Vận hành quy trình phỏng vấn tuyển dụng đơn giản nhờ Faceworks

Phỏng vấn tuyển dụng là một bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp. Quy trình phỏng vấn tuyển dụng bao gồm nhiều bước khác nhau và cần được quản lý chặt chẽ để mang lại hiệu quả tuyển dụng tối ưu nhất. Phần mềm quản lý tuyển dụng Faceworks hỗ trợ doanh nghiệp phỏng vấn tuyển dụng dễ dàng, tiện ích, hiệu quả cao, tiết kiệm chi phí.

Ảnh 1: Quy trình phỏng vấn tuyển dụng trong doanh nghiệp

1. Quy trình phỏng vấn tuyển dụng bao gồm

Phỏng vấn là bước tuyển dụng được thực hiện sau khi nhà tuyển dụng đã lọc được hồ sơ của các ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng. Tại mỗi công ty quy trình tuyển dụng sẽ diễn ra khác nhau vì thế các bước trong quy trình phỏng vấn cũng khác nhau. Tuy nhiên một quy trình phỏng vấn tuyển dụng vẫn gồm các bước cơ bản như sau.

Bước 1: Phỏng vấn sàng lọc

Phỏng vấn sàng lọc thường được thực hiện bởi chuyên viên tuyển dụng thông qua hình thức online. Sau khi có được thông tin liên hệ của ứng viên trên hồ sơ, nhà tuyển dụng sẽ gọi điện thoại hoặc mở một cuộc phỏng vấn onl để lần đầu nói chuyện với ứng viên. Các câu hỏi tại vòng phỏng vấn sàng lọc thường là câu hỏi đơn giản, ít liên quan đến chuyên môn. Mục tiêu của phỏng vấn sàng lọc là tìm hiểu sự quan tâm thật sự của ứng viên với công việc được tuyển. Các ứng viên vượt qua bước sàng lọc online sẽ trải qua bước phỏng vấn tiếp theo.

Ảnh 2: Phỏng vấn sàng lọc là bước đầu tiên và thường được thực hiện online

Bước 2: Phỏng vấn trực tiếp

Phỏng vấn trực tiếp là bước quan trọng trong quy trình phỏng vấn tuyển dụng vì lúc này nhà tuyển dụng được gặp và nói chuyện trực tiếp với ứng viên trong thời gian dài. Khi đó nội dung trao đổi về công việc sẽ sâu hơn. Nhà tuyển dụng sẽ tìm hiểu được nhiều hơn về năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên. Từ đó doanh nghiệp đánh giá chính xác được sự phù hợp giữa ứng viên với vị trí yêu cầu tuyển dụng. Thông qua gặp gỡ trực tiếp nhà tuyển dụng cũng đánh giá được thái độ chuyên nghiệp của nhân viên với công việc. Vòng phỏng vấn trực tiếp ngoài sự tham gia của chuyên viên tuyển dụng còn có quản lý phụ trách vị trí ứng viên ứng tuyển. Thời gian phỏng vấn trực tiếp cũng dài hơn thời gian thực hiện phỏng vấn sàng lọc.

Ảnh 3: Phỏng vấn trực tiếp giúp  nhà tuyển dụng đánh giá chính xác ứng viên

Bước 3: Phỏng vấn chuyên sâu

Phỏng vấn chuyên sâu là bước cuối cùng trong quy trình phỏng vấn tuyển dụng để nhà tuyển dụng và ứng viên quyết định có hay không việc hợp tác làm việc cùng nhau. Vì thế có thể nói phỏng vấn chuyên sâu chính là bước phỏng vấn quan trọng và tốn thời gian nhất. Vòng phỏng vấn này ngoài nhân sự cấp quản lý sẽ thường có giám đốc điều hành hoặc giám đốc nhân sự tham gia phỏng vấn. Các câu hỏi nhà tuyển dụng đưa ra trong cuộc phỏng vấn cũng chuyên sâu hơn, liên quan cụ thể hơn đến doanh nghiệp và năng lực của ứng viên. Thông thường với các vị trí quan trọng trong doanh nghiệp sẽ có tỷ lệ cạnh tranh tuyển dụng rất cao. Vòng phỏng vấn chuyên sâu cần sự đánh giá chính xác, khách quan nhất của nhà tuyển dụng để chọn được ứng viên phù hợp nhất.

