Khó khăn trong hoạt động quản lý trung tâm du học

Khó khăn trong hoạt động quản lý trung tâm du học

Tại Việt Nam, xu hướng đi du học càng ngày càng tăng khi nguyện vọng của các phụ huynh ngày càng mong muốn cho con được trải nghiệm môi trường học tập tại nước ngoài. Mọi người vì thế mà cũng truyền tai nhau nhiều hơn rằng Việt Nam nằm trong top 10 các nước có số lượng du học sinh nhiều nhất thế giới. Thực tế cho đến nay thì Bộ GD-ĐT chưa có thống kê chính xác nào về số lượng du học sinh Việt Nam tại các nước, song có điều rõ ràng rằng, con số này ngày càng tăng. Điều này đặt ra không ít thách thức đối với công tác quản lý tư vấn du học. Trong đó phổ biến nhất là hai khó khăn dưới đây:

1. Số lượng các trung tâm tư vấn du học ngày càng nhiều

Nhu cầu đi du học nước ngoài tăng dẫn đến sự ra đời của các công ty, trung tâm tư vấn du học trên khắp cả nước, trong đó tập trung ở các thành phố, nơi điều kiện kinh tế – xã hội phát triển. Các tổ chức tư vấn giáo dục đã góp phần đáp ứng nhu cầu cho học sinh và những người muốn tìm hiểu thông tin, muốn được cung cấp các hình thức dịch vụ trung thực về học tập, nâng cao kiến thức ở nước ngoài. Các cơ sở tư vấn du học tập trung tại 20/30 quận, huyện của Hà Nội, trong đó quận Cầu Giấy có nhiều cơ sở TVDH nhất với 55 cơ sở, tiếp đến là quận Nam Từ Liêm và Bắc Từ Liêm – 33 cơ sở, Đống Đa – 31 cơ sở, Ba Đình – 25 cơ sở, Hai Bà Trưng – 20 cơ sở… Sức cạnh tranh giữa các trung tâm tư vấn du học cũng ngày càng khốc liệt căng thẳng hơn.

2. Quá trình hoàn thành hồ sơ phức tạp

Việc xử lý hồ sơ du học cho học sinh, sinh viên cần sự tỉ mỉ và cẩn thận. Hồ sơ du học thường có nhiều yêu cầu và các tiêu chí khác nhau từ các trường học nước ngoài, đặc biệt là các trường học danh tiếng ở các nước lớn nổi tiếng về giáo dục. Với số lượng học sinh và hồ sơ lớn, việc bạn nhầm lẫn, sai sót trong quá trình làm việc là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, từ một sai sót nhỏ có thể dẫn đến những thất thoát lớn. Sẽ khó có thể cạnh tranh với những đối thủ lớn nếu như việc nhầm lẫn, sai sót đó trở nên thường xuyên hơn. Chính vì vậy việc xử lý và hoàn thành hồ sơ mất khá nhiều thời gian và công sức trong các khâu để việc đi du học của các học sinh, sinh viên diễn ra một cách suôn sẻ nhất.

3. Quản lý nhân viên

Việc quản lý quá trình làm việc của nhân viên cũng trở thành vấn đề nếu như không có kế hoạch quản lý hiệu quả. Sẽ rất khó để xác định được thời gian, hiệu quả, năng suất làm việc của nhân viên khi bạn quản lý bằng phương pháp truyền thống. Thường các trung tâm du học sẽ có một số lượng nhân viên lớn để đáp ứng đủ được các công việc theo đúng quy trình tư vấn và chuẩn bị xử lý hồ sơ du học cho các học sinh, sinh viên. Qua đó các trung tâm cũng gặp khó khăn trong thao tác quản lý nhân viên, khiến cho việc quản lý thời gian, năng suất và hiệu quả công việc trở thành vấn đề trăn trở.

4. Yêu cầu của trường học nước ngoài

Mỗi trường học, mỗi quốc gia có một yêu cầu khác nhau trong quá trình làm hồ sơ du học. Sự phức tạp tăng lên khi nhu cầu, khả năng và nguyện vọng của học sinh cũng có những điểm khác biệt. Khó khăn cho trung tâm du học ở chỗ, là điều chỉnh sao cho nhu cầu du học của học sinh phải phù hợp với yêu cầu tuyển sinh của các trường học. Sẽ không dễ dàng gì nếu như bạn không có kế hoạch quản lý thông tin hiệu quả.

Dựa vào những khó khăn trên, chúng tôi đã nghiên cứu và cho ra Phần mềm quản lý trung tâm du học Faceworks với các tính năng vô cùng nổi trội. Đặc biệt là khả năng lưu trữ thông tin không giới hạn, tiện lợi và dễ dàng sử dụng, không cần cài đặt phức tạp. Phần mềm quản lý trung tâm du học Faceworks có thể hỗ trợ các bạn:

• Quản lý khách hàng: Bạn có thể cập nhật, lưu trữ thông tin cụ thể của khách hàng, bao gồm: tên, ngày sinh, bằng cấp, nhu cầu du học, thông tin liên lạc, chứng chỉ, thông tin cụ thể của phụ huynh, thông tin tài chính,… Từ đó bạn có thể phân loại khách hàng theo từng tiêu chí cụ thể. Bạn có thể quản lý theo từng nhóm với những đặc trưng khác nhau. Từ đó, bạn có thể thực hiện công việc tư vấn, chăm sóc khách hàng và hỗ trợ làm hồ sơ, thủ tục dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian hơn.
• Quản lý quá trình chăm sóc và làm việc: Người quản lý có thể giao việc cho mỗi nhân viên, từ đó nhân viên trực tiếp nhận việc trên hệ thống phần mềm. Phần mềm tự động nhắc nhở công việc, lịch hẹn cho nhân viên qua SMS, Email,… từ đó nhân viên có thể tránh được tình trạng quên công việc và quên lịch hẹn. Quá trình làm việc cũng có thể được đảm bảo hiệu quả khí sử dụng phần mềm.
• Quản lý hợp đồng du học: Bạn có thể lưu trữ thông tin chi tiết cho mỗi hợp đồng. Hệ thống sẽ thông báo và nhắc nhở những hợp đồng đến hạn, báo cáo công nợ phải thu, phải trả, lọc danh sách hợp đồng theo từng tiêu chí. Bạn cũng có thể tìm kiếm thông tin hợp đồng nhanh hơn với công cụ tìm kiếm của phần mềm.
• Quản lý nhân viên: Đối với những trung tâm lớn, số lượng nhân viên nhiều khiến cho công việc quản lý trở nên khó khăn hơn. Bạn khó có thể quản lý một cách cụ thể công việc, thời gian và năng suất làm việc của mỗi nhân viên. Phần mềm quản lý trung tâm du họcFaceworks có thể cập nhật chính xác và khách quan thời gian, hiệu quả làm việc của nhân viên định kỳ bằng hệ thống phần mềm.
• Quản lý thông tin trường học: Phần mềm quản lý trung tâm du học Faceworks hỗ trợ bạn cập nhật một cách cụ thể và chi tiết nhất thông tin về các trường học. Từ đó, bạn có thể tìm kiếm thông tin của các trường học một cách nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tư vấn.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý trung tâm du học, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể.

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/