Cách quản lý trung tâm tiếng Anh – áp dụng ERP

          Khi mới mở một trung tâm tiếng Anh nhỏ, những gì bạn cần phải quản lý thường chỉ là thông tin học viên và giảng viên, lịch học của 1-2 lớp (khi trung tâm chưa lớn), học phí, kết quả học tập. Những mảng này có thể dễ dàng quản lý bằng các trang tính excel hay google sheet. Tuy nhiên, khi trung tâm ngày một phát triển, số lượng học viên tăng lên, lịch học dày đặc, đội ngũ giáo viên cũng nhiều hơn, thì việc quản lý trung tâm chỉ với vài trang tính là rất khó khăn. Bạn phải quản lý nhiều thứ khác như quản lý hồ sơ của học viên, quản lý việc đăng ký và xếp lớp, lịch học, quản lý học phí, các khoản phải thu, phiếu thu, miễn giảm đối với từng học sinh, chấm công cho giáo viên… thì các dữ liệu rất có thể sẽ bị trùng lặp hoặc thiếu sót nếu không có một phần mềm quản lý chuyên nghiệp. Bạn sẽ gặp phải nhiều vấn đề đau đầu để xử lý và liên kết các dữ liệu đó; hoặc rủi là các dữ liệu bị sai sót, bạn cũng sẽ tốn nhiều thời gian và ngân sách để giải quyết các vấn đề do sai sót dữ liệu gây ra.

          Do vậy, để quản lý trung tâm tiếng Anh của mình hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất, bạn nên tìm đến giải pháp ERP.

          Giải pháp ERP phù hợp giúp trung tâm nâng cao chất lượng phục vụ học viên, tối ưu được nguồn lực về giảng viên, cơ sở vật chất và nhân viên, giúp việc tổ chức quản lý thuận tiện hơn. Giải pháp ERP giúp đồng bộ các dữ liệu trên một hệ thống duy nhất, nó tự động liên kết các dữ liệu giữa các phòng ban với nhau.

          Một trong những giải pháp ERP khá chuyên nghiệp dành cho trung tâm tiếng Anh hiện nay là phần mềm quản lý trung tâm Tiếng Anh Faceworks của TiT. Với phần mềm này, bạn có thể tùy chỉnh phần mềm theo những yêu cầu riêng trung tâm của bạn, dễ dàng tùy chỉnh khi có thay đổi về quy trình quản lý.

Các chức năng của Faceworks là gì?

Quản lý tuyển sinh và thi xếp lớp

• Khi học viên đăng ký trực tiếp trên website, dữ liệu sẽ được chọn lọc và lưu thông tin vào phần mềm.
• Thống kê học viên từ các nguồn, chiến dịch tiếp thị, học viên đăng ký trực tiếp tại văn phòng.
• Nhập thông tin về học viên đăng ký thi xếp lớp theo từng đợt thi.
• Cập nhập kết quả xét tuyển
• Đăng ký nhập học cho từng học viên theo từng trình độ.
• Phân loại và xếp lớp phù hợp với trình độ thi đầu vào của học viên.

Quản lý học viên

• Quản lý và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, sơ yếu lý lịch học sinh giúp tra cứu, thống kê nhanh chóng, dễ dàng.
• Theo dõi danh sách học viên các lớp, danh sách học viên bảo lưu.
• Nhắc nhở khi học viên vắng nhiều.
• Quản lý, theo dõi kết quả học tập, điểm danh, khen thưởng, kỷ luật… của từng học viên trong toàn bộ khóa học.
• Người quản lý theo dõi được các thay đổi liên quan đến học viên và lớp học như: bảo lưu, chuyển lớp, dồn lớp, chia lại lớp học theo từng trình độ của học viên.

Quản lý giáo viên

• Quản lý thông tin, trình độ, bằng cấp, hồ sơ của giáo viên.
• Tuyển giáo viên mới.
• Theo dõi quá trình giảng dạy của giáo viên.
• Quản lý số giờ lên lớp của từng giáo viên.
• Ghi nhận thông tin và số giờ có thể giảng dạy của giáo viên.
• Quản lý khen thưởng, kỷ luật của từng giáo viên trong năm.

Quản lý đào tạo

• Lập kế hoạch giảng dạy cho các khóa học sắp khai giảng.
• Sắp xếp giáo viên và phòng học để đảm bảo không bị trùng lặp giờ dạy và phòng học.
• Phân chia học sinh theo đúng trình độ và mong muốn của học viên.
• Theo dõi kế hoạch chi tiết các buổi dạy của từng lớp học theo hệ thống phòng học và ca học.

Quản lý lớp học

• Phân chia lớp.
• Phân loại theo từng cấp độ học.
• Chuyển lớp
• Nhắc nhở khi lớp có học viên mới.
• Lưu trữ thông tin học viên bảo lưu và sắp xếp chuyển lớp khi học viên đi học lại.

Quản lý thu chi

• Quản lý thu học phí của học viên
• Xử lý học phí khi chuyển lớp, bảo lưu, chuyển đổi cho học viên khác.
• Lập và in phiếu thu tiền học phí cho từng học viên.
• Theo dõi được các khoản thu, chi hàng ngày của trung tâm.
• Quản lý tổng quát được tình hình thu chi cho hoạt động của trung tâm.

Quản lý kết quả học tập

• Quản lý điểm, kết quả học tập của học viên.
• Tự động tính điểm trung bình của học viên.
• Hệ thống sẽ nhắc nhở đối với các học viên đã hoàn thành xong chương trình để chuyển tiếp lên các lớp có trình độ cao hơn.
• Lưu thông tin và kết quả học tập của từng học viên trong hệ thống.

Tính lương

• Kết xuất bảng tính lương giáo viên theo kết quả chấm công và lịch giảng dạy.
• Tính lương cho nhân viên theo các hình thức trả lương: theo buổi, theo ca, theo tháng, mức lương và thời gian áp dụng.
• Tự động tính lương làm thêm giờ căn cứ vào bảng tổng hợp chấm công thời gian.
• Tự động tính thuế TNCN, trích BHXH của nhân viên theo biểu tính thuế.
• Lập bảng thanh toán tiền lương dựa trên bảng lương đã tính để chuyển trả lương cho nhân viên.
• Theo dõi, xác nhận việc điều chỉnh tăng, giảm khi có phát sinh.

          Có thể thấy rằng, Sử dụng phần mềm Faceworks giúp nâng cao hiệu quả công việc, giảm bớt các thủ tục hành chính, xử lý công việc khoa học, tăng khả năng trao đổi giữa các nhân viên trong trung tâm.

          Còn chần chừ gì nữa, hãy liên hệ với chúng tôi để có được giải pháp ERP phù hợp nhất với trung tâm Tiếng Anh của bạn!