Cách quản lý công văn đi và đến

Cách quản lý công văn đi và đến

Văn bản, công văn là một trong những yếu tố cần thiết nhất trong hoạt động quản lý của bất kỳ cơ quan nào. Đây là phương tiện giao tiếp, truyền đạt chỉ thị quan trọng trong việc quản lý và phát triển xã hội. Vì vậy, trong hoạt động quản lý công văn đi và đến cần có sự chính xác, cụ thể và kịp thời. Vậy làm thế nào để có thể quản lý công văn, văn bản một cách hiệu quả mà không để ảnh hưởng đến những công việc khác, các cơ quan hành chính cần chú ý những kĩ năng sau:

1. Văn thư, công văn đi và đến cần phải được phân loại vào những bộ phận nhất định

Có nhiều loại công văn và đặc trưng của mỗi loại lại có những đặc điểm, tính chất khác nhau. Có những loại công văn khẩn, cần sự thực hiện hoặc hồi đáp kịp thời, có những loại công văn chỉ mang tính chất thông báo, vì vậy không thể để lẫn lộn những loại văn bản này vào với nhau, rất dễ gây nhầm lẫn trong quá trình kiểm soát, xử lý công văn.

Việc phân loại từng loại công văn là điều cần thiết, mang tính khoa học, giúp cho người quản lý có thể thực hiện công việc giải quyết công văn một cách dễ dàng, hiệu quả hơn.

2. Phân phối, chuyển giao văn bản, công văn kịp thời

Có những loại công văn khác nhau yêu cầu các bộ phận giải quyết khác nhau. Yêu cầu cần thiết đối với các loại công văn là sự chuyển giao đến các bộ phận đó kịp thời để có thể giải quyết đúng thời hạn nhất.

Nếu không có biện pháp phân phối hiệu quả, công văn rất dễ bị thất lạc, khiến cho bộ phận không giải quyết kịp thời những nhiệm vụ, thông báo được giao hiệu quả.

3. Theo dõi và đôn đốc giải quyết văn bản đi và đến

Số lượng văn bản, công văn nhiều khiến cho bộ phận giải quyết nhiều khi không  thực hiện đúng thời hạn. Việc theo dõi và đôn đốc thực hiện những yêu cầu trong công văn là điều phải làm để đảm bảo tiến độ và chất lượng của công việc.

4. Rà soát về nội dung, tính chất, đặc điểm của văn bản đi để đảm bảo tính chính xác

Đối với văn bản, công văn được gửi đi, việc xin chữ kí, kiểm soát nội dung từ các bộ phận, cơ quan khác nhau là yêu cầu cần thiết. Nhất là đối với những công văn quan trọng, mang tính bảo mật cao, bộ phận quản lý cần có sự giám sát chặt chẽ về cả nội dung lẫn hình thức. Công việc ra soát và kiểm tra văn bản, công văn là cách để đảm bảo tính chính xác, tránh được những sai sót không đáng có trong quá trình soạn thảo là lưu chuyển công văn.

5. Định hình, vạch ra những chi tiết, những thay đổi trong quá trình làm việc

Đối với mỗi công văn chỉ đạo công việc, điều quan trọng là người được chỉ thị phải biết định hình những việc cần làm và những thay đổi, hướng đi mới mà công văn yêu cầu. Chính vì vậy, việc định hướng là vô cùng quan trọng trong quá trình thực hiện công việc theo công văn. Các cơ quan, chuyên ngành cần có sự thay đổi hợp lý, chiến lược hợp lý để thực hiện theo công văn chỉ thị hiệu quả.

Sử dụng phần mềm quản lý văn bản Faceworks

Việc sắp xếp công văn, văn bản đi và đến là một việc quan trọng trong các cơ quan, đặc biệt là những cơ quan hành chính, công vụ. Đó là tiền đề cho những công việc được thực hiện về sau. Tuy nhiên, trong bối cảnh có quá nhiều công văn và giấy tờ quan trọng, việc thực hiện sắp xếp và xử lý công văn theo cách thủ công sẽ không tránh khỏi những sai sót, không chặt chẽ. Chính vì lí do đó, phần mềm quản lý công văn đi và đến (phần mềm quản lý văn bản) sẽ là giải pháp tối ưu cho bạn, giúp bạn có thể thực hiện được những công việc trên một cách chính xác nhất, khoa học nhất.

Với phần mềm quản lý văn bản, người sử dụng có thể:

• Lưu trữ các loại công văn, văn bản một cách tối ưu nhất, tính bảo mật cao
• Hệ thống phân quyền chi tiết, do đó dù tất cả nhân viên cùng làm việc trên một hệ thống nhưng vẫn hạn chế được quyền truy cập các dữ liệu cần bảo mật.
• Phân loại hiệu quả các loại công văn, thuận lợi trong việc xử lý, phân phối các công văn, văn bản đến các phòng ban nhất định.
• Việc vạch ra các định hướng cụ thể để thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu đề ra cũng trở nên dễ dàng hơn.
• Đặc biệt, với chế độ sàng lọc và nhắc nhở, con người sẽ không phải đau đầu trong việc thúc giục, quản lý công văn đi và đến.

Mọi việc sẽ trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn với phần mềm quản lý văn bản. Nếu bạn còn thắc mắc về những công dụng và tính năng đặc biệt của phần mềm quản lý văn bản, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn.

Thông tin liên hệ:

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

Hà Nội: 27 – Tô Vĩnh Diện – Thanh Xuân – Hà Nội

HCM: 31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

Điện thoại: 04 7306 1636

Hotline: 0974 69 6600

E-mail: info@tit-vn.com