3 bước ngăn chặn những trò gian lận của nhân viên bán hàng

3 bước ngăn chặn những trò gian lận của nhân viên bán hàng

Trong các cửa hàng thường tồn tại một nhóm nhân viên thiếu trung thực và chủ cửa hàng đã mất cả đống tiền với những nhân viên này. Làm thế nào bây giờ? Đừng lo! Trong bài viết này, TIT sẽ chia sẻ 3 bước ngăn chặn những trò gian lận của nhân viên bán hàng cho bạn.

1. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng hiện đang là xu hướng của quản lý hiện đại. Bởi nó có thể hỗ trợ người quản lý trong hầu hết các công việc quản lý. Cụ thể như:

Quản lý hóa đơn bán hàng:

• Hỗ trợ tạo nhanh phiếu xuất hàng theo đơn đặt hàng. Đồng thời ghi nhận, lưu trữ các thông tin thanh toán của khách hàng. Chức năng quản lý hóa đơn bán hàng của phần mềm quản lý bán hàng sẽ tự động hạch toán đưa vào doanh thu và công nợ của khách hàng.
• Quản lý chặt chẽ quá trình xuất hàng của từng đơn hàng và theo dõi tình trạng các đơn hàng.
• Ghi nhận các khoản thu từ khách hàng như thu công nợ, thu tiền… Đặc biệt, hệ thống tự động hạch toán các khoản thu theo một hoặc nhiều chứng từ.
• Hỗ trợ việc đổi trả hàng trên một phiếu mua hàng.
• Quản lý phiếu chuyển kho, nhập kho, phiếu xuất kho và thống kê tồn kho.

Quản lý khách hàng: 

 Phần mềm quản lý bán hàng có thể quản lý số lượng lớn thông tin khách hàng, phân loại khách hàng theo các tiêu chí khác nhau. Đặc biệt là khả năng đặt lịch hẹn và thông báo lịch hẹn với khách hàng.

Quản lý kho hàng:

Chức năng quản lý kho hàng giúp nhà quản lý bán hàng tối ưu hóa lượng tồn kho. Theo sát quá trình xuất – nhập hàng, luận chuyển hàng giữa các kho hàng. Chức năng đặc biệt nhất của phần mềm quản lý bán hàng Faceworks là tính năng cảnh báo lượng tồn kho tối thiểu/ tối đa và lịch kiểm tra hàng hóa trong kho.

Quản lý mua hàng:

• Quản lý các phiếu đặt hàng: Thông tin về hàng hóa và nhà cung cấp, tiền thuế VAT, …

• Quản lý phiếu chi tiền: ghi nhân và lưu trữ tất cả các thông tin đã chi như nhà cung cấp, lý do chi, tổng cộng, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, …

• Quản lý các mua hàng ở các nhà sản xuất khác nhưng bị lỗi.

Quản lý nhân viên bán hàng:

Ghi nhân, lưu trữ hồ sơ nhân viên. Quản lý nhân viên thông qua lịch làm việc của nhân viên và các thao tác của nhân viên trên phần mềm.

Quản lý chương trình khuyến mãi, marketing:

Phần mềm quản lý bán hàng Faceworks sẽ hỗ trợ nhà quản lý bán hàng lên kế hoạch marketing, chăm sóc khách hàng. Chúng tôi cũng có đầy đủ các tính năng tích điểm cho khách hàng, gửi email marketing, SMS tự động,…

2. Lắp đặt camera ở những vị trí trọng điểm

Những vị trí như quầy thu ngân, kho hàng, khu vực để đồ cá nhân của nhân viên tương đối nhạy cảm. Ở quầy thu ngân, nhân viên bán hàng có thể gian lận bằng cách không làm hóa đơn cho khách, click đúp sản phẩm, thu tiền cao hơn giá mà nhà quản lý niêm yết,… Ở kho hàng, nhân viên có thể đánh tráo sản phẩm giả lấy sản phẩm thật của cửa hàng hoặc là trộm hàng hóa trong kho. Khi đánh tráo sản phẩm và trộm sản phẩm của cửa hàng nhân viên đó phải giấu đi đâu. Có lẽ chính là tủ để đồ cá nhân của họ.

3. Đối chiếu sổ sách chứng từ đột xuất

Các lịch đối chiếu sổ sách định kỳ thường phát hiện ra ít sai phạm hơn thực tế. Bởi các nhân viên đã có sự chuẩn bị. Dĩ nhiên họ sẽ thông đồng, bao che cho nhau. Tinh vi hơn thì các nhân viên bán hàng sẽ làm giả sổ sách hoặc giấu diếm sự thật. Ngược lại, khi kiểm tra bất ngờ, các nhân viên bán hàng hoàn toàn không có sự chuẩn bị. Họ sẽ không có thời gian, cũng không có cơ hội lấp liếm các sai phạm. Và đây chính là cơ hội để tiêu diệt những “con sâu” đang ngấm ngầm đục khoét hệ thống bán hàng của bạn.

TIT vừa chia sẻ 3 bước để ngăn chặn những trò gian lận của nhân viên bán hàng cho bạn. Hy vọng sau khi sử dụng ba bước này, tình trạng thất thoát do nhân viên bán hàng sẽ giảm hoặc được loại bỏ triệt để. Chúc bạn thành công.