5 lý do cho thấy đã đến lúc doanh nghiệp bạn nên sử dụng phần mềm quản lý tài sản.

5 lý do cho thấy đã đến lúc doanh nghiệp bạn nên sử dụng phần mềm quản lý tài sản.

Việc ứng dụng phần mềm quản lý tài sản hiệu quả đã tạo ra nhiều cơ hội phát triển như mong đợi của rất nhiều doanh nghiệp. Từ các công ty, doanh nghiệp lớn nhỏ, các cửa hàng, đại lý đều muốn biết được tính trạng tài sản đang sử dụng để có thể tiết kiệm được thời gian quản lý sản xuất mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc đạt độ chính xác cao.

Quản lý tài sản là gì?

Quản lý tài sản là hình thức quản lý, giám sát và duy trì tập trung những giá trị cho một thực thể hoặc một nhóm. Nó có thể áp dụng cho cả tài sản hữu hình (như tòa nhà) và các tài sản vô hình (như vốn con người, sở hữu trí tuệ, thiện chí và / hoặc tài sản tài chính). Quản lý tài sản là một quá trình có hệ thống để phát triển, vận hành, duy trì, nâng cấp và vứt bỏ tài sản một cách có hiệu quả.

Việc lập nên một kế hoạch triển khai quản lý tài sản tập trung không phải là dễ dàng mà ai cũng có thể đạt được hiệu quả tốt nhất, Có rất nhiều các doanh nghiệp than phiền hoặc chưa có tìm ra giải pháp tối ưu để quản lý tài sản tốt mà chí phí đầu tư tiết kiệm, mang lại hiệu quả cao như mong đợi.

Vậy nguyên nhân nào khiến quản lý tài sản của các doanh nghiệp chưa đạt hiệu quả?

1. Phương pháp quản lý tài sản truyền thống không còn mang lại kết quả cao

Việc quản lý các tài sản doanh nghiệp luôn là một trong những vấn đề đau đầu của các nhà  quản trị đặc biệt là tại các công ty, tập đoàn lớn. Để quản trị tốt lượng tài sản đấy, cần rất nhiều nguồn nhân lực  và tài chính để kiểm tra, bảo dưỡng, bổ sung nếu khi tài sản phòng ban còn thiếu. Cách quản lý truyền thống trước đây đó là sử dụng phần mềm Excel – một  phần mềm không thể thiếu trong việc quản lý tài sản của doanh nghiệp. Nhưng đến một lúc nào đó khi dữ liệu càng ngày càng phồng to, nhu cầu tìm kiếm, trích xuất dữ liệu báo cáo càng tăng thì việc tiếp tục sử dụng Excel sẽ trở thành rào cản cho doanh nghiệp.

Việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản được xem là tối ưu hóa nhất hiện nay, các doanh nghiệp có thể giám sát tốt hơn tài sản vật chất khi họ di chuyển trong toàn tổ chức hoặc được chuyển giao giữa các phòng ban. Điều này cho phép các doanh nghiệp có được cái nhìn tốt hơn về danh mục đầu tư tài sản vật chất hoàn chỉnh của công ty, dễ dàng xác định nhu cầu và loại bỏ sự trùng lặp tài nguyên lãng phí và không cần thiết thông qua quản lý tài nguyên tốt hơn

2. Phương pháp quản lý và kiểm kê tài sản chưa chuyên sâu, linh hoạt

Quản lý và kiểm kê tài sản là một trong những việc vô cùng quan trọng trong quản lý tài sản. Nó ảnh hưởng đến việc báo cáo thông tin tình trạng tài sản đúng nhất đến các nhà quản lý, nhà đầu tư hay chủ Doanh nghiệp. Chất lượng của báo cáo tài sản thường tỉ lệ thuận với quyết định đầu tư tài sản bởi dù bạn có đầu tư mạnh vào tài sản nhưng nếu sai phương pháp quản lý thì sẽ không mang lại hiệu năng của tài sản dẫn đến sự lãng phí tài nguyên.

Việc kiểm kê tài sản luôn là giai đoạn mệt mỏi của bộ phận kế toán khi phải rà soát chứng từ, đối chiếu công nợ, chuẩn bị báo cáo tài chính…

Với việc ứng dụng phần mềm quản lý tài sản, mọi tài sản sẽ đều được quản lý bằng số hóa.Vòng đời của tài sản sẽ được kiểm soát chặt chẽ từ khâu mua vào, nhập kho đến xuất sử dụng, sửa chữa, thanh lý…Được phân rõ đến từng chi nhánh, phòng ban, người sử dụng.

