Xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban khó vì chưa có Faceworks

Việc xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban cực kỳ quan trọng.Các phòng ban phải có sự liên kết chặt chẽ với nhau để công việc được thực hiện thuận lợi nhằm đạt kết quả cao. Quy trình này phải nêu rõ được nhiệm vụ của từng phòng ban, sự chuyển tiếp giữa phòng ban này đến phòng ban khác để hoàn thành mục tiêu chung của công việc. Do đó, để xây dựng được một quy trình làm việc giữa các phòng ban chuẩn chỉnh tối ưu không phải đơn giản. Chưa kể đến việc vận hành quy trình làm việc giữa các phòng trơn tru cũng rất khó khăn. Bài viết sau đây faceworks sẽ trình bày về các bước xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban, các vấn đề khi xây dựng quy trình và giải pháp để giải quyết tối ưu nhất vấn đề đó.

Ảnh 1: Xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban

1. Các bước xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban

Bước 1: Xác định mục tiêu công việc

Bất kỳ công việc nào khi thực hiện cũng đều cần xác định mục tiêu. Khi xác định mục tiêu làm việc cho một dự án cần sự tham gia của nhiều phòng ban thì mỗi phòng ban cần cử ra người đại diện cao nhất để tham gia xây dựng mục tiêu. Điều này đảm bảo tính công bằng và sự minh bạch của thông tin công việc được trao đổi giữa các phòng ban. Khi xác định mục tiêu tất cả các phòng ban phải có sự thống nhất cao độ và mục tiêu phải tuân thủ quy tắc SMART. Trong đó:

• S là Specific – Mục tiêu có tính cụ thể.
• M là Measurable – Mục tiêu có thể đo lường.
• A là Attainable – Mục tiêu có thể thực hiện được.
• R là Relevant – Mục tiêu phải thực tế.
• T là Time bound – Mục tiêu phải có thời gian thực hiện cụ thể.

Bước 2: Xác định các phòng ban tham gia vào công việc

Một công việc được thực hiện bởi nhiều phòng ban thì nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận phải được xác định rõ. Quản lý dự án cần xác định công việc cần sự tham gia của các phòng ban nào, nhiệm vụ của các phòng ban là gì, thời gian phòng ban cần tham gia vào quy trình là khi nào. Sau đó trưởng của phòng ban đó sẽ phân công nhân sự phù hợp.

Ngoài yếu tố con người, mỗi phòng ban cần xác định rõ phương pháp làm việc cụ thể để thực hiện công việc. Bên cạnh đó là xác định kỹ các yếu tố liên quan đến kinh phí, ngân sách thực hiện, máy móc công nghệ sử dụng. Khi đó việc tổng hợp thông tin và tạo ra quy trình làm việc sẽ dễ dàng hơn.

Ảnh 2: 5 bước xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban

Bước 3: Mô tả quy trình

Sau khi đã có mục tiêu công việc và các thành phần tham gia công việc thì người quản lý công việc sẽ mô tả quy trình làm việc cụ thể. Tại quy trình đó phải nêu rõ các bước thực hiện công việc. Mỗi bước phải nêu rõ thời gian làm việc, các thành phần tham gia, nhiệm vụ cần hoàn thành. Sau mỗi bước là báo cáo cụ thể trước khi chuyển sang thực hiện các bước làm việc tiếp theo.

Ví dụ quy trình tuyển dụng đơn giản sẽ gồm các bước: phòng ban thiếu nhân sự yêu cầu tuyển dụng > phòng nhân sự đăng tin tuyển dụng > phòng nhân sự lọc hồ sơ > phòng ban thực hiện phỏng vấn > phòng ban công bố kết quả > phòng nhân sự thông báo trúng tuyển > phòng ban tiếp nhận người mới.

Đây là một quy trình đơn giản nhưng ít nhất đã có sự tham gia của 2 phòng ban khác nhau và quy trình thực hiện cũng đã hơn 4 bước. Vì thế việc mô tả quy trình thực hiện càng chi tiết thì quá trình thực hiện công việc càng dễ dàng.

