Case study Quản lý tài sản nhà máy thủy sản bằng QR, RFID và cảm biến IoT

Trong một nhà máy chế biến thủy sản, mỗi giờ dừng máy ở khâu cấp đông hay kho lạnh đều ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và tiến độ đơn hàng xuất khẩu. Vĩnh Hoàn đã cùng Faceworks xây dựng hệ thống quản lý tài sản kết hợp mã QR, RFID và dữ liệu cảm biến, đưa toàn bộ vòng đời tài sản từ máy móc sản xuất, công cụ dụng cụ đến văn phòng, nhà xưởng và phần mềm lên một nền tảng duy nhất.

Thông tin dự án

Vĩnh Hoàn – nhà máy thủy sản vận hành theo chuẩn xuất khẩu

Vĩnh Hoàn là doanh nghiệp chế biến thủy sản phục vụ thị trường xuất khẩu. Tại nhà máy, dây chuyền chế biến, hệ thống cấp đông, kho lạnh và các thiết bị phụ trợ vận hành liên tục, đòi hỏi tài sản luôn trong trạng thái sẵn sàng.

Bên cạnh máy móc sản xuất, doanh nghiệp còn quản lý công cụ dụng cụ, thiết bị văn phòng, phần mềm và nhà xưởng. Mỗi nhóm tài sản có cách theo dõi, bảo dưỡng và khấu hao khác nhau, nhưng cần được nhìn trên cùng một bức tranh.

Bài toán quản lý tài sản của một nhà máy chế biến

Tài sản đa dạng, nhiều tầng cấu trúc

Một dây chuyền gồm nhiều máy, mỗi máy lại có cụm thiết bị và linh kiện. Nếu quản lý dạng danh sách phẳng, doanh nghiệp khó biết chi phí sửa chữa thực sự của từng máy và từng dây chuyền.

Nhiều nghiệp vụ cần phê duyệt

Điều chuyển, sửa chữa, bảo dưỡng, thanh lý hay điều chỉnh khấu hao đều cần người có thẩm quyền xem xét. Mỗi nghiệp vụ lại có người duyệt khác nhau theo cơ cấu tổ chức.

Bảo dưỡng cần dựa trên thời gian hoạt động thực tế

Thiết bị chạy nhiều ca cần bảo dưỡng sớm hơn thiết bị ít sử dụng. Lịch cố định theo tháng khó phản ánh đúng mức độ hao mòn.

Vật tư và nhà cung cấp sửa chữa cần được kiểm soát

Khi thiết bị hỏng, vật tư thay thế phải có sẵn. Với những hạng mục cần đơn vị bên ngoài, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp dựa trên kết quả làm việc thực tế.

Giải pháp Faceworks: quản lý tài sản theo đúng cách nhà máy vận hành

Faceworks xây dựng cho Vĩnh Hoàn hệ thống quản lý tài sản bám sát cơ cấu tổ chức và quy trình nội bộ của nhà máy. Khoảng 500 người dùng, từ nhân viên quản lý tài sản, kỹ thuật đến lãnh đạo các bộ phận, cùng làm việc trên web và ứng dụng di động.

Hồ sơ tài sản 3 cấp, định danh bằng QR và RFID

Tài sản được tổ chức theo cấu trúc cha – con – cháu, phản ánh đúng quan hệ giữa dây chuyền, máy và cụm thiết bị. Dữ liệu được import kèm bước kiểm tra trùng mã, ảnh tài sản được tải lên hàng loạt, mã tài sản được in và gắn ngay trên thiết bị. Mỗi lần chỉnh sửa mã tài sản đều được lưu lịch sử và gửi thông báo.

Phê duyệt và thông báo theo cấu hình

Mỗi nghiệp vụ có luồng duyệt riêng: điều chuyển, đề xuất sửa chữa, hoàn thành sửa chữa, bảo dưỡng, thanh lý, điều chỉnh khấu hao, đề xuất vật tư dự phòng và mời nhà cung cấp vào sửa chữa. Người nhận thông báo cũng được cấu hình theo từng tình huống, từ yêu cầu sửa chữa mới, tài sản quá hạn bảo dưỡng đến báo cáo định kỳ hàng quý. Nhờ đó, đúng người nhận đúng việc vào đúng lúc.

Bảo dưỡng theo định mức và dữ liệu cảm biến

Mỗi loại tài sản có định mức thời gian và vật tư cho bảo dưỡng. Với thiết bị gắn cảm biến, hệ thống ghi nhận thời gian hoạt động và trạng thái theo tham số, làm căn cứ lập lịch bảo dưỡng. Lịch được hiển thị dạng calendar, từng phiếu đi qua bước đề xuất, phê duyệt, thực hiện và xác nhận hoàn thành.

