Phần mềm quản lý trung tâm tư vấn du học theo toàn bộ hành trình hồ sơ
Faceworks giúp trung tâm quản lý khách hàng, lịch sử tư vấn, hồ sơ du học, visa, hợp đồng, công nợ, trường đối tác, cộng tác viên và tiến độ xử lý trên một hệ thống thống nhất.
Hồ sơ du học càng nhiều, quản lý thủ công càng dễ bỏ sót
Mỗi khách hàng có mục tiêu, quốc gia, trường, chương trình học, loại visa và danh sách giấy tờ khác nhau. Nếu quản lý bằng Excel, email và nhóm chat, trung tâm rất khó kiểm soát đầy đủ tiến độ.
Khách hàng bị bỏ quên sau tư vấn
Không có lịch nhắc rõ ràng khiến nhân viên chậm gọi lại, bỏ sót lịch hẹn hoặc mất khách tiềm năng.
Hồ sơ nằm ở nhiều nơi
Ảnh, hợp đồng, bảng điểm, hộ chiếu và giấy tờ được lưu trên máy cá nhân, email hoặc thư mục rời rạc.
Không biết hồ sơ đang vướng ở đâu
Ban quản lý khó biết bộ hồ sơ đang chờ khách bổ sung, chờ trường, chờ visa hay chờ thanh toán.
Công nợ và hợp đồng khó đối soát
Các đợt thanh toán, phí dịch vụ, hoàn phí và chi phí cộng tác viên không được theo dõi tập trung.
Khó kiểm soát cộng tác viên
Không rõ khách hàng đến từ đại lý nào, doanh thu phát sinh bao nhiêu và hoa hồng cần thanh toán thế nào.
Nhiều chi nhánh thiếu đồng bộ
Dữ liệu khách hàng, chương trình học và báo cáo giữa các cơ sở không thống nhất.
Hình dung trực quan cách quản lý khách hàng và hồ sơ du học
Video dưới đây giúp người xem hình dung rõ hơn cách trung tâm theo dõi khách hàng, quá trình tư vấn và các nghiệp vụ quản lý trên hệ thống.
Quản lý xuyên suốt từ tư vấn ban đầu đến khi học viên nhập học
Mỗi khách hàng được theo dõi bằng một hồ sơ thống nhất, không cần nhập lại dữ liệu ở từng giai đoạn.
Các phân hệ có thể tùy chỉnh theo quy trình của trung tâm
Faceworks không áp một mẫu cố định mà thiết kế theo loại hình thị trường, quốc gia, trường đối tác và cách xử lý hồ sơ thực tế.
CRM khách hàng 360°
Lưu thông tin cá nhân, phụ huynh, trường đang học, nhu cầu, quốc gia, ngành và chương trình mong muốn.
Lịch sử tư vấn
Ghi nhận cuộc gọi, nội dung trao đổi, phản hồi, lịch hẹn và kết quả làm việc với khách hàng.
Quản lý tài liệu
Lưu hộ chiếu, học bạ, bằng cấp, bảng điểm, hợp đồng, ảnh và các giấy tờ liên quan.
Checklist hồ sơ
Thiết lập danh sách giấy tờ bắt buộc theo quốc gia, trường, chương trình hoặc loại visa.
Visa và nhập học
Theo dõi các bước nộp trường, thư mời, đóng phí, visa, vé máy bay và ngày nhập học.
Hợp đồng dịch vụ
Quản lý giá trị, trạng thái, phụ lục, chi phí và lịch sử thực hiện theo từng khách hàng.
Công nợ và thanh toán
Theo dõi khoản phải thu, đã thu, còn thiếu, lịch thanh toán và cảnh báo quá hạn.
Đại lý và cộng tác viên
Quản lý nguồn giới thiệu, khách hàng thành công, doanh thu và hoa hồng theo từng đối tác.
Trường và chương trình học
Lưu quốc gia, trường, ngành, học phí, điều kiện đầu vào, kỳ nhập học và yêu cầu hồ sơ.
SMS, Email và Zalo
Gửi nhắc lịch, giấy tờ còn thiếu, hạn thanh toán và thông báo tiến độ hồ sơ.
Quản lý nhiều chi nhánh
Phân quyền dữ liệu theo cơ sở, bộ phận, nhân viên và phạm vi khách hàng được phụ trách.
Dashboard điều hành
Theo dõi khách hàng, tỷ lệ ký hợp đồng, hồ sơ, visa, doanh thu, công nợ và hiệu suất nhân viên.
