Nguyên tắc quản lý công việc của nhân viên từ xa hiệu quả

Nguyên tắc quản lý công việc của nhân viên từ xa hiệu quả

Nếu như bạn tuyển đúng người, đầu tư vào công cụ quản lý phù hợp vs xây dựng lòng tin với nhau thì bạn sẽ sớm nhận thấy được năng suất tăng cao và mọi nhân viên của bạn đều hạnh phúc hơn khi có thể linh hoạt làm việc từ bất cứ nơi đâu.

Sự phát triển của công nghệ đang dần thay đổi cuộc sống của con người một cách tích cực hơn. Từ việc ghi chép những lời ghi chú, nhắc nhở công việc vào sổ thì hiện giờ có các công cụ công nghệ có thể giúp chúng ta lưu trữ như điện thoại thông minh. Từ việc phải tốn nhiều thời gian cho các cuộc họp, các doanh nghiệp hay các nhóm làm việc tự do chỉ cần mỗi người một chiếc laptop và họp trực tuyến hay cập nhật tiến độ công việc qua một phần mềm quản lý của thời đại công nghệ 4.0 với chi phí tiết kiệm như phần mềm quản lý công việc Faceworks. Cách mọi người sống và tương tác đang phụ thuộc rất nhiều vào mạng internet. Các nhà quản lý đã quá quen với việc ở cạnh nhân viên để đôn thúc công việc tới nỗi họ chưa kịp tìm ra phương thức quản lý nhân viên từ xa hiệu quả. Theo dõi và quản lý tiến độ công việc sẽ là những thách thức thực sự với một nhóm làm việc từ xa, đặc biệt là các nhóm có nhân sự ở các múi giờ khác nhau.

Qua những cuộc trao đổi với các chuyên gia quản trị đầu ngành, chúng tôi đã đúc kết lại 5 nguyên tắc sống còn để quản lý và cộng tác từ xa, đồng thời xây dựng được nhóm làm việc hiệu quả.

1. Tuyển đúng người

Làm việc từ xa không dành cho tất cả mọi người. Một số người thích làm việc tại văn phòng, nơi họ được gặp gỡ, nói chuyện với đồng nghiệp, ăn chung những bữa cơm trưa và giải trí cùng nhau sau giờ làm. Nếu không có những điều kiện đó, họ không thể làm việc với năng suất tốt. Những người thì tin rằng họ làm việc tốt hơn ở nhà. Bởi vì họ không thể tập trung được khi xung quanh có quá nhiều tiếng động gây xao nhãng. Đó có thể là tiếng trò chuyện, tiếng ho của ai đó hay tiếng máy photo… Và đối với họ, làm việc ở nhà thật thoải mái nơi có đầy đủ tiện nghi và luôn sẵn sàng cho họ để có những giây phút nghỉ ngơi giữa giờ làm việc. Nhưng dĩ nhiên nhóm làm việc này cần phải được giám sát cẩn thận thì mới đảm bảo năng suất làm việc.

Khi phỏng vấn ứng viên làm việc từ xa, bạn cần phải làm rõ được kỳ vọng và chi tiết yêu cầu công việc dành cho họ. Hãy hỏi họ về kinh nghiệm trước đó đã từng làm việc từ xa cho doanh nghiệp hay tổ chức nào chưa và hãy thẳng thắn về cách đo lường, đánh giá kết quả công việc. Nếu nhân sự đó ở một múi giờ khác, hãy cùng lập ra một lịch trình phù hợp cho cả hai bên và tuân thủ lịch trình đó một cách nghiêm ngặt.