Ảnh 4: Phỏng vấn chuyên sâu là bước cuối để chọn lọc ứng viên

Với các doanh nghiệp quy mô nhỏ thì các bước trong quy trình phỏng vấn tuyển dụng có thể tối giản hơn. Thường ứng viên sẽ chỉ trải qua bước phỏng vấn online hoặc phỏng vấn trực tiếp là có thể nhận việc.

2. Quản lý quy trình phỏng vấn tuyển dụng khó khăn như thế nào?

Phỏng vấn tuyển dụng là cơ hội duy nhất để nhà tuyển dụng tiếp xúc và đánh giá trực tiếp ứng viên. Kết quả của quá trình phỏng vấn quyết định doanh nghiệp có hay không việc sở hữu một nhân sự tài năng có thể giúp công ty phát triển. Vì thế việc quản lý quy trình phỏng vấn tuyển dụng có vai trò cực kỳ quan trọng. Tuy nhiên, để quản lý tốt quy trình phỏng vấn khi tuyển dụng không dễ. Doanh nghiệp thường sẽ phải đối mặt với các khó khăn như sau.

2.1. Kết quả của cuộc phỏng vấn phụ thuộc nhiều vào người phỏng vấn

Tất nhiên kết quả của cuộc phỏng vấn sẽ do người phỏng vấn quyết định. Tuy nhiên, con người luôn bị ảnh hưởng nhiều bởi cảm xúc cá nhân vì thế kết quả phỏng vấn sẽ không được khách quan. Đôi khi năng lực thật sự sẽ bị che đi bởi nhan sắc, thái độ. Việc người phỏng vấn đánh giá hồ sơ ứng viên theo cách thủ công đôi khi có thể bị sai lệch, thiếu sót. Đây là vấn đề chắc chắn nhân sự thực hiện quy trình tuyển dụng phỏng vấn của công ty nào cũng sẽ gặp phải.

2.2. Thông tin dữ liệu dễ bị sai lệch, khó tìm

Hồ sơ năng lực của ứng viên là thông tin cực kỳ quan trọng. Dữ liệu trong hồ sơ ảnh hưởng lớn đến thông tin và câu hỏi mà nhà tuyển dụng có thể khai thác. Tuy nhiên với cách lưu trữ thông tin thủ công thì việc tìm kiếm hồ sơ ứng viên rất khó khăn. Thông tin khó lọc và rất dễ xảy ra sai lệch. Việc thông tin được lưu trữ thủ công gây tốn nhiều thời gian, công sức cho của người phụ trách tuyển dụng đồng thời cũng khiến chi phí tuyển dụng tăng cao.

2.3. Khó khăn khi xếp lịch phỏng vấn

Với các vị trí quan trọng thì số lượng hồ sơ ứng tuyển thường rất nhiều vì thế công việc nhân sự phụ trách tuyển dụng phải làm cũng rất nhiều. Việc xếp lịch phỏng vấn cho ứng viên đa số được chốt hẹn qua điện thoại và sắp xếp thủ công. Vì thế việc sắp xếp lịch phỏng vấn thường xảy ra sai sót, có thời gian có quá nhiều ứng viên lại có khi thời gian trống rất nhiều. Chưa kể đến các trường hợp phát sinh từ phía ứng viên, nhân sự lại phải đi thông báo cho từng nhân sự tham gia phỏng vấn rất tốn thời gian.

Ảnh 5: Xếp lịch phỏng vấn là một trong những khó khăn với nhà tuyển dụng

2.4. Khó khăn khi thống nhất ý kiến của nhiều người

Nếu một buổi phỏng vấn có sự tham gia của nhiều người thì việc mỗi người có một ý kiến đánh giá ứng viên khác nhau là khó tránh khỏi. Khi đó bộ phận tuyển dụng tốn nhiều thời gian hơn để tổng hợp và thống nhất ý kiến của từng người. Việc tổng hợp và đánh giá kết quả thủ công đôi khi cũng có thể dẫn đến sai lệch nhân sự vượt qua vòng phỏng vấn.

