5 lưu ý khi áp dụng công cụ quản lý mới cho doanh nghiệp

5 lưu ý khi áp dụng công cụ quản lý mới cho doanh nghiệp

Thay đổi cách thức quản lý là một thách thức mà tất cả các công ty đều phải đối mặt. Đây cũng là một vấn đề mà chúng tôi thường xuyên gặp ở các khách hàng của TIT. Lãnh đạo quyết định sử dụng và rất hài lòng với một phần mềm quản lý công việc nhưng lại không thể khiến nhân viên chuyển đổi hoàn toàn từ công cụ cũ sang sử dụng công cụ mới này. Nếu không sử dụng đúng cách, chắc chắn sẽ rất khó khăn để giải quyết vấn đề này. Vì vậy, chúng tôi đã tổng hợp lại 5 cách hiệu quả nhất giúp bạn triển khai và áp dụng một phần mềm hỗ trợ trong doanh nghiệp. Mong rằng những bí quyết này sẽ giúp bạn giải quyết tốt vấn đề của mình.

1. Hiểu và giải quyết nỗi sợ hãi sự thay đổi

Từ sâu trong tâm lý học hành vi, con người luôn ngại và sợ hãi sự thay đổi. Nhân viên ngại việc thay đổi công cụ hỗ trợ đang sử dụng không phải vì họ muốn cản trở việc kinh doanh mà chỉ đơn giản vì họ không muốn đối mặt với những rủi ro khi mạo hiểm thử một thứ hoàn toàn mới. Là một nhà quản lý, bạn phải đưa ra những dẫn chứng, ví dụ thực tế để mọi người có thể thích nghi tốt hơn.

Hãy tìm hiểu lý do nhân viên sợ việc thay đổi và đừng bao giờ ép buộc họ. Để trợ giúp cho nhân viên của mình, lãnh đạo nên đưa ra các trường hợp, ví dụ cụ thể trong việc chuyển đổi hay lập một bản so sánh chi tiết giữa hai công cụ và lên một kế hoạch đầy đủ cho việc chuyển đổi này. Khi nhân viên thấy được những lợi ích rõ rệt họ sẽ dễ dàng thích nghi với việc sử dụng phần mềm mới hơn.

2. Hoạch định rõ chiến lược

Ngày nay, rất nhiều công cụ giúp bạn thực hiện một chiến lược nhưng nó sẽ không thể giúp gì nếu chiến lược của bạn thiếu tầm nhìn. Công cụ hỗ trợ sẽ chỉ hiệu quả khi bạn biết chính xác mình cần phải làm gì và làm như thế nào. Vì vậy, hãy suy nghĩ thật kỹ và xác định rõ chiến lược của bạn.

Đừng để bị ảnh hưởng bởi những thái độ hờ hững, tiêu cực, không hưởng ứng của nhân viên khi bạn đang rất hào hứng với chiến lược và công cụ mới phát hiện. Việc này sẽ dẫn đến những quyết định không sáng suốt. Vì vậy, hãy thật tỉnh táo, suy nghĩ thận trọng, để có một chiến lược gắn kết và xuyên suốt. Bạn sẽ dễ dàng tìm được một công cụ phù hợp về mặt giá cả nhưng để tìm được một công cụ phù hợp với cách thức làm việc và thói quen của mọi nhân viên lại rất khó. Hãy lựa chọn phần mềm một cách sáng suốt, xem xét và so sánh kỹ về những ưu điểm và hạn chế của nó trước khi cân nhắc đến giá cả. Như vậy bạn sẽ dễ dàng áp dụng và yêu cầu nhân viên sử dụng phần mềm này hơn.

3. Tận dụng tầm ảnh hưởng thay vì quyền lực

Mỗi quá trình thay đổi phần mềm đều có 2 phần: sự thay đổi về kỹ thuật và sự thay đổi về văn hóa. Mỗi phần của quá trình này nên có một người phụ trách riêng nhưng đa số doanh nghiệp thường mắc phải sai lầm là giao cho những người thích nghi nhanh nhất dẫn dắt toàn bộ quá trình thường mắc phải sai lầm là giao cho những người thích nghi nhanh nhất dẫn dắt toàn bộ quá trình chuyển đổi sang một công nghệ mới. Sự thay đổi về văn hóa, thói quan là đặc biệt quan trọng, hãy để những người có ảnh hưởng nhất trong công ty tham gia vào quá trình này và truyền đạt những lợi ích của nó đến tất cả nhân viên. Nhờ đó quá trình chuyển đổi diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.

4. Tiến hành thử nghiệm

Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu vấn đề mình đang cố gắng giải quyết trước khi bắt đầu thử nghiệm chúng. Tiến hành thử nghiệm chính là một cách xác nhận các giả thuyết của bạn với ít rủi ro nhất. Thử nghiệm sẽ giúp bạn 2 việc quan trọng: Đầu tiên, nó ngăn cản bạn chuyển đổi hoàn toàn sang một công cụ không phù hợp. Thứ hai, nó cho nhân viên thấy rằng bạn mong muốn và cam kết giải quyết tất cả các vấn đề, không chỉ riêng việc thay đổi một phần mềm. Thử nghiệm giúp giải pháp của bạn có được sự tín nhiệm và cũng giúp bạn tránh được những sai lầm lớn hơn.

Một vấn đề hầu hết các doanh nghiệp gặp phải khi tiến hành một thử nghiệm là không có cơ sở để đo lường sự đối lập. Nếu bạn biết được chính xác những gì mình cần phải so sánh thì quyết định chuyển đổi sẽ dễ dàng hơn. Vì vậy, trong quá trình thử nghiệm hãy tìm kiếm những dữ liệu mục tiêu và các phản hồi để có thể so sánh và đưa ra quyết định chính xác hơn.

5. Hãy để mỗi người học theo cách của riêng họ

Sau khi quyết định tiến hành thay đổi, chúng ta sẽ bắt đầu quá trình làm quen với nó. Khi đó, hãy khuyến khích mọi người học theo cách riêng của họ. Sau khi làm việc với các khách hàng của TIT, chúng tôi thấy rằng một số người thích đọc file kiến thức cơ bản ở dạng văn bản, những người khác lại thích xem các video hướng dẫn hay tham gia các cuộc hội thảo trực tuyến, một số người thì muốn được hướng dẫn bởi một chuyên gia. Lãnh đạo có thể yêu cầu tài liệu hướng dẫn sử dụng đa dạng từ nhà cung cấp phần mềm và cho phép nhân viên tìm hiểu bằng dạng tài liệu họ mong muốn. Như vậy, việc đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm mới sẽ trở nên đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Nếu bạn đang suy nghĩ về việc tìm kiếm một phần mềm mới hoặc chuẩn bị cho một cuộc chuyển đổi về công nghệ trong toàn doanh nghiệp, hãy nhớ áp dụng những lưu ý trên. Đồng thời tìm hiểu về phần mềm quản lý Faceworks và so sánh với những giải pháp khác để có một quyết định đúng đắn và nâng cao năng suất làm việc của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp của bạn.

Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn về giải pháp phần mềm quản lý công việc Faceworks hoặc đăng ký dùng thử tại đây.

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/