Bí quyết để quản lý khách hàng hiệu quả

“Mục tiêu luôn song hành với sự phát triển của doanh nghiệp đó là sở hữu dịch vụ khách hàng không chỉ tốt mà phải biến nó trở thành huyền thoại”. Sam Walton – nhà sáng lập Walmart đã từng nói như vậy về tầm quan trọng của khách hàng trong kinh doanh. Và trong thực tế quá trình lớn lên của doanh nghiệp, chúng ta không bao giờ được phủ nhận điều đó.

“Khách hàng là thượng đế”, định lý đó với doanh nghiệp muôn năm cũ và muôn năm đúng. Khách hàng chính là lý do tồn tại của doanh nghiệp bạn. Những sản phẩm được sản ra hàng ngày trên thế giới này, không phải vì doanh nghiệp muốn sản xuất, mà chính bởi người tiêu dùng cần đến chúng. Chính vì thế, để doanh nghiệp có thể không những tồn tại mà còn phát triển, điều đầu tiên và điều cơ bản nhất bạn cần chú ý, đó chính là quá trình chăm sóc khách hàng hiệu quả.

Các nhà quản lý doanh nghiệp giỏi chưa bao giờ ngưng tìm kiếm những chiến lược sáng tạo và hiệu quả để tìm kiếm khách hàng. Những chiến lược sau đây có thể giúp bạn.

Khai thác tối đa thông tin khách hàng

Khai thác tối đa không có nghĩa là bất cứ điều gì về khách hàng bạn cũng tìm hiểu và thu thập. Việc bạn cần làm khi tiếp xúc với một khách hàng là phát hiện ra khách hàng cần gì và họ mong muốn điều gì ở doanh nghiệp bạn. Bên cạnh đó, việc bạn tận dụng một khách hàng để khai thác thêm thông tin của những khách hàng khác là điều vô cùng cần thiết. Bởi con người có rất nhiều mối quan hệ xã hội khác nhau: quan hệ gia đình, bạn bè, đồng nghiệp hay đơn giản là mối quan hệ giữa những người có cùng sở thích sẽ tạo ra những bước đệm để bạn tìm kiếm khách hàng nhanh và hiệu quả hơn.

Lưu trữ chi tiết thông tin khách hàng

Thông tin khách hàng là yếu tố vô cùng quý giá. Nếu để mất đi, bạn sẽ khó để tìm lại lần nữa. Đừng xem nhẹ việc lưu trữ thông tin khách hàng, và đừng phụ thuộc việc ghi nhớ, lưu trữ đó cho trí nhớ. Hãy tìm đến một công cụ thông minh có thể giúp bạn lưu trữ và tìm kiếm mọi lúc mọi nơi. Những người làm dịch vụ đòi hỏi sự chuyên nghiệp ngay từ việc lưu trữ và tìm kiếm.

“Dịch vụ khách hàng không nên là một bộ phận, đó cần là toàn bộ công ty”

Đó là quan điểm của Tony Hsieh – Giám đốc điều hành của hàng Zappos. Đừng để bộ phận kinh doanh hay bộ phận chăm sóc khách hàng đơn phương độc mã trong việc quản lý và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp bạn. Hãy để toàn thể doanh nghiệp cùng tham gia vào công việc đó theo cách của từng bộ phận khác nhau. Và người quản lý cần phải là người biết tạo điểm nhấn, biết quán triệt để tạo nên sự đồng bộ trong hoạt động kinh doanh.

Liên kết chặt chẽ với khách hàng

Thực tế cạnh tranh buộc mỗi doanh nghiệp cần có cho mình cách để giữ khách hàng hiệu quả. Việc liên kết chặt chẽ với khách hàng là yếu tố quan trọng không thể bỏ qua. Để làm được việc đó, bạn không chỉ lưu trữ thông tin của khách hàng mà còn phải thường xuyên liên lạc, thường xuyên tư vấn và giữ mối liên hệ tối đa. Việc làm này không những giữ khách hàng mà còn tạo dựng được sự tin tưởng của khách hàng đối với doanh nghiệp bạn.

