7 BƯỚC ĐƠN GIẢN GIÚP BẠN CHỌN ĐÚNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Giải pháp tốt nhất, nhanh nhất để sắp xếp và xử lý kho dữ liệu khổng lồ về sách ở thư viện một cách hiệu quả, trật tự là triển khai một phần mềm quản lý thư viện. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn 7 bước đơn giản giúp bạn chọn được phần mềm phù hợp nhất.

Phần mềm quản lý thư viện là gì?

Đúng như tên gọi, phần mềm quản lý thư viện được thiết kế để điều hành mọi chức năng, hoạt động của thư viện. Đây là một hệ thống tự động hóa hoàn toàn được sử dụng để duy trì hồ sơ thư viện, là giải pháp vượt trội so với cách quản lý thủ công, ghi chép trên giấy tờ kiểu truyền thống hoặc thông qua một số phần mềm quản lý rời rạc. Phần mềm này theo dõi, cập nhật số lượng sách cũ, mới trong thư viện, thời điểm cho bạn đọc mượn và trả sách hoặc gia hạn ngày mượn sách, v.v…

Ảnh 1: Sơ đồ về một hệ thống quản lý thư viện cơ bản

Phần mềm quản lý thư viện giúp thủ thư, quản trị viên dễ dàng quản lý cơ sở dữ liệu về sách, giúp bạn đọc tìm thấy thông tin liên quan đến cuốn sách mong muốn ngay lập tức. Phần mềm quản lý thư viện sẽ cung cấp dữ liệu nhanh và chính xác nhất liên quan đến bất kỳ loại sách nào, do đó giúp người dùng tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức.

Bạn có thể dễ dàng chọn được phần mềm quản lý thư viện phù hợp nhất bằng cách làm theo 7 bước đơn giản sau:

Bước 1: Nắm rõ nhu cầu ở thư viện cần quản lý

Mỗi thư viện có một cách vận hành riêng, do vậy cần được thiết kế phần mềm quản lý tương thích với nhu cầu sử dụng. Trong kỷ nguyên số hóa, các thư viện công cộng cần nắm bắt kịp thời xu hướng ứng dụng công nghệ vào quản lý để đáp ứng nhu cầu của người dùng nhiều hơn. 

Chẳng hạn, việc dễ dàng tìm kiếm các thông tin liên quan đến sách ở thư viện như mã sách, tên sách, thể loại, ngôn ngữ, tác giả, người dịch, nhà xuất bản, số lượng… có thể kéo người dùng ở lại thư viện lâu hơn và trở lại thư viện trong những lần tiếp theo. 

Trái lại, một thư viện tham khảo không cho phép bạn đọc mượn tài liệu như ở thư viện công cộng mà chỉ có thể đọc tại thư viện đó. Còn thư viện học thuật thuộc các trường cao đẳng và đại học chủ yếu cung cấp tài liệu phục vụ sinh viên và nhân viên trong cơ sở giáo dục. 

Không ít thư viện trong nước đang mở rộng nguồn tài liệu điện tử nhằm đáp ứng nhu cầu truy cập từ xa của sinh viên, từ đó thu hút sinh viên tương tác với thư viện nhiều hơn; các tài liệu dạng số và điện tử thường được phục vụ trong hệ thống mạng nội bộ của thư viện.

Bước 2: Đề ra những mục tiêu cần thực hiện xoay quanh nhu cầu quản lý thư viện

Tiếp theo, bạn cần đề ra những mục tiêu cần đạt được khi sử dụng phần mềm quản lý thư viện. Chẳng hạn, một phần mềm quản lý thư viện hiện đại, thông minh sẽ quản lý cơ sở dữ liệu thư viện một cách an toàn và hiệu quả cao. Nó sẽ là trợ thủ đắc lực cho độc giả ở các giai đoạn tìm sách: Từ khi bắt đầu tìm hiểu về một cuốn sách, xem xét cuốn sách có phù hợp với mình hay không và cuối cùng là quyết định đọc tại chỗ hoặc mượn sách mang về. 

Đồng thời, những tài liệu không thể tìm thấy trên mạng hoặc phải trả mức phí đắt đỏ nằm trong nhóm tài liệu nội sinh của thư viện cần được cập nhật đầy đủ thông tin và quản lý chặt chẽ về số trang để dễ đối chiếu trong trường hợp hư hỏng, mất tài liệu.

