Các bước quản lý dự án

CÁC BƯỚC QUẢN LÝ DỰ ÁN

Quản lý dự án gồm bảy bước với vai trò là định hướng và hoạch định rõ ràng những công việc cần làm. Nắm rõ các bước quản lý dự án nhằm triệt tiêu tình trạng đốt cháy giai đoạn hoặc tiến hành những công việc không hề support dự án. Lợi ích lớn nhất khi doanh nghiệp/tổ chức ứng dụng linh hoạt là giảm thiểu được các rủi ro.

1. Có được tiếng nói chung và sự cam kết giữa các bên

Mẫu thuẫn xảy ra khi lợi ích của các bên trong dự án xung đột với nhau. Vì vậy, trước khi triển khai những công việc đầu tiên, nhóm dự án cần phải đàm phán và đưa ra được sự thống nhất, đảm bảo duy trì sự thống nhất suốt dự án. Đặc biệt, phải thể hiện sự thống nhất này trên cam kết nhằm ràng buộc các bên liên quan về mặt pháp lý.

2. Xác định mục tiêu, quy mô của dự án

 – Xác định quy mô nhằm ước lượng về chí phí, nhân lực cần thiết, các lĩnh vực liên quan đến dự án.

– Xác định các mục tiêu kinh doanh tổng thể cho các dự án từ đó có thể xác định mục tiêu kinh doanh và mụa tiêu kỹ thuật của dự án. Đây là những mục tiêu cấp thấp hơn góp phần vào việc đạt được các mục tiêu tổng thể, cũng như tạo thành cơ sở cho kế hoạch dự án cấp cao.

3. Xây dựng kế hoạch

Xây dựng bản kế hoạch dự án cụ thể, toàn diện phải dựa trên các phương diện: yêu cầu của khách hàng, thời gian, chi phí, chất lượng, nhân sự, truyền thông, rủi ro, đấu thầu, tích hợp… Bản kế hoạch cần mô tả rõ ràng những mục sau:

– Dự án sẽ được chia ra thành các giai đoạn như thế nào?

– Nhiệm vụ gì sẽ được thực hiện trong từng giai đoạn?

– Ai sẽ thực hiện từng nhiệm vụ?

– Mỗi nhiệm vụ sẽ kéo dài trong bao lâu?

– Khi nào nhiệm vụ bắt đầu và kết thúc?

– Kết quả hoặc sản phẩm cuối cùng của mỗi nhiệm vụ là gì?

– Ngân sách tổng thể của dự án là bao nhiêu?

4. Quản lý nội bộ

Quản lý nhân sự: con người luôn là yếu tố quan trọng nhất, quyết định thành/bại của dự án. Nhà quản lý phải lưu ý 3 điều: lựa chọn nhân sự, tổ chức nhân sự, các chính sách liên quan đến nhân sự. Vì, lựa chọn nhân sự kỹ càng đảm bảo cho chất lượng, tiến độ của công việc. Tổ chức, phân bổ nhân sự hợp lý sẽ tối đa hóa năng suất công việc, tránh tình trạng một nhiệm vụ phức tạp quá ít nhân sự tham gia và ngược lại.

Quản lý vật tư, máy móc: vấn đề cơ bản của nguyên liệu, máy móc là sự an toàn. Thứ nhất, cố gắng bảo toàn công năng và giá trị của chúng thông qua việc sử dụng đúng cách, tiết kiệm và bảo trì trong suốt dự án. Thứ hai, giảm thiểu, triệt tiêu tình trạng mất cắp, ăn bớt nguyên liệu, máy móc.

5. Quản lý các nhà cung ứng, nhà thầu phụ

Nhà cung ứng và nhà thầu phụ là nguồn gốc của nhiều rủi ro. Một số rủi ro thường gặp là thời gian giao hàng, chất lượng hàng, mâu thuẫn lợi ích,… Đối với hai đối tượng này nhà thầu phải đưa ra thỏa thuận cơ bản với các nhà cung cấp, đối tác bên ngoài khác để yêu cầu cụ thể rõ ràng ràng, xác định các tiêu chuẩn hoạt động dự kiến và các sản phẩm hoặc hệ thống phải được thiết kế, phát triển và chuyển giao. Hãy thường xuyên gặp gỡ các nhà cung cấp và nhà thầu phụ bên ngoài để đảm bảo rằng họ đang thực hiện các cam kết như đã thỏa thuận.

6. Quản lý truyền thông

Truyền thông là con dao hai lưỡi, họ có thể giúp nhà thầu đến gần với khách hàng và cũng có thể khiến khách hàng/ nhà đầu tư quay lưng. Bộ phận PR, quảng cáo, marketing của dự án cần thường xuyên cung cấp thông tin dự án cho giới truyền thông, đồng thời theo dõi sát sao quá trình đưa tin của họ. Mục đích của quản lý truyền thông là tạo mối quan hệ tốt với các bên liên quan và phòng tránh/ úng phó với các rủi ro kịp thời.

7. Đóng dự án

Đây là các hoạt động hoàn thiện để đóng lại dự án. Việc kết thúc dự án phải được thực hiện bài ban và đầy đủ. Nhà thầu bàn giao sản phẩm, nhận phản hồi từ khách hàng, lưu hồ sơ,… Nếu không thực hiện đúng trình tự sẽ phát sinh nhiều rắc rối như các vấn đề liên quan đến pháp lý, trách nhiệm nhân sự,…. Điều này sẽ để lại cho tổ chức nói chung và các cá nhân trong nhóm dự án nói riêng những thiệt hại to lớn về tài chính và danh tiếng.

Phần mềm QUẢN LÝ DỰ ÁN Faceworks xây dựng dựa trên các bước quản lý dự án. Do đó, nó tương đối thân thiên với người dùng. Thay vì quả lý dự án thủ công thì phần mềm quản lý dự án hứa hẹn sẽ là công cụ hỗ trợ hoàn hảo. Bởi ngoài thiết kế thân thiện, phần mềm còn hỗ trợ nhà thầu tự động tính công nợ, phân công và nhắc công viêc, rủi ro…

Giao diện của phần mềm quản lý dự án Faceworks

Để có được những tư vấn giải pháp tốt nhất cho công việc quản lý dự án, hãy liên hệ với chúng tôi hoặc để lại thông tin liên hệ dưới bài viết này.

Thông tin liên hệ:

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

Hà Nội: 27 – Tô Vĩnh Diện – Thanh Xuân – Hà Nội

HCM: 31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

Điện thoại: 04 7306 1636

Hotline: 0974 69 6600

E-mail: info@tit-vn.com