Các khách sạn quản lý đặt phòng như thế nào?

Quản lý đặt phòng là một trong những công việc quan trọng trong bất kỳ một khách sạn nào. Để có thể đảm bảo việc quản lý đặt phòng một cách hiệu quả, người quản lý cần phải làm gì? Các khách sạn đều có những giải pháp riêng, cách thức riêng để đảm bảo việc quản lý đặt phòng hiệu quả.

Một số cách mà các khách sạn sử dụng để quản lý đặt phòng:

• Một phương pháp thô sơ và truyền thống nhất là ghi chép. Khách sạn ghi chép những thông tin cụ thể, vẽ sơ đồ trên giấy và cập nhật thông tin khách hàng, thông tin phòng bằng các phương pháp thủ công. Cách này ngày nay không được sử dụng phổ biến bởi tính chính xác, cập nhật của nó không được đảm bảo.
• Giải pháp Excel cũng được sử dụng trong nhiều khách sạn. Người quản lý có thể cập nhật thông tin phòng, tình trạng phòng và thông tin khách hàng trên hệ thống. Sử dụng cách thức này có vẻ khá đơn giản và khoa học, tuy nhiên, sẽ khó có thể cập nhật nhanh chóng và tính toán hiệu quả khi khối lượng khách hàng, khối lượng phòng tăng cao.
• Một số phần mềm đóng gói sẵn cũng được sử dụng ở nhiều khách sạn. Bạn có thể cập nhật nhanh chóng, làm việc khá hiệu quả với những phần mềm này. Tuy nhiên, bạn cũng sẽ dễ gặp rắc rối khi gặp những trường hợp xấu nảy sinh. Khi khách sạn bạn có những dịch vụ hay quy trình quản lý mới, bạn sẽ khó có thể áp dụng vào phần mềm. Chung quy lại, các phòng ban khó có thể được quản lý linh hoạt và đạt được hiệu quả cao.

Như vậy, chúng ta có thể thấy, có khá nhiều cách khác nhau để quản lý phòng khách sạn. Tuy nhiên, để có thể đạt được hiệu quả và đảm bảo sự chính xác, khoa học trong quá trình quản lý, cần đến một giải pháp toàn diện và thông minh hơn. Phần mềm quản lý khách sạn là một gợi ý dành cho bạn.

Hiệu quả khi quản lý đặt phòng khách sạn bằng phần mềm

• Ghi nhận thông tin đặt dịch vụ và lưu trữ thông tin: Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, bạn có thể tích hợp, liên kết với website của khách sạn. Từ đó, với mỗi thông tin, mỗi khách hàng đặt phòng, đặt dịch vụ qua website hay qua gọi điện thoại đều được cập nhật trên hệ thống. Những thông tin, trạng thái phòng được cập nhật nhanh chóng và chính xác. Bạn có thể dễ dàng nhận biết được tình trạng của các phòng, các tầng, thông tin của khách hàng từng phòng, thông tin của các dịch vụ được khách hàng sử dụng.
• Lưu trữ thông tin, báo giá dịch vụ: Từ các thông tin được ghi nhận trên hệ thống phần mềm, bạn có thể được hỗ trợ tính toán hóa đơn cho khách hàng. Từ đó dễ dàng gửi thông tin tới cho khách hàng một cách nhanh chóng. Phần mềm giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn trong bước xử lý thông tin và tính toán chi phí. Nhờ đó, tạo nên tác phong làm việc chuyên nghiệp của khách sạn.
• Lên lịch chăm sóc: Từ các thông tin dịch vụ được khách hàng yêu cầu, bạn có thể chuyển đến cho các bộ phận chăm sóc. Mỗi bộ phận thực hiện một công việc khác nhau. Các thông tin cần thiết được đồng bộ trên hệ thống phần mềm, nhờ đó, bạn có thể thiết lập công việc một cách khoa học cho từng bộ phận khác nhau. Sử dụng phần mềm, khách sạn có thể hạn chế tối đa những sai sót, nhầm lẫn trong quá trình cung cấp dịch vụ.
• Thông báo công việc cho nhân viên chăm sóc: Với mỗi đầu công việc, đặc biệt là những công việc quan trọng, phần mềm sẽ tự động thông báo cho bạn qua email, sms,… Nhờ đó, các nhân viên sẽ có thể cập nhật được công việc của mình, tránh tình trạng quên việc, nhầm lẫn và sai sót trong quá trình làm việc.
• Quản lý hóa đơn, chi phí của khách hàng: Thông tin của từng phòng được cập nhật và đồng bộ trên hệ thống. Nhờ đó, bạn có thể thiết lập hóa đơn với đầy đủ các thông tin, các dịch vụ đã sử dụng. Việc tính toán và thông báo đến khách hàng cũng được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả nhất. Phần mềm cũng giúp bạn theo dõi việc chi trả hóa đơn của khách hàng, thu theo từng đợt, thu định kỳ hay thu một đợt,… Việc làm này đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình quản lý.

Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, công việc quản lý đặt phòng có thể được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả nhất. Bạn có thể tránh được những sai sót trong quá trình làm việc. Bên cạnh đó, sử dụng phần mềm quản lý còn giúp nâng cao tính chuyên nghiệp của khách sạn. Quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể.

Thông tin liên hệ:

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 27 – Tô Vĩnh Diện – Thanh Xuân – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/