Thấu hiểu khách hàng

Steve Jobs – CEO vĩ đại của Apple – đã thường xuyên trả lời email, thư từ, tin nhắn của các khách hàng nhỏ lẻ. Việc làm nhỏ này đã đem lại những kết quả vô cùng to lớn trong việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng của công ty. Khách hàng không chỉ cảm thấy hài lòng khi những ý kiến, thắc mắc của mình được tiếp nhận, giải đáp mà còn cảm nhận được sự quan tâm của công ty cho từng khách hàng. Bên cạnh đó, đây là cách trực tiếp nhất, chính xác nhất để thu thập ý kiến, nhận xét và thông tin phản hồi của khách hàng. Sự chuyên nghiệp trong việc chăm sóc và quản lý khách hàng bắt nguồn từ việc bạn có đủ kiên nhẫn và tinh tế trong từng việc nhỏ nhặt hay không.

Tôn trọng phản hồi của khách hàng

Việc khách hàng phản hồi dù tích cực hay tiêu cực đều là bài học quý giá dành cho doanh nghiệp bạn. Và điều quan trọng là bạn tiếp nhận những điều đó theo cách nào, bạn học được gì từ những phản hồi đó? Tỉ phú Bill Gates cho rằng: “Những khách hàng không hài lòng chính là nguồn tư liệu học hỏi tuyệt vời dành cho bạn”. Lắng nghe, tiếp thu và rút kinh nghiệm chính là một trong những yêu cầu cần thiết để doanh nghiệp bạn tiến xa hơn nữa trong tương lai.

Sử dụng công cụ quản lý quản lý khách hàng

Để có thể thực hiện được những công việc trên, với một khối lượng khách hàng ngày càng lớn là điều vô cùng khó khăn. Trí nhớ của con người không phải là vô hạn và sự phức tạp của yếu tố khách hàng cũng không ngừng thay đổi. Đến lúc này, có lẽ bạn nên nghĩ đến một công cụ thông minh có thể giúp bạn trong việc quản lý khách hàng hiệu quả. Phần mềm quản lý khách hàng có thể là giải pháp .

Với việc sử dụng phần mềm quản lý khách hàng, bạn có thể:

Quản lý đầy đủ thông tin khách hàng

Quản lý các thông tin về tài khoản, nhu cầu của khách hàng, thông tin cá nhân, thông tin liên lạc, lịch sử tư vấn, thông tin hợp đồng,… bất kỳ thông tin gì tùy vào nhu cầu của quý khách nhằm nhục vụ khách hàng của quý khách tốt nhất.

Tăng tỉ lệ chốt khách hàng

Nhờ chức năng nhắc lịch tư vấn, lịch hẹn gặp khách hàng, phần mềm giúp nhân viên kinh doanh không bỏ quên bất kỳ khách hàng nào. Chức năng đánh giá mức độ tiềm năng giúp nhân viên có chiến lược tiếp cận hợp lý với từng đối tượng khách hàng

Dễ dàng chỉnh sửa

Bản thân quý khách có thể tự điều chỉnh một vài phân hệ trong phần mềm. VD: khi quản lý thông tin KH, quý khách có thể tự thêm dữ liệu “SĐT 2”, “SĐT 3”,… nếu KH sử dụng nhiều số điện thoại.

Nhân viên làm việc hiệu quả hơn

Phân hệ quản lý dự án và công việc giúp lãnh đạo giao việc ngay trên phần mềm, giám sát tiến độ công việc, chi tiết công việc nhân viên đã làm. Nhân viên có thể lập kế hoạch làm việc trên phần mềm và thực hiện theo kế hoạch cho đúng thời hạn.

Báo cáo đầy đủ, chi tiết

Hệ thống báo cáo thống kê khách hàng theo nguồn marketing, thống kê lượng khách hàng theo tuần/tháng/quý/năm; thống kê số lượng khách hàng tư vấn/đã bỏ qua;… các thống kê được cụ thể hóa bằng biểu đồ trên phần mềm.

Hạn chế thất thoát chi tiêu

Phân hệ quản lý các tài khoản thu/chi yêu cầu người dùng báo cáo đầy đủ và chi tiết các khoản đã thu/chi, và lý do thu/chi. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý nguồn tiền ra vào.

Quản lý khách hàng không phải là công việc đơn giản. Để có thể làm tốt công việc này đòi hỏi bạn phải thực sự nhanh nhạy và có những lựa chọn thông minh. Hãy sử dụng phần mềm quản lý khách hàng để công việc đó trở nên đơn giản hơn, khoa học hơn. Nếu có vấn đề còn thắc mắc về phần mềm quản lý khách hàng, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể.

Thông tin liên hệ:

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

Hà Nội: 27 – Tô Vĩnh Diện – Thanh Xuân – Hà Nội

HCM: 31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

Điện thoại: 04 7306 1636

Hotline: 0974 69 6600

E-mail: info@tit-vn.com