Bước 4: Phổ biến quy trình và chỉnh sửa

Khi đã dựng được quy trình gồm các bước thực hiện công việc thì người quản lý công việc phổ biến quy trình đến các phòng ban liên quan đến công việc. Nếu có thay đổi chỉnh sửa các bước cần thống nhất ý kiến các phòng ban để không ảnh hưởng đến lợi ích làm việc của cá nhân hoặc tổ chức. Nhiệm vụ của bước này là quản lý phải đưa ra được quy trình làm việc chuẩn chỉnh để tất cả các phòng ban cùng thực hiện.

Bước 5: Vận hành và điều chỉnh

Sau khi đã có được quy trình hoàn chỉnh thì tất cả các phòng ban có nhiệm vụ thực tế hóa các bước trong quy trình. Lãnh đạo công ty là người trực tiếp quản lý việc thực hiện công việc. Mọi lỗi phát sinh giữa các phòng ban cần được nhân sự báo cáo ngay với quản lý để khắc phục nhanh chóng, tránh ảnh hưởng đến thời gian và năng suất làm việc của các phòng ban.

Cuối cùng, quản lý có nhiệm vụ đo lường hiệu quả công việc và thống kê báo cáo, năng suất làm việc của nhân sự tham gia công việc. Quản lý cần xác định rõ những vấn đề cốt lõi cần kiểm tra và người trực tiếp chịu trách nhiệm về công việc.

2. Khó khăn khi vận hành quy trình làm việc giữa các phòng ban

Thông thường mỗi phòng ban sẽ có nhân sự quản lý trực tiếp và cả dự án sẽ có một quản lý tổng. Việc vận hành quy trình làm việc giữa các phòng ban khi có sự tham gia của nhiều quản lý như vậy tưởng sẽ dễ nhưng thực tế tồn tại rất nhiều vấn đề.

Cụ thể là các vấn đề như sau:

– Quản lý không thể thống nhất được ý kiến khi đánh giá công việc. Cách làm việc thủ công không có công cụ để đo lường chính xác thời gian làm việc, năng suất làm việc, kết quả báo cáo công việc của từng nhân sự. Vì thế, ý kiến đánh giá công việc của quản lý mang tính chủ quan, thiếu công bằng. Do đó, đánh giá chung sẽ khó thống nhất giữa các quản lý.

– Quy trình làm việc giữa các phòng ban có quá nhiều thành phần tham gia. Không chỉ là con người mà còn máy móc, tài sản, tài liệu,…vì thế khó kiểm soát vì lượng thông tin quá lớn.

– Chưa có kênh thông tin để trao đổi công việc chung giữa các phòng ban khiến thông tin bị rời rạc, khó nắm bắt. Nếu có nhóm chat thì tin nhắn dễ bị trôi để lạc mất thông tin.

– Nhân sự quản lý công việc tốn nhiều thời gian và công sức để nhắc nhở nhân sự.

– Việc phân quyền công việc cho các phòng ban và từng nhân sự không rõ ràng hoặc không thể kiểm soát chính xác.

– Báo cáo kết quả công việc giữa các phòng ban không thống nhất và khó thống kê.

– Các phòng ban có xích mích nên làm việc không chủ động. Quản lý công việc không nắm rõ được sự phối hợp giữa các phòng ban.

3. Faceworks – Giải pháp quản lý quy trình làm việc giữa các phòng ban tối ưu nhất

Tuy việc thúc đẩy các phòng ban phối hợp hiệu quả với nhau là một bài toán khó với nhà quản lý nhưng sẽ dễ dàng tìm ra đáp án nếu sử dụng phần mềm quản lý công việc faceworks. Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc giữa các phòng ban một cách đơn giản, dễ thực hiện.

Ảnh 2: Phần mềm quản lý công việc Faceworks – Tự động hóa quy trình

3.1. Phần mềm hỗ trợ tạo lập quy trình làm việc nhanh chóng.

Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc faceworks tất cả nhân sự tham gia công việc sẽ được cấp tài khoản truy cập phần mềm. Sau đó công việc được lập theo kế hoạch của phòng ban sẽ được gán cho từng người kèm mô tả công việc cụ thể và deadline thực hiện. Khi đó, công việc có một quy trình tổng mà mỗi nhân sự biết rõ nhiệm vụ của mình là gì. Ứng dụng cũng tự động cập nhật, nhận diện đối tượng khi có sự thay đổi nhân sự. Quy trình được hiển thị tối giản, dễ theo dõi và công việc không bị chồng chéo.

