Nên hay không nên quản lý khách sạn bằng Excel

Nên hay không nên quản lý khách sạn bằng Excel

Bạn đang muốn mở rộng phát triển hoạt động kinh doanh khách sạn của mình? Vậy bạn có biết để một khách sạn vận hành tốt bên cạnh những yếu tố thuận lợi về đội ngũ nhân viên, vị trí… thì việc quản lý tốt sẽ góp phần quan trọng đưa tới những giá trị dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Bạn đã từng thắc mắc quản lý khách sạn là gì? Phần mềm quản lý khach sạn bằng Excel có phải là sự tìm kiếm mà các chủ kinh doanh khách sạn đang muốn lựa chọn hiện nay không? Nếu đang băn khoăng, hãy cùng chúng tôi lý giải điều này trong bài viết dưới đây.

Quản lý khách sạn là gì?

Hiểu một cách đơn giản nhất, quản lý khách sạn là việc quản lý và tổ chức các hoạt động của khách sạn một cách hiệu quả và hợp lý nhất. Người quản lý phải lên kế hoạch kinh doanh của khách sạn trong ngắn hạn và dài hạn, lập các báo cáo kết quả tài chính, thu chi, quản lý tỷ lệ phòng bán ra và phòng còn trống, quản lý khác hàng… lập các quy tắc trong việc quản lý nhân sự. Công việc trong vị trí quản lý khách sạn rất đa dạng, yêu cầu người quản lý phải năng động, nhạy bén trong việc xử lý các tình huống bất ngờ. Để đảm bảo hoàn thành tiến độ công việc, kiểm soát được hoạt động của khách sạn, nhà nghỉ tốt nhất bạn đã biết đến phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel đang được các khách sạn nhỏ tin dùng hiện nay?

Ưu điểm của phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel

1. Miễn phí, sử dụng đơn giản, tiện lợi

Excel là một phần mềm dạng một bảng tính giúp bạn thực hiện các công việc tính toán thông thường một cách dễ dàng. In phiếu, chứng từ thanh toán cho các dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn tổng phân thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu các chi phí theo mục lớn, số tổng cộng), loại chi tiết (ghi rõ chi tiết từng mục trong mỗi loại dịch vụ, nhóm chi phí) tùy theo yêu cầu của khách hàng.

2. Lưu trữ, tra cứu và tính toán

Với những nghiệp vụ đơn giản của nhân viên hay một nhóm, Excel có thể đáp ứng được cho bạn. Ứng dụng từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số số liệu liên tục, giải những bài toán, thuận lợi cho viêc lập báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với những bảng biểu bằng những con số biết nói (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ tự động cập nhật khi thay đổi các tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng).

3. Tiết kiệm chi phí, tối ưu doanh thu

Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được áp dụng tốt nhất cho những quy mô khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm chưa nhiều. Tuy chưa đáp ứng được tốt các yêu cầu và quản lý một cách tổng thể nhưng với những đơn vị mới mở có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí để đầu tư cho một phần mềm chuyên biệt còn hạn chế thì việc quản lý khách sạn bằng excel là giải pháp ban đầu giúp tiết kiệm chi phí của nhà đầu tư.

 Nếu khách sạn tăng số phòng, hoặc mở rộng thêm các loại hình dịch vụ thì quản trị cần một phần mềm chuyên biệt hơn.

Tính năng quản lý khách sạn bằng Excel

• Check in, check out khách ra vào hàng ngày
• Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, theo dõi tình trạng phòng dễ dàng (thông tin khách, thông tin phòng)
• Mỗi dịch vụ có thể in hóa đơn riêng, có thể in ngay cho khách.

Cùng với những ưu điểm kể trên, nếu quyết định lựa chọn phần mềm quản lý bằng Excel bạn cũng cần biết những hạn chế của nó.

Hạn chế của phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel

1. Khó khăn trong việc lên báo cáo chi tiết

Yêu cầu đối với mọi phần mềm và đặc biệt là phần mềm quản lý khách sạn bằng excel là ngoài việc lưu trữ thông tin thì cần đảm bảo thực hiện được các báo cáo hay yêu cầu cao hơn là các dự báo. Tuy nhiên với phần mềm quản lý khách sạn bằng excel thì lại không đáp ứng được.

2. Độ bảo mật thông tin khách hàng thấp

Tính năng đơn giản, dễ sử dụng và tra cứu vừa là một lợi thế nhưng đồng thời cũng tạo ra những hạn chế lớn cho việc quản lý. Vấn đề bảo mật dữ liệu khách hàng luôn được các nhà quản lý đặc biệt quan tâm. Phần mềm quản lý bằng Excel miễn phí sẽ không thể đảm bảo dữ liệu của bạn một cách an toàn, bảo mật, thông tin có thể bị bị đánh cắp một cách dễ dàng. Diều này sẽ gây thiệt hại rất lớn tới uy tín, cũng như tình hình kinh doanh của bạn. Vì vậy, hãy cân nhắc thật kĩ khi đưa ra quyết định lựa chọn có nên lựa chọn phần mềm này hay không. 

3. Không phù hợp với những khách sạn quy mô lớn, nhiều phòng, nhiều nghiệp vụ

Với những khách sạn lớn (từ 3 sao trở lên) có nhiều phòng và nhiều dịch vụ đi kèm như: nhà hàng, karaoke, massage, spa…sẽ có rất nhiều nghiệp vụ phát sinh cần quản lý. Khi đó, nhà quản lý khách sạn không chỉ đơn thuần cần một phần mềm quản lý phòng khách sạn bằng excel đơn giản nữa. Và kể cả một phần mềm quản lý tổng thể khách sạn bằng excel cũng không còn đủ khả năng đáp ứng các nhu cầu đó.

Lúc này, nhà kinh doanh cần cân nhắc lựa chọn phương án mua một phần mềm được thiết kế để phù hợp với các yêu cầu đặc thù. Khách sạn của bạn có quy mô nhỏ dưới 3 sao, ít dịch vụ đi kèm, mới hoạt động, kinh phí đầu tư còn hạn chế, không cần quán nhiều tính năng phức tạp. Chỉ cần đơn giản là quản lý phòng và báo cáo doanh thu thì hãy lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel. Khách sạn của bạn có quy mô lớn từ 3 sao trở lên, số lượng phòng nhiều, đặc biệt trong việc tiếp đón khách đoàn, mà bạn muốn nâng cao giá trị chất lượng dịch vụ tốt nhất, nhanh nhất tới khách hàng. Nhiều dịch vụ đi kèm như giặt là, spa, gym… với nhiều nghiệp vụ phát sinh trong quá trình phục vụ khách hàng. Cần thiết lập báo cáo chi tiết, phân tích, dự báo kế hoạch chiến lược trong kinh doanh, bảo mật thông tin cao. Chắc chắn với những mong muốn đó bạn không nên sử dụng phần mềm quản lý bằng Excel. Thay vào đó hãy sử dụng giải pháp Phần mềm quản lý khách sạn Faceworks để có những trải nghiệm đặc biệt chuyên nghiệp cùng với những tính năng vô cùng nổi trội.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể.

Thông tin liên hệ:

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/