Bí quyết giao việc hiệu quả

Bí quyết giao việc hiệu quả

Giao việc có nhiều cách khác nhau, từ truyền thống là truyền miệng, trực tiếp đến áp dụng công nghệ như gửi email, chat,… Tuy nhiên, nhân viên có thể sẽ dễ quên nội dung công việc được giao khi được giao trực tiếp, hay không cập nhật thông tin giao việc khi được giao việc qua email, chat,… Vậy, để khắc phục những điểm bất lợi trên, doanh nghiệp nên sử dụng một phần mềm công nghệ để quá trình giao việc được dễ dàng, hợp lý, nhân viên cập nhật kịp thời công việc được giao.

Phần mềm quản lý công việc Faceworks có nhiều tính năng tiện ích cho doanh nghiệp trong việc giao việc…

1. Cập nhật danh sách công việc mẫu và chi tiết công việc đó

Phần mềm quản lý công việc cho phép người dùng tạo các công việc mẫu và quản lý công việc đó. Từ công việc mẫu, phần mềm sẽ tự động tạo ra các công việc con giúp người sử dụng dễ dàng hơn trong việc thực hiện, kiểm soát, không cần suy nghĩ nhiều trong việc tạo các công việc con trong công việc mẫu, tránh bỏ xót việc.

Phần mềm cũng cho phép người dùng chỉnh sửa công việc, thêm chi tiết công việc theo nhu cầu.

2. Giao việc cho nhân viên

Nhờ phần mềm quản lý công việc, nhà quản lý sẽ dễ dàng hơn để giao việc cho nhân viên. Từ mỗi công việc mẫu được cài đặt sẵn, người dùng sẽ tùy chọn người thực hiện (người được giao việc) trong danh sách nhân viên được thêm vào trước đó.

3. Giao việc cho người trợ giúp

Khi một người không thể thực hiện được nhiều công việc có thể giao cho người trợ giúp để cùng thực hiện.

Khi người trợ giúp được chỉ định công việc, họ cũng sẽ được thông báo ngay tại trang chủ của phần mềm và có thể báo cáo tiến độ.

4. Cập nhật và theo dõi tiến độ công việc

Nhà quản lý có thể theo dõi, cập nhật công việc đã được giao cho người thực hiện. Có thể biết được công việc được giao cho ai, thời gian giao khi nào, thời gian cần hoàn thành công việc. Và đặc biệt nhà quản lý cũng biết được ai đang làm công việc gì, ai làm tốt hoặc chậm công việc được giao

5. Làm việc có kế hoạch

Phần mềm quản lý công việc có tính năng đặt chế độ ưu tiên, giúp người sử dụng xem xét công việc nào ưu tiên để thực hiện trước, phần mềm cũng tự động nhắc nhở tiến độ công việc, lịch trình công việc cho người thực hiện.

6. Thảo luận theo chủ đề công việc

Hệ thống của phần mềm quản lý công việc mang lại sự tiện dụng tối đa khi cho phép nhà quản lý và nhân viên có thể bàn bạc về cách thực hiện nhiệm vụ ngay trong phần giao việc. Phần thảo luận về công việc có thể diễn ra theo nhiều chủ đề khác nhau và phần mềm vẫn có thể trợ giúp trong khoản này.

7. Báo cáo tiến độ công việc

Vào thời điểm nhất định, nhân viên sẽ báo cáo công việc mình thực hiện được bao nhiêu phần trăm. Theo đó, người giao việc sẽ biết được tiến độ công việc và có thể can thiệp nếu nảy sinh bất kỳ vấn đề gì. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý công việc có chức năng quản lý cảnh báo, thông báo, việc của người này xong sẽ báo cho người cùng thực hiện khác để mọi người biết phần công việc mình sẽ làm tiếp theo đó.

8. Phân quyền chi tiết

Với tính chất công việc khác nhau giữa các nhân viên, việc bảo mật đôi khi là rất cần thiết. Hiểu điều này, Faceworks cũng có thêm tính năng phân quyền. Nhân viên sẽ chỉ xem được những gì họ được cho phép truy cập. Có thể có sự phân quyền giữa các phòng ban, giữa nhân viên và nhà quản lý. Người dùng có thể yên tâm là những thông tin quan trọng sẽ được bảo mật hoàn toàn nếu muốn.

Với các tính năng ưu việc trên, phần mềm quản lý công việc Faceworks sẽ giúp doanh nghiệp quản lý, giao việc dễ dàng, hợp lý hơn.