3.2. Phân quyền quản lý công việc dễ dàng

Phần mềm có chức năng phân quyền vì thế mọi thông tin công việc sẽ được bảo mật cao nhất. Chỉ có cấp quản lý cao nhất mới có thể đọc báo cáo tổng của các phòng ban. Chức năng của từng quản lý cũng được gán cụ thể bao gồm người giám sát, người tham gia, người hỗ trợ,…hạn chế tối đa các mâu thuẫn của quản lý các phòng ban.

3.3. Tạo không gian trao đổi công việc trực tiếp

Mọi thông tin trao đổi công việc giữa các phòng ban đều được lưu trữ trên không gian chung. Vì thế, thông tin công việc dễ kiểm soát, dễ tìm kiếm và đảm bảo rõ ràng, minh bạch. Mọi thông tin về tài liệu cũng dễ dàng được gửi thông qua hội thoại trên phần mềm.

3.4. Chức năng nhắc nhở công việc thông minh

Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc faceworks, quản lý giảm tối đa thời gian và công sức giám sát và nhắc nhở nhân sự nhưng vẫn đạt được hiệu quả giám sát. Phần mềm có chức năng nhắc nhở công việc ngay tại trang chủ cho nhân sự thực hiện công việc hoặc gửi mail khi công việc đến hạn hoàn thành.

Các thông báo được nhắc nhở bao gồm: thông báo công việc mới, thông báo số lượng công việc đang làm, thông báo thời hạn deadline cho từng công việc, cảnh báo công việc quá thời hạn hoàn thành, chấm điểm thực hiện công việc. Khi hoàn thành công việc hay khi tạo lập quy trình mới. Thông báo công việc sẽ tự động được thông báo đến nhân sự thực hiện, quản lý và các đối tượng liên quan.

3.5. Báo cáo công việc dễ dàng

Phần mềm quản lý công việc faceworks cung cấp hệ thống báo cáo tự động đa dạng để tất cả các phòng ban đều có thể sử dụng. Bao gồm báo cáo tiến độ công việc, báo cáo chi tiết hiệu suất làm việc của nhân sự, báo cáo mức độ hoàn thành công việc của cả phòng ban, báo cáo tiến độ thực hiện công việc của cả dự án, báo cáo mục tiêu dự án,…

Mọi báo cáo, biểu đồ được trình bày trực quan dưới dạng danh sách, dạng bảng thông tin, dạng lịch, biểu đồ, đồ thị,…Tất cả các phòng ban đều có thể dễ dàng xuất báo cáo nhanh chóng, chi tiết thông qua thông tin đầu vào đã nhập.

3.6. Quản lý hồ sơ giấy tờ thông minh, dễ đối soát

Phần mềm cho phép tất cả các phòng ban tải lên hồ sơ và thông tin giấy tờ liên quan đến công việc và lưu trữ nó an toàn trên hệ thống. Từ đó, mọi thông tin về hồ sơ giấy tờ được bảo quản an toàn hơn, tránh tối đa các tác động vật lý ảnh hưởng đến độ bền của giấy tờ. Đồng thời việc lọc dữ liệu và tìm kiếm hồ sơ dễ dàng và nhanh chóng hơn.

4. Lời kết

Xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban chỉnh chu, khoa học sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn. Tuy nhiên, việc xây dựng được một quy trình hoàn chỉnh để các phòng ban phối hợp ăn ý với nhau không phải dễ, việc vận hành hiệu quả quy trình đó lại càng khó hơn. Doanh nghiệp cần sử dụng giải pháp phần mềm quản lý công việc faceworks đã được giới thiệu ở trên để tối ưu hóa việc thực hiện công việc. Có như vậy việc vận hành quy trình làm việc giữa các phòng ban mới có thể tiết kiệm thời gian, chi phí và tạo một lợi thế cạnh tranh đặc biệt cho doanh nghiệp. Phần mềm quản lý công việc faceworks đảm bảo giải quyết được tất cả các vấn đề vận hành doanh nghiệp đang gặp với chi phí sử dụng cạnh tranh nhất. Quý công ty liên hệ ngay thông tin sau để được tư vấn dùng thử và tự kiểm chứng.

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/