Tạo quy trình và các bước phê duyệt bằng phương pháp truyền thống

Thông thường, lãnh đạo sẽ là người quy định các bước lần lượt để thực hiện các quy trình cần thiết như quy trình kinh doanh, quy trình nghỉ phép,… Khi nhân viên muốn tiến hành đề xuất hoặc báo cáo quy trình, đều phải tiến hành từng bước nhỏ, thông qua nhiều lần kiểm duyệt rồi mới có thể đưa vào thực hiện. Một cách các doanh nghiệp nhận thấy nhanh chóng hơn một chút, là thực hiện các bước phê duyệt bằng email. Tuy nhiên, muốn làm được điều đó, người duyệt buộc phải xem lại lịch sử đề xuất của bộ phận yêu cầu, để cân nhắc và tính toán xét duyệt hợp lý nhất. Khi gặp những vấn đề đột xuất, hoặc cần bổ sung, sửa đổi quy trình, lãnh đạo phải tốn khá nhiều thời gian thông báo, đào tạo lại nhân viên của các phòng ban mà hiệu quả chưa chắc đã cao như kỳ vọng. Chưa kể, tình trạng thiếu tương tác giữa các người duyệt cũng xảy ra thường xuyên, kéo theo kết quả công việc bị ảnh hưởng nghiêm trọng. 

Tạo quy trình và các bước phê duyệt bằng cách áp dụng phần mềm công nghệ

Ngày nay, khi thời đại công nghệ phát triển, các lãnh đạo doanh nghiệp đã lựa chọn cách sử dụng phần mềm công nghệ để hỗ trợ tạo quy trình và các bước phê duyệt, rút ngắn thời gian, các công đoạn một cách đáng kể. Theo đó, từng bước quy trình và chức năng phê duyệt được thiết lập từng bước theo nhu cầu của lãnh đạo đều được cập nhật để đưa lên hệ thống phần mềm công nghệ làm việc. Chính vì thế, khi muốn thay đổi hoặc bổ sung các bước của từng quy trình, thì người lãnh đạo chỉ cần sửa đổi ở trên hệ thống là các phòng ban bên dưới sẽ được gửi thông báo về để thực hiện. Những bước cơ bản sẽ được tạo trên hệ thống đã được lập trình sẵn, lãnh đạo chỉ cần phân quyền cho nhân viên của từng bộ phận chịu trách nhiệm chính. Khi có đề xuất, hệ thống sẽ tự động gửi cho trưởng phòng, sau khi duyệt xong lại đẩy dữ liệu lên cho lãnh đạo. Khi đưa vào hoạt động, hệ thống cũng làm giúp nhân sự việc tự động kiểm soát, so sánh định mức giữa kế hoạch đặt ra và thực tế làm việc hay thậm chí là báo cáo theo mẫu có sẵn. Đồng thời, các dữ liệu về chi phí giao dịch cũng được hệ thống lưu lại, hỗ trợ cho bộ phận kế toán có thể dễ dàng hạch toán chi tiêu cụ thể cho các kế hoạch sắp tới. 

Với phương thức này, quá trình làm việc được rút gọn nhất có thể, không những tiết kiệm được phần lớn thời gian, mà còn tạo sự kết nối giữa các bộ phận với nhau khi làm việc, cũng tránh được tình trạng phải hỏi nhiều lần, duyệt nhiều lần. Các đơn đề xuất kể cả sau khi kết thúc đề án cũng vẫn được lưu lại trên hệ thống, không cần phải qua bộ phận kho lưu lại, nên việc thất lạc, cũ rách tài liệu được hạn chế hết mức có thể.