Mỗi bộ hồ sơ có checklist, người phụ trách và thời hạn rõ ràng
Trung tâm có thể xây dựng quy trình riêng cho từng quốc gia, chương trình và loại visa.
Biết ngay hồ sơ đang ở giai đoạn nào và đang chờ ai
Thay vì hỏi từng nhân viên, người quản lý có thể xem trạng thái hồ sơ theo thời gian thực và tra cứu toàn bộ lịch sử xử lý.
Quản lý đầy đủ doanh thu, chi phí và các đợt thanh toán
Hệ thống giúp trung tâm kiểm soát tài chính theo từng khách hàng, hợp đồng, nhân viên tư vấn hoặc chi nhánh.
Các báo cáo tài chính có thể theo dõi
Doanh thu hợp đồng
Theo thời gian, chi nhánh, nhân viên và quốc gia.
Công nợ khách hàng
Đến hạn, quá hạn và lịch sử thanh toán.
Chi phí hồ sơ
Dịch thuật, đối tác, visa, vé và các khoản liên quan.
Hoa hồng
Theo đại lý, cộng tác viên hoặc nhân viên tư vấn.
Ban lãnh đạo nắm được toàn bộ tình hình trung tâm theo thời gian thực
Các chỉ số được thiết kế theo đúng cách doanh nghiệp đánh giá tuyển sinh, hồ sơ và tài chính.
Lợi ích khi triển khai Faceworks
Thiết kế theo thị trường và quy trình riêng của trung tâm
Mỗi trung tâm có cách phân loại khách hàng, xử lý hồ sơ, tính phí và quản lý đối tác khác nhau. Faceworks khảo sát thực tế rồi xây dựng hệ thống phù hợp.
Faceworks đồng hành từ khảo sát đến vận hành
Giải pháp được xây dựng dựa trên quy trình thực tế, dữ liệu và mục tiêu quản trị của trung tâm.
Trung tâm của bạn đang cần quản lý hồ sơ du học chặt chẽ hơn?
Faceworks có thể khảo sát quy trình hiện tại và thiết kế giải pháp phù hợp từ trung tâm nhỏ đến hệ thống tư vấn du học nhiều chi nhánh.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm có quản lý được hồ sơ theo từng quốc gia không?
Có. Trung tâm có thể thiết lập checklist, quy trình, trạng thái và thời hạn riêng cho từng quốc gia, trường hoặc chương trình.
Có lưu được toàn bộ giấy tờ của khách hàng không?
Có. Hệ thống có thể lưu ảnh, hợp đồng, hộ chiếu, học bạ, bảng điểm và các tài liệu liên quan theo từng hồ sơ.
Có quản lý được đại lý và cộng tác viên không?
Có. Faceworks theo dõi khách hàng giới thiệu, doanh thu phát sinh, hợp đồng thành công và hoa hồng theo từng đối tác.
Có nhắc hồ sơ sắp đến hạn không?
Có thể thiết lập cảnh báo cho giấy tờ còn thiếu, lịch hẹn, hạn nộp trường, hạn thanh toán hoặc các bước xử lý sắp quá hạn.
Có quản lý được nhiều chi nhánh không?
Có. Hệ thống hỗ trợ phân quyền theo chi nhánh, bộ phận, nhân viên và dashboard tổng hợp toàn doanh nghiệp.
Các sản phẩm liên quan
Phần mềm quản lý
trung tâm đào tạo
Quản lý học viên, giáo viên, chương trình đào tạo, Lớp học, Khóa học, Thời khóa biểu, Thu chi…
Phần mềm quản lý
Trung tâm tiếng anh
Faceworks giúp quản lý học viên, tối ưu nguồn lực về giảng viên, cơ sở vật chất và nhân viên,
Phần mềm quản lý
trung tâm ngoại ngữ
Giải pháp hữu hiệu để quản lý học viên, tư vấn, lớp học, phòng học, thời khóa biểu, giáo viên…
Phần mềm quản lý
Tuyển sinh
Giúp quản lý thông tin thí sinh, tổ chức thi tuyển, quản lý bài thi, phân loại và xếp lớp,…
Phần mềm quản lý
cửa hàng sách
Giúp quản lý khách hàng, hoạt động mua- bán, hàng hóa, kết toán thu-chi, báo cáo, hệ thống….
Phần mềm quản lý
thư viện
Quản lý đầu mục sách, thiết bị, quản lý mượn, trả sách chuyên nghiệp bằng mã vạch,…
