Lợi ích của công cụ quản lý công việc mà ít ai biết đến

Lợi ích của công cụ quản lý công việc mà ít ai biết đến

Một trong những khó khăn lớn nhất của nhà quản lý dự án chính là khả năng trao đổi thông tin đến các thành viên nhóm. Theo các chuyên gia, đây là yếu tố quyết định sự thành bại của một dự án là việc nhân viên tiếp nhận đầy đủ thông tin hay hiểu sai về chúng. Chính những công cụ quản lý công việc hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề này một cách triệt để.

1. Thúc đẩy động lực làm việc và tăng sự hợp tác

Có nhiều công cụ quản lý dùng để theo dõi dự án như: biểu đồ, sơ đồ, bảng trắng, bảng kanban,… Nhiệm vụ của nhà quản lý là tìm ra công cụ trực quan tốt nhất để nắm được khả năng của nhân viên cũng như thời hạn hoàn thành dự án.

Đồng thời, nó còn giúp nhà quản lý kích thích sự sáng tạo, tăng động lực làm việc và khả năng phối hợp giữa các thành viên.

• Giúp giúp nhân viên có cái nhìn rõ ràng hơn về những hoạt động đang diễn ra trong công ty và cho phép cả hai nhanh chóng phát hiện ra các vấn đề tắc nghẽn, kịp thời xử lý chúng.
• Nhân viên sẽ có động lực hoàn thành nhiệm vụ và hiểu hơn về công việc nếu nhìn thấy sự tiến bộ của mình, đem so sánh nó với những đồng nghiệp khác.
• Phương pháp quản lý trực quan cung cấp góc nhìn một chiều, giúp nhà quản lý nhanh chóng nhận ra công việc cần ưu tiên trước.
• Nhà quản lý dễ xác định điểm tắc nghẽn trong quá trình sản xuất, giúp tái phân bổ nguồn lực một cách phù hợp, đảm bảo công việc chung được thực hiện đúng tiến độ và không làm tăng thêm chi phí dự trù.

2. Tăng hoạt động của não bộ

Công cụ quản lý giúp kích thích khả năng suy luận, khiến não bộ linh hoạt hơn. Khi đó chúng (não bộ) sẽ huy động một lượng lớn nơ-ron thần kinh dùng để xử lý thông tin và tận dụng tối đa công suất hoạt động của các dây thần kinh này.:

• Khi suy nghĩ một cách trực quan, bạn sẽ dễ liên tưởng và nghĩ ra nhiều ý tưởng mới độc đáo.
• Hình ảnh trực quan giúp kích thích khả năng suy luận, khiến não bộ trở nên linh hoạt hơn.
• Thúc đẩy tiến trình ra quyết định.
• Tăng khả năng trao đổi thông tin, suy nghĩ của bản thân với người khác
• Tăng khả năng tiếp nhận thông tin lên tới 80%.
• Tạo các mối liên kết trực quan cho phép kết nối tới nhiều nơ-ron thần kinh, làm gia tăng khả năng ghi nhớ dữ liệu.

3. Đơn giản hóa mọi thứ

Công cụ quản lý sẽ làm giảm bớt tính phức tạp của quá trình này xuống mức đơn giản nhất có thể. Việc các nhân viên thống nhất cách làm việc với nhau, thể hiện nhiệm vụ công việc bằng hình ảnh đại diện cá nhân, sẽ khiến mọi thứ được rõ ràng, dễ hình dung hơn là cách nhà quản lý yêu cầu cả nhóm phải liên tục cập nhật tình hình thông qua email hay gọi điện.

• Phương pháp trực quan giúp mọi người đã có một cái nhìn rõ ràng về công việc của mình và nhà quản lý không phải cập nhật liên tục cho nhân viên về những việc họ cần làm.
• Nhân viên sẽ hiểu sếp đang mong đợi gì ở mình, nhờ đó nhà quản lý sẽ tiết kiệm thời gian giải thích, và cả hai sẽ hợp tác “ăn ý” với nhau hơn.
• Xử lý được một lượng lớn dữ liệu theo cách đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng với nhiều người. Điều này bao gồm mốc thời gian, các sự kiện quan trọng và thời gian hoàn thành dự án.
• Việc xây dựng và duy trì “bảng điều khiển” dự án theo cách trực quan sẽ biến chúng trở thành phương tiện giao tiếp đặc biệt của nhà quản lý trong cuộc họp báo cáo tiến độ với ban quản trị của công ty.
• Đơn giản hóa những mô tả, mục tiêu, nguồn lực, nhiệm vụ…của dự án

Phần mềm quản lý công việc chính là một trong những công cụ hiện đại giúp tối ưu quản lý công việc trong doanh nghiệp được hiệu quả.

Thông tin liên hệ:

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 27 – Tô Vĩnh Diện – Thanh Xuân – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/