Case study Quản lý thiết bị quay phim và tài sản văn phòng bằng mã QR

Mỗi chương trình truyền hình cần đến máy quay, ống kính, đèn, micro và nhiều thiết bị chuyên dụng có giá trị cao, thường xuyên được mang ra hiện trường rồi trở về kho. Một kênh truyền hình tại Việt Nam đã ứng dụng phần mềm quản lý tài sản Faceworks từ năm 2020 để quản lý thiết bị quay phim và tài sản văn phòng bằng mã QR.

Thông tin dự án

Kênh truyền hình – thiết bị chuyên dụng luôn trong trạng thái di chuyển

Với một đơn vị sản xuất nội dung truyền hình, thiết bị quay phim là tài sản quan trọng bậc nhất. Thiết bị được cấp cho từng ê-kíp theo lịch sản xuất, đưa ra hiện trường, rồi thu hồi về kho để chuẩn bị cho chương trình tiếp theo. Song song đó là khối tài sản văn phòng phục vụ công tác biên tập và hành chính.

Bài toán quản lý thiết bị sản xuất chương trình

Thiết bị luân chuyển liên tục giữa kho và ê-kíp

Một thiết bị có thể qua tay nhiều ê-kíp trong tuần. Đơn vị cần biết thiết bị đang được ai giữ, giao từ khi nào và bao giờ trả về.

Tài sản giá trị cao cần theo dõi khấu hao

Thiết bị quay phim có giá trị lớn và thời gian khấu hao riêng. Khi thiết bị hết giá trị sử dụng, việc thanh lý cần được ghi nhận rõ ràng.

Kiểm kê cần chính xác

Tài sản nằm ở nhiều bộ phận và nhiều trạng thái khác nhau: trong kho, đang cấp phát, đang sửa chữa. Kiểm kê thủ công dễ bỏ sót.

Giải pháp Faceworks: mã QR cho từng thiết bị

Faceworks triển khai hệ thống quản lý tài sản trên web và ứng dụng di động. Mỗi thiết bị quay phim và tài sản văn phòng được gắn một mã QR riêng, mọi nghiệp vụ được thực hiện bằng thao tác quét mã.

Cấp phát và thu hồi cho từng ê-kíp

Khi ê-kíp nhận thiết bị, thủ kho quét QR và lập phiếu cấp phát gắn với bộ phận nhận. Khi công việc hoàn thành, thiết bị được thu hồi về kho trên hệ thống. Thiết bị chuyển giữa các bộ phận được ghi nhận bằng phiếu điều chuyển, lịch sử luôn đầy đủ.

Giao diện mô phỏng, số liệu chỉ mang tính minh họa.

Kiểm kê bằng ứng dụng, khấu hao và thanh lý trên cùng hồ sơ

Nhân viên dùng ứng dụng quét QR để kiểm kê theo bộ phận, hệ thống đối chiếu với dữ liệu. Khấu hao được theo dõi theo từng tài sản. Thiết bị hết giá trị sử dụng được đưa vào quy trình thanh lý, toàn bộ thông tin nằm trên cùng hồ sơ tài sản.

Giao diện mô phỏng, số liệu chỉ mang tính minh họa.

Những giá trị đơn vị ghi nhận

Biết thiết bị đang ở đâu. Mỗi thiết bị có trạng thái, bộ phận đang giữ và lịch sử giao nhận.

Kiểm kê nhanh, chính xác. Quét QR thay cho đối chiếu danh sách giấy.

Giá trị tài sản minh bạch. Khấu hao và thanh lý được theo dõi trên cùng hệ thống.

Góc nhìn: thiết bị chuyên dụng cần được quản lý như một dòng chảy

Khác với tài sản văn phòng đứng yên, thiết bị sản xuất chương trình liên tục đi ra, đi về. Quản lý bằng sổ sách chỉ cho biết danh sách tài sản, không cho biết dòng chảy của chúng.

Mã QR và phiếu cấp phát, thu hồi trên hệ thống giúp mỗi lần giao nhận đều để lại dấu vết, từ đó đơn vị chủ động sắp xếp thiết bị cho lịch sản xuất.

Về Faceworks

Faceworks phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp theo hướng may đo: hệ thống được xây dựng dựa trên quy trình thực tế của từng khách hàng và linh hoạt điều chỉnh khi quy trình thay đổi. Với phần mềm quản lý tài sản Faceworks, doanh nghiệp quản lý trọn vòng đời tài sản bằng mã QR, ứng dụng di động và dữ liệu IoT, từ mua sắm, cấp phát, điều chuyển, bảo dưỡng, kiểm kê đến thanh lý.

Câu hỏi thường gặp

Faceworks đã triển khai gì cho kênh truyền hình này?

Từ năm 2020, Faceworks triển khai hệ thống quản lý tài sản cho thiết bị quay phim và tài sản văn phòng, gồm mã QR, cấp phát, thu hồi, điều chuyển, kiểm kê bằng app, khấu hao và thanh lý, với 40 người dùng.

Phần mềm quản lý thiết bị quay phim hoạt động như thế nào?

Mỗi thiết bị có mã QR riêng. Khi giao cho ê-kíp, thủ kho quét QR và lập phiếu cấp phát. Khi trả về, thiết bị được thu hồi trên hệ thống, lịch sử được lưu đầy đủ.

Có kiểm kê thiết bị bằng điện thoại được không?

Có. Nhân viên dùng ứng dụng di động quét QR theo từng bộ phận, hệ thống tự đối chiếu với dữ liệu tài sản.

Hệ thống có quản lý khấu hao và thanh lý không?

Có. Khấu hao được theo dõi theo từng tài sản, thiết bị hết giá trị sử dụng được đưa vào quy trình thanh lý trên hệ thống.

Giải pháp phù hợp với đơn vị nào?

Giải pháp phù hợp với đài, kênh truyền hình, công ty sản xuất nội dung, đơn vị truyền thông, sự kiện và các tổ chức có nhiều thiết bị chuyên dụng cần cấp phát, thu hồi thường xuyên.