Case study Venesa: Quản lý hàng chục nghìn tài sản tại chuỗi trung tâm thẩm mỹ bằng mã QR

Với một chuỗi thẩm mỹ có hơn 10 trung tâm, mỗi chiếc máy chăm sóc da, mỗi thiết bị laser hay mỗi bộ máy tính đều cần được biết rõ đang ở đâu, ai phụ trách, đã dùng bao nhiêu và khi nào cần bảo dưỡng. Chuỗi thẩm mỹ Venesa đã cùng Faceworks số hóa toàn bộ vòng đời của hàng chục nghìn tài sản trên một nền tảng duy nhất, kết nối kho tổng với từng trung tâm bằng mã QR.

Thông tin dự án

Chuỗi thẩm mỹ Venesa – quy mô lớn, thiết bị là trung tâm của dịch vụ

Venesa vận hành hệ thống hơn 10 trung tâm chăm sóc sắc đẹp trên toàn quốc. Chất lượng dịch vụ tại mỗi trung tâm gắn liền với tình trạng của thiết bị làm đẹp: thiết bị hoạt động ổn định, được bảo dưỡng đúng lịch thì khách hàng có trải nghiệm tốt và lịch hẹn không bị gián đoạn.

Bên cạnh thiết bị chuyên môn, mỗi trung tâm còn có thiết bị IT, nội thất và nhiều tài sản khác. Khi số lượng lên đến hàng chục nghìn và phân tán trên nhiều địa điểm, doanh nghiệp cần một cách quản lý thống nhất cho toàn chuỗi.

Bài toán của một chuỗi tài sản phân tán

Tài sản luân chuyển liên tục giữa kho tổng và các trung tâm

Thiết bị mới được nhập về kho tổng rồi bàn giao xuống trung tâm, có lúc được điều chuyển giữa các cơ sở. Mỗi lần giao nhận cần được xác nhận và lưu lại để biết tài sản đang thuộc trách nhiệm của ai.

Thiết bị làm đẹp cần bảo dưỡng theo mức độ sử dụng

Có thiết bị cần bảo dưỡng theo chu kỳ thời gian, có thiết bị cần bảo dưỡng theo số lượt sử dụng thực tế. Trung tâm đông khách sẽ đến kỳ bảo dưỡng sớm hơn trung tâm ít khách, nên một lịch cố định chung khó đáp ứng.

Kiểm kê định kỳ trên hàng chục nghìn tài sản

Kiểm kê thủ công trên toàn hệ thống trung tâm tốn nhiều công sức. Doanh nghiệp cần một cách kiểm kê nhanh, đối chiếu tự động và có biên bản rõ ràng.

Ban lãnh đạo cần số liệu theo từng đơn vị

Giá trị tài sản, khấu hao, chi phí sửa chữa, bảo dưỡng và tài sản báo mất cần được tổng hợp theo từng trung tâm để ra quyết định đầu tư và phân bổ.

Giải pháp Faceworks: một hồ sơ số cho mỗi tài sản

Faceworks xây dựng cho Venesa hệ thống quản lý tài sản theo đúng mô hình chuỗi: kho tổng, trung tâm và phòng ban được tổ chức thành cây đơn vị, quyền truy cập được phân theo từng cấp. Mỗi tài sản có một hồ sơ số và một tem QR riêng, được tạo nhanh bằng import và in tem hàng loạt.

Bàn giao có xác nhận, lịch sử rõ ràng

Tài sản mới hoặc tài sản đang ở kho tổng được bàn giao xuống trung tâm bằng phiếu trên hệ thống. Bên nhận xác nhận, biên bản bàn giao được in trực tiếp từ phần mềm. Mọi lần bàn giao đều được lưu vào lịch sử của tài sản, giúp truy vết khi cần.

Bảo dưỡng theo chu kỳ và theo chỉ số sử dụng

Mỗi loại tài sản được thiết lập định mức bảo dưỡng theo thời gian, theo chỉ số sử dụng thực tế hoặc cả hai. Nhân viên trung tâm cập nhật chỉ số sử dụng ngay trên ứng dụng, hệ thống tự tính thời điểm bảo dưỡng tiếp theo và đưa vào lịch. Phiếu sửa chữa, bảo dưỡng ghi nhận cả vật tư sử dụng, nên chi phí được gắn đúng với từng thiết bị.

Giao diện mô phỏng, số liệu chỉ mang tính minh họa.