2. Áp dụng công cụ quản lý phù hợp

Nhóm từ xa của bạn sẽ không thể tồn tại được nếu bạn chỉ sử dụng các công cụ lạc hậu như các cuộc họp trực tiếp, gọi điện và trao đổi qua email. Cần phải có một công cụ để cộng tác và quản lý nhanh và hiệu quả hơn. Đó là giải pháp phần mềm giúp đơn giản hóa sự trao đổi, giao tiếp nội bộ, cho phép truy cập mọi lúc mọi nơi và thông tin luôn liền mạch. Đồng thời phần mềm đó cũng phải giúp bạn dễ dàng tổ chức, lập kế hoạch công việc, giao việc và theo dõi tiến độ theo thời gian thực. Hay việc tải lên các tài liệu mới nhất sẽ không cần mất quá nhiều công sức chuyển tiếp qua lại qua email mà có thể cập nhật phiên bản thật tiện lợi với chỉ vài click chuột. 

3. Xác định rõ trách nhiệm

Một trong những nỗi lo sợ thường thấy nhất giữa các nhà quản lý khi nhân viên của họ làm việc từ xa là theo dõi tiến độ công việc. Bạn hoàn toàn không thể biết người nhân viên đó đang làm gì ở nhà hoặc một quán café nào đó. Có thể họ đang chăm chú bên chiếc laptop và thực hiện các việc bạn giao, cũng có thể họ chỉ đang nằm ườn ra xem tivi hoặc đi chơi với bạn bè. Thực tế là không có cách nào để ngăn chặn những điều này xảy ra, nhưng bạn có một cách để làm việc được với họ đó là đặt ra các mục tiêu và theo dõi tiến độ hoàn thành của chúng. Bạn cần phải nhìn vào khối lượng công việc của cả nhóm và phân công việc cho từng cá nhân, kèm theo đó là các tiêu chí đánh giá kết quả và đo lường hiệu quả. Với một màn hình tổng quan về tất cả các nhiệm vụ của nhóm trong tuần, bạn có thể theo dõi tiến độ công việc và xem ai đang quá tải và ai có thêm thời gian rảnh để điều phối công việc.

4. Xây dựng lòng tin

Bạn không nhất thiết cần một văn phòng có nhiều nhân viên để quản lý từng tiểu tiết nhỏ công việc của họ. Ví dụ như nhân viên chưa biết dùng Excel hiệu quả, hay họ in một tài liệu mà mất quá nhiều thời gian vì máy in bị trục trặc gì đó. Điều duy nhất cần thiết khi quản lý và làm việc với các nhóm từ xa là xây dựng lòng tin. Nếu bạn cứ trực chờ chỉ để liên tục hỏi họ đang làm gì ngay bây giờ, thì điều đó chỉ làm giảm sự tập trung và năng suất làm việc của họ. Hãy chắc chắn rằng bạn có cuộc họp với từng người một về tình trạng công việc và dành thời gian để mỗi người biết rằng bạn quan tâm đến họ. Bạn cần thỏa thuận để cố định một thời gian nào đó khi bạn có thể liên lạc với nhân viên để trao đổi về tình hình hiện tại và xem bạn có thể hỗ trợ gì cho họ làm việc tốt hơn. Họ có đang bị quá tải không? Hay khối lượng công việc quá ít khiến họ nhàn rỗi? Họ muốn cải thiện kỹ năng gì? Khi bạn không chỉ là một người quản lý đội nhóm mà còn giúp họ giải quyết những vấn đề cá nhân hay giúp họ phát triển bản thân hơn, nhân viên của bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn tìm đến bạn các câu hỏi cũng như họ sẽ chủ động hơn để đảm bảo kết quả làm việc của mình.

5. Xây dựng bộ nguyên tắc và văn hóa làm việc

Khi làm việc nhóm, việc xây dựng văn hóa và các bộ nguyên tắc làm việc chung là điều rất quan trọng. Và điều đó còn đặc biệt quan trọng hơn đối với một nhóm làm việc từ xa. Một trong số đó là hoạt động team building. Có thể bạn đã quá quen với các hoạt động team building vào cuối tuần khi bạn và nhân viên cùng làm việc ở một nơi. Đó có thể là các trò chơi vận động ngoài trời cùng nhau hay làm việc nhóm để giải các câu đố.

Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn về giải pháp phần mềm quản lý công việc Faceworks hoặc đăng ký dùng thử tại đây.

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/