Bước 3: Dành sự ưu tiên cho các tính năng và chức năng thiết yếu

Phần mềm quản lý thư viện hiện nay sở hữu các tiện ích nổi bật như:

• Quản lý thông tin bạn đọc

• Quản lý thẻ thư viện

• Quản lý mượn, trả sách

• Quản lý sách

• Thực hiện việc thống kê, báo cáo

Khách hàng sẽ dựa theo hoạt động đặc thù ở thư viện để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các chức năng trong phần mềm quản lý thư viện, đồng thời kết hợp các quy định về mượn/trả sách để xác định số lượng sách và khoảng thời gian được mượn sách. 

Lấy ví dụ cụ thể như trong bảng sau, dữ liệu về thông tin bạn đọc giúp thủ thư biết được những đối tượng nào được mượn tối đa 3 cuốn sách/tài liệu và được mượn lâu nhất trong khoảng thời gian 180 ngày, ngoại trừ thời điểm thư viện thu hồi sách trong năm (không bị ảnh hưởng bởi thời điểm gia hạn sách).

Bảng minh họa về quy định mượn, trả sách ở một trường đại học

Bước 4: Tìm hiểu, phân tích và đánh giá các phần mềm quản lý thư viện hiện có trên thị trường

Xem xét, so sánh đồng thời các hệ thống quản lý thư viện khác nhau sẽ giúp người quản trị tìm được phần mềm sở hữu nhiều ưu điểm và phù hợp nhất với thư viện mình quản lý. Phần mềm tốt nhất là phần mềm được thiết kế cấu hình theo yêu cầu, thân thiện với người dùng, trực quan, dễ hiểu, dễ sử dụng và có thể tiết kiệm chi phí cho thư viện. Nó có khả năng cung cấp quyền truy cập các tài nguyên thư viện ở mọi thời điểm, hỗ trợ tạo ra một quy trình làm việc hiệu quả cao hơn; tiết kiệm thời gian của thủ thư và bạn đọc. 

Bước 5: Đăng ký tư vấn với nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy 

Bước 6: Sắp xếp, xác định quy trình vận hành hệ thống trong bản demo

Bước 7: Lựa chọn quy trình phù hợp nhất và bắt đầu triển khai giải pháp quản lý thư viện

Ảnh 2: Quy trình quản lý thư viện đồng bộ, trực quan được thực hiện bởi phần mềm Faceworks của công ty TIT.

Trên đây là hướng dẫn cụ thể các bước chọn đúng phần mềm quản lý nguồn tài nguyên hiện có trong thư viện theo cách nhanh chóng và chính xác nhất, kịp thời bổ sung thêm nguồn tài nguyên mới cũng như xử lý trường hợp mất mát, hư hỏng tài liệu trong thư viện. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong việc ra quyết định cuối cùng khi lựa chọn giải pháp quản lý thư viện.

Những phân tích đã cho thấy, phần mềm quản lý thư viện Faceworks của Công ty cổ phần dịch vụ và công nghệ TIT (TIT) là giải pháp phần mềm phù hợp nhất, toàn diện nhất, sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu khắt khe của khách hàng. Phần mềm có mức giá vô cùng hợp lý và được tích hợp rất nhiều tiện ích đa dạng:

• Tiết kiệm tối đa nguồn lực và thời gian
• Giao diện đơn giản, dễ cài đặt và sử dụng
• Thông tin sách được quản lý tập trung giúp dễ dàng tìm kiếm và phân loại
• Quản lý thông tin, thời gian mượn – trả sách
• Dễ dàng trao đổi và hỗ trợ xử lý công việc giữa các nhân viên và các ca làm.
• Dễ dàng tùy chỉnh phần mềm khi quy trình công việc thay đổi
• Phân quyền sử dụng hệ thống để đảm bảo tính bảo mật

Theo phản hồi từ những đơn vị đã đăng ký sử dụng dịch vụ của chúng tôi, phần mềm Faceworks có giao diện thân thiện với người dùng, dễ sử dụng, đặc biệt có khả năng tùy biến để tin học hóa hoàn toàn mọi hoạt động nội bộ ở bất kỳ quy mô hoặc loại thư viện nào. 

Phần mềm quản lý thư viện Faceworks hoàn toàn được bảo mật và truy cập ở mọi nơi, từ mọi thiết bị, phục vụ nhu cầu quản lý và giải quyết công việc một cách nhanh nhất của thư viện. Khi sử dụng phần mềm, mọi hoạt động được thực hiện theo một quy trình nhất định, tránh tuyệt đối chuyện nhầm lẫn, sai sót trong việc điều hành. 

Hiện nay, công ty đang hỗ trợ dịch vụ tư vấn & thiết kế tốt nhất cho tất cả các loại thư viện với đầy đủ tài liệu hướng dẫn sử dụng. 

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ theo số hotline tư vấn: 0974696600, email: info@tit-vn.com hoặc tham khảo trên website: https://faceworks.vn