Kiểm kê bằng ứng dụng, báo mất có quy trình

Mỗi đợt kiểm kê được tạo trên hệ thống, nhân viên quét QR bằng ứng dụng để ghi nhận tài sản thực tế. Kết quả được đối chiếu với dữ liệu và in thành biên bản kiểm kê. Tài sản thất lạc được báo mất theo quy trình riêng, có lịch sử và báo cáo để xử lý.

Thanh lý và khấu hao trên cùng nền tảng

Tài sản hết giá trị sử dụng được lập biên bản thanh lý ngay trên hệ thống. Khấu hao được theo dõi theo từng tài sản, giúp bộ phận tài chính nắm giá trị còn lại của toàn chuỗi.

Giao diện mô phỏng, số liệu chỉ mang tính minh họa.

Những giá trị Venesa ghi nhận

Hệ thống giúp doanh nghiệp có một nguồn dữ liệu tài sản thống nhất cho toàn chuỗi, thay cho nhiều bảng tính riêng lẻ ở từng trung tâm.

Biết rõ tài sản ở đâu. Mỗi tài sản có vị trí, người phụ trách và lịch sử bàn giao.

Bảo dưỡng chủ động. Lịch bảo dưỡng tự sinh theo chu kỳ và mức độ sử dụng thực tế.

Báo cáo theo từng đơn vị. Tài sản, kiểm kê, sửa chữa, bảo dưỡng, thanh lý, khấu hao và báo mất đều có báo cáo riêng.

Góc nhìn: vì sao chuỗi dịch vụ cần quản lý tài sản bằng QR?

Với chuỗi nhiều cơ sở, tài sản vừa nhiều vừa luôn di chuyển. Khi dữ liệu nằm ở từng cơ sở, doanh nghiệp khó biết tổng số tài sản, tình trạng thiết bị và chi phí thực sự của từng điểm kinh doanh.

Mã QR biến mỗi tài sản thành một điểm dữ liệu có thể cập nhật tại chỗ. Kết hợp với lịch bảo dưỡng theo chỉ số, doanh nghiệp chuyển từ sửa khi hỏng sang chủ động giữ thiết bị luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng.

Về Faceworks

Faceworks phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp theo hướng may đo: hệ thống được xây dựng dựa trên quy trình thực tế của từng khách hàng và linh hoạt điều chỉnh khi quy trình thay đổi. Với phần mềm quản lý tài sản Faceworks, doanh nghiệp quản lý trọn vòng đời tài sản bằng mã QR, ứng dụng di động và dữ liệu IoT, từ mua sắm, cấp phát, điều chuyển, bảo dưỡng, kiểm kê đến thanh lý.

Câu hỏi thường gặp

Faceworks đã triển khai gì cho chuỗi thẩm mỹ Venesa?

Faceworks triển khai hệ thống quản lý tài sản cho hàng chục nghìn tài sản tại hơn 10 trung tâm, gồm hồ sơ tài sản và mã QR, bàn giao, chỉ số sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa, kiểm kê bằng app, báo mất, thanh lý, khấu hao và báo cáo.

Phần mềm lập lịch bảo dưỡng thiết bị làm đẹp như thế nào?

Mỗi loại thiết bị có định mức bảo dưỡng theo thời gian hoặc theo chỉ số sử dụng. Khi nhân viên cập nhật chỉ số trên app, hệ thống tự tính kỳ bảo dưỡng tiếp theo và đưa vào lịch.

Kiểm kê tài sản cho cả chuỗi trung tâm có mất nhiều thời gian không?

Nhân viên tại mỗi trung tâm quét QR bằng ứng dụng di động, kết quả được đối chiếu tự động với hệ thống và in thành biên bản kiểm kê, giúp rút ngắn đáng kể thời gian tổng hợp.

Hệ thống có quản lý tài sản báo mất và thanh lý không?

Có. Tài sản báo mất được ghi nhận theo quy trình và có báo cáo riêng. Tài sản thanh lý được lập biên bản, theo dõi chi tiết và tổng hợp trong báo cáo thanh lý.

Giải pháp phù hợp với doanh nghiệp nào?

Giải pháp phù hợp với chuỗi thẩm mỹ, spa, phòng khám, bán lẻ và các doanh nghiệp có nhiều cơ sở, nhiều thiết bị cần bàn giao, bảo dưỡng và kiểm kê định kỳ.