Giải pháp quản lý hồ sơ hiệu quả cho doanh nghiệp: Tối ưu quy trình và Tăng năng suất

Để tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý cho doanh nghiệp, bộ phận nhân sự cần có một quy trình quản lý hồ sơ được chuẩn hoá. Việc sắp xếp và quản lý hồ sơ nhân sự một cách hệ thống sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho khâu tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân viên. Vậy đâu là giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp, hãy cùng Faceworks đưa ra giải đáp cho vấn đề này trong bài viết dưới đây.

Video hướng dẫn chi tiết và thực tế về cách triển khai giải pháp quản lý hồ sơ hiệu quả cho doanh nghiệp

Tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ nhân sự

Tùy theo quy trình và yêu cầu của từng công ty mà danh sách hồ sơ nhân sự cần quản lý sẽ có sự khác nhau. Thông thường, hồ sơ nhân sự sẽ bao gồm: Thông tin cá nhân, trình độ, bằng cấp, chuyên môn, khen thưởng, kỷ luật, bảo hiểm, hợp đồng lao động…

Lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách khoa học sẽ vô cùng có ích cho doanh nghiệp, bởi: 

• Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là yêu cầu bắt buộc của Luật Việt Nam: mọi doanh nghiệp đều cần quản lý, cập nhật theo các nguyên tắc lưu trữ hồ sơ và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. 
• Quản lý hiệu quả nguồn nhân lực doanh nghiệp, có đầy đủ thông tin, căn cứ khi đưa ra các quyết định về nhân sự. 
• Có cơ sở để giải quyết khi xảy ra những tranh chấp liên quan tới người lao động.

Nhược điểm khi quản lý hồ sơ nhân sự theo cách thủ công

Các phương pháp lưu trữ hồ sơ truyền thống qua giấy tờ, sổ sách luôn tồn tại những nhược điểm cố hữu gồm: 

• Khối lượng giấy tờ quá lớn, dễ thất lạc.
• Khó khăn trong việc kiểm tra, tra cứu thông tin, dữ liệu.
• Thông tin về việc luân chuyển nhân sự, bãi nhiệm, gia hạn hợp đồng với nhân viên có độ trễ nhất định.
• Dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót do tài liệu được kiểm soát thủ công.

Nhược điểm khi quản lý hồ sơ nhân sự qua giấy tờ, sổ sách

Cùng với sự phát triển của công nghệ, việc lưu trữ hồ sơ bằng phần mềm ngày càng phổ biến hơn, giúp tối ưu quy trình quản lý và khắc phục được những nhược điểm của việc lưu trữ hồ sơ theo cách truyền thống.

Số hoá quy trình quản lý hồ sơ nhân sự với phần mềm quản lý nhân sự Faceworks

• Lưu trữ thông minh với dữ liệu lớn

Phần mềm có thể lưu trữ toàn bộ thông tin về nhân sự theo các phòng ban, khối ngành,  cho phép upload các tệp tin, hồ sơ minh chứng cần thiết, giúp bộ phận nhân sự quản lý trạng thái thừa thiếu của thông tin. Bên cạnh đó, hệ thống cũng giúp in ấn bảng biểu, hợp đồng dựa theo yêu cầu sử dụng. 

Qua đó, dữ liệu sẽ được cập nhật tập trung, người dùng có thể tra cứu dễ dàng danh sách nhân viên, lịch sử điều động, lịch sử khen thưởng, quyết định tăng lương và nhiều mục thông tin khác. Ngoài ra để phù hợp với quy trình riêng biệt tại mỗi công ty, phần mềm có thể được tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.

• Thiết kế app giúp tăng trải nghiệm của người dùng

Mỗi nhân viên đều có thể đăng nhập và sử dụng tài khoản cá nhân trên app điện thoại để nhập và tùy chỉnh thông tin cần thiết. Tuy nhiên hệ thống sẽ  phân quyền những trường thông tin cho phép nhân viên tự cập nhật và những trường hợp cần được duyệt từ cấp trên để thay đổi hoặc những trường hợp không thể thay đổi. Tất cả đều có thể được giới hạn để kiểm soát nhằm đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn dữ liệu theo quy định của doanh nghiệp.

• Thông báo, gửi lời chúc vào các ngày lễ, các dịp đặc biệt

Vào các dịp đặc biệt, các ngày lễ như ngày 20/10, ngày 8/3,…  phần mềm sẽ sử dụng thông tin nhân sự lưu trữ trên hệ thống để gửi lời chúc, thông báo về quà tặng, phúc lợi theo quy định của công ty đến nhân viên. Điều này giúp nhân viên cảm nhận được văn hoá doanh nghiệp cởi mở, sự quan tâm tới từ công ty, giúp tăng sự gắn kết giữa nhân sự và công ty.  

Nếu quý khách hàng quan tâm đến phần mềm quản lý nhân sự Faceworks và muốn nhận được tư vấn chuyên sâu hơn, xin vui lòng liên hệ theo số điện thoại: 0974 69 6600 để đặt lịch tư vấn và khảo sát. 

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

➤ Địa chỉ: Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

➤ ĐT (tư vấn 24/7): 0974 69 6600

➤ Email: info@tit-vn.com