Giao diện mô phỏng, số liệu chỉ mang tính minh họa.

Vật tư dự phòng và đánh giá nhà cung cấp

Vật tư dự phòng được đề xuất, phê duyệt và theo dõi nhập – xuất – tồn ngay trên hệ thống. Khi cần đơn vị bên ngoài sửa chữa, đề xuất mời nhà cung cấp đi qua luồng duyệt. Sau mỗi lần hợp tác, nhà cung cấp được đánh giá theo bộ câu hỏi chuẩn, giúp doanh nghiệp có cơ sở lựa chọn đối tác cho những lần sau.

Khấu hao, thanh lý và kết nối kế toán

Nguyên giá, khấu hao và lịch sử tăng giảm được theo dõi theo từng tài sản. Điều chỉnh khấu hao phải qua phê duyệt. Thanh lý đi từ đề xuất, duyệt đến phiếu thanh lý. Hệ thống kết nối với kế toán / ERP để giá trị tài sản luôn thống nhất với sổ sách.

Giao diện mô phỏng, số liệu chỉ mang tính minh họa.

Những giá trị Vĩnh Hoàn ghi nhận

Một bức tranh tài sản thống nhất. Máy móc, công cụ dụng cụ, văn phòng, phần mềm và nhà xưởng nằm trên cùng một hệ thống.

Kiểm soát chặt chẽ. Mọi thay đổi quan trọng đều qua phê duyệt và để lại lịch sử.

Bảo dưỡng dựa trên dữ liệu. Lịch bảo dưỡng bám theo thời gian hoạt động thực tế, báo cáo so sánh kế hoạch với thực tế.

Báo cáo đa chiều. Hiện trạng tài sản, tài sản theo đơn vị và người quản lý, kiểm kê, sửa chữa, bảo dưỡng, khấu hao, thanh lý, điều chuyển và vật tư đều có báo cáo riêng.

Góc nhìn: quản lý tài sản là một phần của chuỗi lạnh

Trong chế biến thủy sản, một thiết bị cấp đông hay máy nén kho lạnh gặp sự cố không chỉ là chi phí sửa chữa mà còn là rủi ro cho lô hàng. Vì vậy quản lý tài sản cần chuyển từ ghi nhận sang chủ động: biết trước thiết bị nào sắp đến ngưỡng, vật tư nào cần chuẩn bị, ai chịu trách nhiệm xử lý.

Khi dữ liệu cảm biến, định mức bảo dưỡng và luồng phê duyệt kết nối với nhau, nhà máy có thể giữ thiết bị luôn sẵn sàng mà không phụ thuộc vào kinh nghiệm của từng cá nhân.

Về Faceworks

Faceworks phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp theo hướng may đo: hệ thống được xây dựng dựa trên quy trình thực tế của từng khách hàng và linh hoạt điều chỉnh khi quy trình thay đổi. Với phần mềm quản lý tài sản Faceworks, doanh nghiệp quản lý trọn vòng đời tài sản bằng mã QR, ứng dụng di động và dữ liệu IoT, từ mua sắm, cấp phát, điều chuyển, bảo dưỡng, kiểm kê đến thanh lý.

Câu hỏi thường gặp

Faceworks đã triển khai gì cho Vĩnh Hoàn?

Faceworks triển khai hệ thống quản lý tài sản cho nhà máy với khoảng 500 người dùng, gồm hồ sơ tài sản 3 cấp, mã QR và RFID, điều chuyển, sửa chữa, bảo dưỡng theo định mức và cảm biến, kiểm kê, khấu hao, thanh lý, vật tư dự phòng, đánh giá nhà cung cấp và kết nối kế toán / ERP.

Phần mềm quản lý tài sản có kết nối cảm biến IoT không?

Có. Thiết bị gắn cảm biến được ghi nhận thời gian hoạt động và trạng thái theo tham số, làm căn cứ lập lịch bảo dưỡng và báo cáo thời gian hoạt động của tài sản.

Hệ thống có hỗ trợ RFID không?

Có. Bên cạnh mã QR, tài sản có thể được định danh bằng RFID để kiểm kê và tra cứu nhanh hơn.

Luồng phê duyệt được thiết lập như thế nào?

Mỗi nghiệp vụ như điều chuyển, sửa chữa, bảo dưỡng, thanh lý, điều chỉnh khấu hao hay đề xuất vật tư dự phòng có cấu hình duyệt riêng theo cơ cấu tổ chức, kèm cấu hình người nhận thông báo.

Giải pháp phù hợp với doanh nghiệp nào?

Giải pháp phù hợp với nhà máy chế biến thủy sản, thực phẩm, doanh nghiệp có chuỗi lạnh và các nhà máy sản xuất có nhiều máy móc cần bảo dưỡng định kỳ, phê duyệt chặt chẽ.