Case study Lotte P&D: Quản lý hàng nghìn tài sản văn phòng bằng mã QR trên hệ thống song ngữ

Khi tài sản văn phòng, thiết bị IT và thiết bị điện tử nằm rải rác ở nhiều tầng, nhiều khu vực, câu hỏi tưởng đơn giản như “chiếc máy này đang ở đâu, ai đang dùng” lại mất nhiều thời gian để trả lời. Lotte P&D, một doanh nghiệp quản lý vận hành, đã cùng Faceworks đưa hàng nghìn tài sản lên một hệ thống quản lý bằng mã QR với giao diện song ngữ Việt – Anh.

Thông tin dự án

Lotte P&D – vận hành chuyên nghiệp cần dữ liệu tài sản chuẩn xác

Là đơn vị quản lý vận hành, Lotte P&D làm việc với một khối lượng lớn tài sản phục vụ văn phòng và hoạt động hằng ngày: bàn ghế, thiết bị văn phòng, máy tính, thiết bị mạng và nhiều thiết bị điện tử khác. Đội ngũ gồm cả nhân sự Việt Nam và nước ngoài, nên công cụ quản lý cần dễ dùng cho mọi người.

Bài toán quản lý tài sản văn phòng

Danh mục tài sản cần được chuẩn hóa

Tài sản đa dạng về chủng loại, nhà cung cấp và tình trạng. Khi mỗi bộ phận ghi chép theo cách riêng, dữ liệu khó tổng hợp và dễ trùng lặp.

Tài sản thường xuyên thay đổi vị trí

Máy tính, thiết bị được điều chuyển giữa phòng ban, tầng và kho. Nếu không có phiếu điều chuyển rõ ràng, lịch sử sử dụng của tài sản sẽ bị đứt đoạn.

Kiểm kê cần nhanh và có đối chiếu

Kiểm kê định kỳ đòi hỏi đi qua từng khu vực, đối chiếu từng tài sản với danh sách. Làm thủ công vừa tốn thời gian vừa khó phát hiện chênh lệch.

Giải pháp Faceworks: quản lý tài sản bằng QR, giao diện song ngữ

Faceworks xây dựng cho Lotte P&D hệ thống quản lý tài sản bám sát cách doanh nghiệp đang vận hành. Toàn bộ danh mục, màn hình và báo cáo được hiển thị song ngữ Việt – Anh, giúp nhân sự Việt Nam và nước ngoài cùng làm việc trên một hệ thống.

Danh mục chuẩn hóa, dữ liệu đưa vào nhanh

Loại tài sản, vị trí đặt tài sản, tình trạng, nhà cung cấp, phòng ban và nhân viên được thiết lập thành danh mục chung. Dữ liệu tài sản, vị trí và nhân viên hiện có được import từ Excel, sau đó in tem QR hàng loạt để gắn lên từng tài sản. Tài sản phức hợp được quản lý theo cấu trúc cha – con.

Điều chuyển có phiếu, có lịch sử

Mỗi lần tài sản đổi vị trí hoặc người sử dụng đều đi qua phiếu điều chuyển trên hệ thống và có thể in biên bản. Lịch sử điều chuyển, lịch sử thay đổi thông tin và lịch sử xóa tài sản được lưu đầy đủ, giúp truy vết khi cần.

Kiểm kê bằng ứng dụng di động

Mỗi đợt kiểm kê được tạo trên hệ thống. Nhân viên mang điện thoại đi qua từng khu vực, quét QR để ghi nhận tài sản thực tế. Hệ thống đối chiếu với dữ liệu và tổng hợp thành báo cáo kiểm kê.

Giao diện mô phỏng, số liệu chỉ mang tính minh họa.

Theo dõi cả tài sản đi thuê

Bên cạnh tài sản sở hữu, hệ thống có báo cáo tài sản hết hạn hợp đồng thuê, giúp bộ phận vận hành chủ động gia hạn hoặc hoàn trả đúng hạn.

Giao diện mô phỏng, số liệu chỉ mang tính minh họa.

Những giá trị Lotte P&D ghi nhận

Một nguồn dữ liệu chung. Mọi bộ phận tra cứu tài sản trên cùng một hệ thống.

Truy vết đầy đủ. Mỗi tài sản có lịch sử điều chuyển, thay đổi và kiểm kê.

Thân thiện với đội ngũ đa quốc tịch. Giao diện song ngữ giúp mọi người dùng thao tác dễ dàng.

Góc nhìn: quản lý tài sản văn phòng không chỉ là một danh sách

Tài sản văn phòng có giá trị đơn lẻ không lớn nhưng số lượng nhiều và luân chuyển liên tục. Một danh sách tĩnh nhanh chóng lỗi thời sau vài lần điều chuyển.

Khi mỗi tài sản gắn với một mã QR và mọi thay đổi đều đi qua phiếu trên hệ thống, dữ liệu luôn khớp với thực tế. Đó là nền tảng để doanh nghiệp kiểm kê nhanh, lên kế hoạch mua sắm hợp lý và kiểm soát chi phí.

Về Faceworks

Faceworks phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp theo hướng may đo: hệ thống được xây dựng dựa trên quy trình thực tế của từng khách hàng và linh hoạt điều chỉnh khi quy trình thay đổi. Với phần mềm quản lý tài sản Faceworks, doanh nghiệp quản lý trọn vòng đời tài sản bằng mã QR, ứng dụng di động và dữ liệu IoT, từ mua sắm, cấp phát, điều chuyển, bảo dưỡng, kiểm kê đến thanh lý.

Câu hỏi thường gặp

Faceworks đã triển khai gì cho Lotte P&D?

Faceworks triển khai hệ thống quản lý hàng nghìn tài sản với danh mục chuẩn hóa, in tem QR, vị trí, tài sản cha – con, điều chuyển, kiểm kê bằng app, lịch sử thay đổi và báo cáo, trên giao diện song ngữ Việt – Anh.

Phần mềm quản lý tài sản có hỗ trợ tiếng Anh không?

Có. Hệ thống có thể hiển thị song ngữ Việt – Anh cho danh mục, màn hình và báo cáo, phù hợp với doanh nghiệp có nhân sự nước ngoài.

Làm sao đưa dữ liệu tài sản hiện có vào hệ thống?

Danh sách tài sản, vị trí, phân loại và nhân viên được import từ Excel. Sau đó hệ thống in tem QR hàng loạt để gắn lên tài sản.

Hệ thống có theo dõi tài sản đi thuê không?

Có. Hệ thống có báo cáo tài sản hết hạn hợp đồng thuê để bộ phận vận hành chủ động xử lý.

Giải pháp phù hợp với doanh nghiệp nào?

Giải pháp phù hợp với doanh nghiệp quản lý vận hành, văn phòng, tòa nhà và các tổ chức có nhiều tài sản văn phòng, thiết bị IT cần theo dõi vị trí và kiểm kê định kỳ.