Quản lý tạo và phê duyệt chứng từ nghiệm thu sử dụng hoặc cung cấp sản phẩm dịch vụ theo hợp đồng bằng phương truyền thống

Đối với các chứng từ, các biên bản nghiệm thu của công ty thông thường sẽ do trường phòng kinh doanh tự tính toán bằng tay, xem xét và đưa lên lãnh đạo chờ kiểm tra, phê duyệt. Sau khi nhận được phê duyệt từ cấp trên mới có thể dùng các biên bản đó để mấu chốt cho các hoạt động của các bộ phận, nhân sự liên quan. Việc cung cấp sản phẩm dịch vụ theo hợp đồng cũng tương tự như vậy, đều phải tự tạo hợp đồng gồm các điều khoản quyền lợi…. và đưa lên cấp trên để phê duyệt. Chính vì cách làm thủ công hoàn toàn như vậy, nhân viên phụ trách không thể đối chiếu chính xác với đơn giá thực tế, dễ gây nhầm lẫn, sai sót thông tin. Đồng thời, người lãnh đạo đó cũng không thể quản lý được một cách tổng thể, việc cứ phải chờ phê duyệt rồi chuyển qua nhiều nơi gây mất thời gian, ảnh hưởng tới năng suất làm việc.

Phần mềm hỗ trợ quy trình quản lý tạo và phê duyệt chứng từ nghiệm thu sử dụng hoặc cung cấp sản phẩm dịch vụ theo hợp đồng

Phần mềm công nghệ đang chiếm ưu thế hơn hẳn phương pháp truyền thống do những ưu việt mà nó mang lại. Theo đó, nhân viên chỉ cần  dựa vào thông tin có sẵn và kích hoạt phần mềm tính toán theo các công thức được lập trình sẵn để đưa ra kết quả cuối cùng. Các dữ liệu về định mức, đơn giá thu mua… đều được cập nhật trên hệ thống chính xác. Từ đó, công ty có thể dễ dàng rà soát, đối sánh với đơn giá thực tế và hệ thống sẽ cập nhật xem đã đạt tiêu chuẩn hay chưa. Đồng thời, do được lập trình theo quy tắc của doanh nghiệp mà kết quả tính ra luôn đạt mức rõ ràng, hợp lý. Dữ liệu được tập trung tại một chỗ và định hướng theo một hướng đi chung của công ty. Vì vậy, trưởng phòng hay các cấp lãnh đạo cũng dễ dàng theo dõi, kiểm tra và phê duyệt ngay trên hệ thống, tiết kiệm được thời gian hơn bao giờ hết.