3. Phần mềm quản lý tuyển dụng Faceworks – vận hành quy trình phỏng vấn tuyển dụng dễ dàng

Quy trình phỏng vấn tuyển dụng của doanh nghiệp đảm bảo không còn “sạn”, vận hành mượt mà, nhanh chóng khi sử dụng phần mềm quản lý tuyển dụng Faceworks. Phần mềm sở hữu nhiều chức năng ưu việt để khắc phục được mọi khó khăn nhà tuyển dụng gặp phải khi thực hiện các bước phỏng vấn.

Ảnh 6: Phần mềm quản lý tuyển dụng Faceworks giúp vận hành quy trình phỏng vấn hiệu quả hơn

Phần mềm cho phép tạo quy trình tuyển dụng tự động. Toàn bộ hồ sơ ứng viên đạt tại bước lọc hồ sơ sẽ được chuyển qua bước phỏng vấn đầy đủ, chính xác. Doanh nghiệp có thể cài đặt tiêu chí lọc hồ sơ tuyển dụng để nhanh chóng tìm được hồ sơ năng lực phù hợp nhất. Hồ sơ, dữ liệu ứng viên được lưu trên không gian phần mềm tập trung nên khả năng thất lạc và sai sót gần như không thể, việc tìm kiếm ứng viên qua từ khóa cũng dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Để khắc phục khó khăn về xếp lịch phỏng vấn cho ứng viên phần mềm có chức năng đặt lịch tự động. Quản lý nhân sự chỉ cần điền lịch phỏng vấn của ứng viên vào phần mềm và gán thông tin cho những người liên quan là tất cả mọi người sẽ nhận được lịch. Mọi thay đổi về lịch sẽ được gửi thông báo cho các nhân sự liên quan nhanh chóng mà HR sẽ không phải thực hiện thủ công. Việc này tối ưu thời gian và công sức cho nhà tuyển dụng. Nhân sự tuyển dụng sẽ chỉ cần nhập lịch phỏng vấn, việc xếp lịch và tạo thành một bảng thông tin trực quan, dễ nhìn, đầy đủ chi tiết sẽ do phần mềm tự động hóa.

Phần mềm quản lý tuyển dụng Faceworks cho phép nhập thông tin ứng viên, đánh giá kết quả phỏng vấn và lưu trữ kết quả dễ dàng. Nếu có nhiều người tham gia phỏng vấn thì ý kiến riêng của mỗi người sẽ được nhập chính xác. Phần mềm sẽ tổng kết và lọc ra ý kiến đồng thuận cao để tìm ra ứng viên phù hợp. Tránh khả năng xảy ra xung đột giữa các nhân sự tham gia phỏng vấn tuyển dụng.

Ngoài ra phần mềm tuyển dụng Faceworks có tính linh hoạt cao, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh quy trình phỏng vấn tuyển dụng để sát nhất với nhu cầu sử dụng của công ty. Phần mềm cũng có thể cài đặt trên nhiều ứng dụng khác nhau từ điện thoại, máy tính,…vì thế mọi thông báo trên phần mềm đảm bảo tất cả nhân sự sẽ được cập nhật nhanh và chính xác nhất. Đồng thời phần mềm cũng có thể tổng hợp và xuất báo cáo tự động. Doanh nghiệp có thể xem báo cáo và đánh giá kết quả quy trình phỏng vấn tuyển dụng dễ dàng, trực quan và chính xác hơn.

4. Lời kết

Quy trình phỏng vấn tuyển dụng có nhiều biến thể tùy vào từng vị trí tuyển dụng và cách tuyển dụng của từng công ty. Nhưng nhìn chung vẫn gồm 3 bước cơ bản là phỏng vấn sơ bộ, phỏng vấn trực tiếp và phỏng vấn chuyên sâu. Tuy chỉ gồm 3 bước đơn giản nhưng việc quản lý quy trình phỏng vấn lại gặp rất nhiều khó khăn và phức tạp. Vì thế, việc sử dụng phần mềm quản lý phỏng vấn tuyển dụng là cần thiết. Phần mềm đảm bảo có tính linh hoạt cao, chi phí hợp lý, cài đặt và sử dụng dễ dàng. Đừng để khó khăn trong việc phỏng vấn làm vuột mất những ứng viên tiềm năng của doanh nghiệp. Khách hàng liên hệ thông tin sau để nhận tư vấn miễn phí nhanh nhất.

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/