Văn bản phân tán

File nằm trên máy cá nhân, email, thư mục dùng chung và bản giấy nên không có một nguồn dữ liệu thống nhất.

Khó theo dõi hạn xử lý

Lãnh đạo đã giao việc nhưng không biết đơn vị nào chưa tiếp nhận, ai đang xử lý và văn bản nào sắp quá hạn.

Sai phiên bản

Nhiều người cùng chỉnh sửa khiến khó xác định bản mới nhất, nội dung đã duyệt và file cuối cùng được phát hành.

Tra cứu mất thời gian

Không tìm được nhanh theo số, trích yếu, nơi gửi, người ký, nội dung, hồ sơ hoặc lịch sử luân chuyển.

Văn bản đến

• Tiếp nhận từ bản giấy, email, cổng điện tử hoặc hệ thống khác
• Ghi số đến, ngày đến, nơi gửi, trích yếu và mức độ khẩn
• Quét bản giấy, đính kèm file và chuyển lãnh đạo phân xử lý

Văn bản đi

• Soạn thảo, xin ý kiến, kiểm tra thể thức và trình ký
• Cấp số, đóng dấu, ký số và ghi ngày phát hành
• Quản lý nơi nhận, hình thức gửi và xác nhận đã nhận

Văn bản nội bộ

• Quyết định, thông báo, quy chế, tờ trình và biên bản
• Luồng duyệt khác nhau theo loại văn bản và đơn vị
• Công bố đến đúng nhóm người được phép tiếp cận

Sổ và số văn bản

• Nhiều sổ theo đơn vị, loại văn bản, năm hoặc cấp ban hành
• Quy tắc đánh số tự động, liên tục và không trùng lặp
• Kiểm soát số bỏ, số hủy, số cấp lại và lịch sử thay đổi

Luồng xử lý văn bản đến

• Lãnh đạo giao chủ trì, phối hợp, theo dõi hoặc nhận để biết
• Chuyển tiếp nhiều cấp theo cơ cấu tổ chức
• Ghi ý kiến chỉ đạo, hạn xử lý và mức độ ưu tiên

Trình ký và phê duyệt

• Luồng tuần tự, song song hoặc theo điều kiện
• Duyệt, từ chối, yêu cầu chỉnh sửa và ủy quyền xử lý
• Lưu thời gian, ý kiến và người thực hiện từng bước

Soạn thảo và mẫu văn bản

• Mẫu theo quyết định, thông báo, hợp đồng, công văn và tờ trình
• Tự động điền số, ngày, đơn vị, người ký và thông tin liên quan
• Kiểm tra trường bắt buộc trước khi trình duyệt

Phiên bản và góp ý

• Lưu từng lần chỉnh sửa, người sửa và nội dung thay đổi
• So sánh phiên bản, khóa bản đã duyệt và xác định bản cuối
• Tập hợp góp ý trực tiếp trên cùng một hồ sơ

Ký số và phát hành

• Kết nối chữ ký số cá nhân, tổ chức hoặc ký số từ xa
• Đặt vị trí chữ ký, dấu, số văn bản và ngày ban hành
• Phát hành bản PDF chính thức và chống thay đổi nội dung

Giao việc từ văn bản

• Tách một hoặc nhiều nhiệm vụ từ nội dung chỉ đạo
• Giao người thực hiện, phối hợp, hạn và kết quả cần nộp
• Liên kết tiến độ nhiệm vụ ngược về văn bản gốc

Hồ sơ công việc

• Gom văn bản, nhiệm vụ, biên bản và tài liệu theo vụ việc
• Danh mục hồ sơ theo năm, phòng ban và thời hạn bảo quản
• Đóng hồ sơ khi hoàn thành và chuyển sang lưu trữ

Lưu trữ điện tử

• Kho hồ sơ theo phông, mục lục, hộp, thời hạn và mức độ mật
• Quản lý nộp lưu, mượn, trả, khai thác và tiêu hủy
• Giữ nguyên bản phát hành cùng toàn bộ metadata

Tra cứu toàn văn

• Tìm theo số, trích yếu, nội dung, nơi gửi, người ký và thời gian
• Lọc theo đơn vị, loại văn bản, mức độ, trạng thái và hồ sơ
• Nhận dạng nội dung tài liệu quét khi có cấu hình OCR

Bảo mật và phân quyền

• Phân quyền xem, sửa, tải, in, chia sẻ và phê duyệt
• Kiểm soát văn bản thường, hạn chế, mật và tối mật theo quy định nội bộ
• Ghi nhật ký truy cập và cảnh báo hành vi bất thường

Thông báo và nhắc việc

• Thông báo khi có văn bản mới, yêu cầu duyệt hoặc chuyển xử lý
• Nhắc trước hạn, quá hạn và khi nhiệm vụ bị trả lại
• Gửi qua hệ thống, email hoặc ứng dụng di động

Hạn xử lý tổng thể

Gắn hạn cuối cho toàn bộ văn bản hoặc từng chỉ đạo cụ thể.

Hạn theo từng bước

Quy định thời gian cho tiếp nhận, tham mưu, phê duyệt và phản hồi.

Cảnh báo nhiều cấp

Nhắc người xử lý, quản lý trực tiếp và lãnh đạo khi có nguy cơ trễ.

Đánh giá trách nhiệm

Thống kê đúng hạn, quá hạn, trả lại và thời gian xử lý trung bình.

Danh mục hồ sơ

Tổ chức theo năm, đơn vị, lĩnh vực, vụ việc và thời hạn bảo quản.

Tra cứu nhiều điều kiện

Tìm theo metadata, nội dung, người ký, nơi gửi hoặc tài liệu đính kèm.

Mượn và khai thác

Đăng ký yêu cầu xem, tải, mượn hồ sơ và ghi nhận lịch sử sử dụng.

Hết thời hạn bảo quản

Cảnh báo hồ sơ đến hạn rà soát, gia hạn hoặc thực hiện tiêu hủy.

Email

Nhận văn bản và tài liệu đính kèm từ hộp thư được cấu hình.

Chữ ký số

Kết nối thiết bị ký, ký số từ xa hoặc nhà cung cấp dịch vụ phù hợp.

Máy quét và OCR

Số hóa văn bản giấy và nhận dạng nội dung để hỗ trợ tra cứu.

Danh bạ tổ chức

Đồng bộ phòng ban, chức vụ, nhân sự và phạm vi phân quyền.

Quản lý công việc

Chuyển chỉ đạo thành nhiệm vụ, kế hoạch và báo cáo tiến độ.

Hợp đồng và dự án

Liên kết công văn với hợp đồng, gói thầu, khách hàng hoặc dự án.

Ứng dụng di động

Tiếp nhận, cho ý kiến và phê duyệt khi lãnh đạo không ở văn phòng.

API mở

Kết nối cổng thông tin, ERP hoặc hệ thống nội bộ khác.