm việc ưu tiên, kết quả làm việc tích lũy sau thời gian làm việc,…Mọi tác vụ phải thực hiện sẽ được phần mềm gửi email nhắc nhở, cảnh báo để nhân viên thực hiện đúng tiến độ. Mọi danh mục chậm tiến độ cũng sẽ được lưu lại và báo cáo chi tiết chi quản lý.

– Chức năng quản lý công việc doanh nghiệp cho phép ban lãnh đạo có quyền quản lý tất cả nhân viên ở tất cả các phòng ban. Thông tin nhân sự bao gồm hồ sơ liên quan đến cá nhân và phòng ban sẽ được lưu lại để tìm kiếm nhanh chóng. Việc giao việc, phân chia công việc trong dự án trở nên dễ dàng chỉ với 1 click chuột trên phần mềm. Mọi thông tin về tiến trình thực hiện công việc, báo cáo kết quả làm việc chung của dự án đều được cập nhật chi tiết từng giờ. Chỉ bằng vài thao tác đơn giản người lập kế hoạch và quản lý dự án biết chính xác tiến độ của công việc đến đâu, ai đang làm việc hiệu quả, bước nào trong quy trình đang mắc lỗi. Từ đó đưa ra điều chỉnh, đốc thúc và thực hiện thay đổi công việc kịp thời, hiệu quả.

Dùng phần mềm quản lý công việc Faceworks, doanh nghiệp có những lợi ích mà sơ đồ Gantt không thể có:

– Phần mềm được tích hợp sẵn chức năng báo cáo thông minh. Người dùng chỉ cần liệt kê các tác vụ đang thực hiện sau đó chỉ cần thao tác đơn giản trên phần mềm là có báo cáo chi tiết, trực quan để người quản lý theo dõi công việc. Các báo cáo cũng được phân chia chi tiết và minh bạch hơn. Bao gồm báo cáo tiến độ công việc cá nhân, báo cáo tiến độ dự án, báo cáo công việc chậm deadline, báo cáo tính điểm hoàn thành công việc.

– Phần mềm quản lý dự án, kế hoạch Faceworks xây dựng có thể liên kết với hệ thống email doanh nghiệp, hệ thống tin nhắn để gửi thông báo cho người dùng. Từ đó, không một nhân viên nào bỏ sót công việc phải thực hiện cũng như tiến độ dự án.

– Mọi dữ liệu về công việc trên phần mềm bao gồm thông tin công việc, báo cáo kết quả thực hiện dự án, người phụ trách công việc của từng phòng ban đều được bảo mật khắt khe. Chỉ khi được phân quyền thì người dùng mới có thể nhìn thấy thông tin chi tiết. Vì thế, việc bị lộ kế hoạch hoặc dự án sẽ được giảm thiểu đến mức tối đa.

Yếu điểm duy nhất khi sử dụng phần mềm quản lý công việc và phần mềm quản lý dự án khi lập kế hoạch so với sơ đồ Gantt đó là bạn phải trả phí sử dụng. Tuy nhiên, mức phí để mua phần mềm không quá cao. So với những lợi ích mà doanh nghiệp nhận được từ phần mềm thì đây là mức chi phí cơ hội quá nhỏ xứng đáng để được đầu tư. Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển như hiện nay thì làm việc hiệu quả, thông minh sẽ quan trọng hơn làm việc tối ưu chi phí.

4. Lời kết

Bài viết trên Faceworks đã đánh giá chi tiết về tính ứng dụng và hiệu quả của sơ đồ Gantt trong việc lập kế hoạch. Có thể thấy sơ đồ Gantt mang lại cái nhìn tổng quan, dễ hiểu khi theo dõi một dự án hoặc một kế hoạch.Tuy nhiên, nó chỉ phù hợp với những công việc cá nhân có tính quan trọng không cao. Hoặc một dự án nhỏ có ít người tham gia và ít đầu mục công việc cần thực hiện.

Một phần mềm quản lý dự án hoặc một phần mềm quản lý công việc chắc chắn sẽ khiến việc lập kế hoạch công việc hay dự án hiệu quả, dễ dàng và tối ưu hơn. Đặc biệt là phần mềm quản lý công việc Faceworks với các chức năng và lợi thế đặc biệt đã được chúng tôi đánh giá khách quan và chi tiết ở trên. Phần mềm thân thiện, dễ dùng và có chi phí sử dụng rất phù hợp. Kể cả với các doanh nghiệp nhỏ ít ngân sách. Vì thế, đừng ngại thử một phần mềm giúp doanh nghiệp vận hành thông minh và hiệu quả hơn. Liên hệ thông tin sau để Faceworks hỗ trợ giải đáp, tư vấn mọi thắc mắc liên quan đến giải pháp, phần mềm vận hành doanh nghiệp thời đại 4.0.

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/