Nhờ đó, khi đến kỳ kiểm kê, người thực hiện cảm thấy giảm bớt đi áp lực công việc, phương pháp kiểm kê nhanh chóng chỉ cần tạo đợt mới một đợt kiểm kê, chọn bộ phận cần kiểm kê, sẽ biết được những tài sản nào đơn vị đó đang sử dụng. Từ đó dễ dàng đối chiếu tình hình tài sản trong thực tế và trên phần mềm. Ngoài ra, khi sử dụng tài sản một cách hiệu quả sẽ kích thích được chủ đầu tư về hiệu quả kinh doanh mang lại.

3. Phương pháp nhập thông tin, phân chia dữ liệu không khoa học

Quản lý tài sản đòi hỏi rất nhiều thông tin, là một kho dữ liệu khổng lồ. Nhưng nên nhập những thông tin nào, liệu khi nhập xong xuôi rồi, bạn mới phát hiện rằng đã nhập thiếu và giờ phải lục lại để nhập bổ sung?

Hay trong kho dữ liệu khổng lồ đó, có rất nhiều thông tin tài sản bạn cần phải phân chia dữ liệu như: quản lý thông tin tài sản chung, phân bổ kiểm kê tài sản, bổ sung, bảo dưỡng tài sản, xuất báo cáo,… Nếu như việc phân chia không khoa học, không quy củ thì việc mất mát thông tin, thất thoát dữ liệu do sự cố là điều dễ xảy ra.

Phần mềm quản lý tài sản sẽ hỗ trợ bạn hoàn toàn, các công việc trở nên dễ dàng hơn quản lý dữ liệu tập trung của phần mềm được đưa lên điện toán đám mây để lưu trữ, vì vậy, việc quản lý cơ sở dữ liệu sẽ an toàn và hiệu quả, tránh được nhiều rủi ro không đáng có. Phần mềm quản lý tài sản được tạo ra để đáp ứng theo quy trình nghiệp vụ. Các trường thông tin yêu cầu trong phần mềm đã đủ để bạn quản lý.

Các danh mục sản phẩm đã được tạo sẵn từ trước, có trang bị chức năng kiểm soát tự động, phòng tránh việc sai sót khi nhập liệu. Khâu nhập và phân chia dữ liệu sẽ diễn ra nhanh chóng, và không trở thành gánh nặng cho nhân viên.

4. Phương pháp quản lý tài sản rời rạc

Đối với một công ty , doanh nghiệp hay tập đoàn lớn thì quản lý tài sản là công việc của rất nhiều bộ phần,các phòng ban, chi nhánh, đại lý. Nếu chỉ dừng lại ở mức quản lý trên file Excel thì thông tin sẽ nằm rời rạc, mỗi bộ phận quản lý theo cách riêng của mình.

Bên cạnh đó, với phương pháp quản lý truyền thống người quản trị nếu muốn cần xem báo cáo hay xét duyệt đơn xin bổ sung tài sản ở nhiều bộ phận sẽ phải chờ từng bộ phần cập nhật thông tin, xét duyệt từng cấp, xuất báo cáo gây ra tốn kém chi phí, thời gian làm việc.

Giải pháp phần mềm quản lý tài sản sẽ giúp nhà lãnh đạo có cái nhìn tổng quát về tình hình sử dụng tài sản ở công ty. Phần mềm quản lý sẽ giúp mọi công đoạn trở nên dễ dàng và linh hoạt hơn khi mọi dữ liệu, yêu cầu đều được tập trung trong một hệ thống. Nhờ đó, nhà quản trị theo dõi, xét duyệt các yêu cầu, theo dõi được kho tài sản công ty để ra các quyết định kịp thời nhất thông qua các báo cáo được tự động cập nhất trên phần mềm.

5. Không thử nghiệp các giải pháp quản lý tài sản mới

Sẽ thật sai lầm khi vẫn mãi không chịu đổi mới các giải pháp quản lý tài sản truyền  thống, không thử nghiệm các phương pháp khác nhau để lựa chọn được phương pháp hiệu quả nhất. Phương pháp quản lý truyền thống sẽ khó lòng chính xác hoặc mang lại hiệu quả Vì vậy, việc thử nghiệm các phương pháp khác nhau là rất cần thiết.

Để giải quyết những khó khăn trong quá trình quản lý tài sản, phần mềm quản lý tài sản Faceworks là sự lựa chọn dành cho bạn. Với việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức để có thể đảm bảo công việc hiệu quả. Quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý tài sản, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể.

Ngoài ra, phần mềm kết nối với các phân hệ khác: Liên kết và kế thừa dữ liệu với các modules Kế toán Tài sản và Quản lý sản xuất. Với việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức để có thể đảm bảo công việc hiệu quả.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý tài sản, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể.

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/