Những khó khăn thường gặp khi triển khai ERP dẫn đến thất bại

     Trong thời kỳ hội nhập và phát triển hiện nay, chuyển sang dùng ERP là một bước ngoặt lớn, một cuộc cách mạng khổng lồ đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, việc triển khai ERP là một vấn đề khá mới mẻ ở thị trường trong nước và cũng rất phức tạp. Sự thật là nhiều doanh nghiệp đã thử triển khai áp dụng ERP nhưng đã gặp thất bại. Vậy những khó khăn gây nên thất bại ấy là gì?

Khó khăn trong nội bộ doanh nghiệp

• Thứ nhất, khi bắt đầu quyết định thực hiện áp dụng ERP, một số lãnh đạo doanh nghiệp thường chủ quan, họ cho rằng quá trình áp dụng ERP là dễ thực hiện mà không hình dung được các khó khăn có thể nảy sinh. Điều này dẫn đến khả năng dự án bị ngưng giữa chừng là khá cao, đặc biệt là khi lãnh đạo doanh nghiệp không quyết tâm thực hiện dự án hoặc không thực sự hình dung được viễn cảnh tương lai và các lợi ích ERP mang lại.
• Thứ hai, nếu doanh nghiệp bỏ qua hoặc tiến hành sơ sài các bước cơ bản của quá trình triển khai như: đả thông tư tưởng đội ngũ, thời gian lập kế hoạch triển khai quá ít,… thì lãnh đạo và nhân viên không thống nhất được quan điểm khi doanh nghiệp quyết định áp dụng ERP. Việc thuyết phục mọi người trong công ty sử dụng phần mềm mới là thử thách lớn. Một số nhân viên có thể sẽ từ chối sử dụng phần mềm ERP vì họ cho rằng nó không hiệu quả như cái họ đang sử dụng hoặc họ không muốn đổi mới. Không chỉ vậy, nếu trước kia, dữ liệu là tài sản riêng của mỗi phòng ban, các phòng ban khác khi muốn truy xuất sẽ phải “xin” dữ liệu, thì với ERP, mọi thông tin và dữ liệu được công khai, khiến một số phòng ban cảm thấy mất đặc quyền sở hữu dữ liệu. Một khó khăn khác khi lãnh đạo và nhân viên không thống nhất được quan điểm đó là: quyền lợi của một số cá nhân, phòng ban mâu thuẫn với mục tiêu của dự án, dẫn đến việc họ không nhiệt tình làm việc hoặc cản trở triển khai thực hiện dự án. Như vậy, điều quan trọng ở đây là: người điều hành doanh nghiệp và mọi nhân viên cần phải có quan điểm chung để có thể sử dụng phần mềm ERP một cách hiệu quả và thành công nhất.
• Thứ ba, nếu quá trình đào tạo nhân sự sử dụng ERP không được thực hiện đầy đủ, nhân viên thiếu kiến thức sử dụng ERP, thiếu kỹ năng máy tính, hoặc thiếu khả năng ngoại ngữ (khi giải pháp ERP là của nước ngoài) cũng là một nguyên nhân dẫn đến thất bại khi triển khai ERP. Do vậy, doanh nghiệp cần nghiêm túc thực hiện quá trình đào tạo các kỹ năng thích hợp và cần thiết cho người sử dụng, hoặc lựa chọn giải pháp ERP dễ dàng sử dụng nhất.
• Thứ tư, khi doanh nghiệp thay đổi cơ cấu: sát nhập, phân tách, cổ phần hóa,… hệ thống ERP sẽ phải làm lại từ đầu để tương thích với mô hình hoạt động mới. Điều này sẽ làm mất nhiều thời gian nếu như doanh nghiệp phải yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ viết lại code cho mình, điều này sẽ khiến doanh nghiệp tốn thêm ngân sách chi trả cho nhà cung cấp giải pháp, hoặc dẫn tới khả năng cao là doanh nghiệp không sử dụng ERP nữa. Do đó, doanh nghiệp nên chọn giải pháp ERP có chi phí hợp lý và tính linh hoạt cao để tiết kiệm được nhiều thời gian và ngân sách cho doanh nghiệp.

Khó khăn giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp giải pháp

• Khó khăn đầu tiên có thể gặp được đó là xảy ra nhiễu trong quá trình truyền đạt và trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp giải pháp. Trong quá trình triển khai ERP, sẽ có nhiều vấn đề phát sinh, doanh nghiệp cũng có những thay đổi, và những điều này cần được hai bên thông báo chính xác và kịp thời cho nhau, để đảm bảo cả hai bên đều biết họ đã, đang, và sẽ làm gì. Bởi nếu như nhà cung cấp ERP không thực sự hiểu được khách hàng cần gì thì sẽ dẫn đến tư vấn sai cho khách hàng, cũng như dẫn đến việc thiết kế cấu hình ERP không phù hợp với mô hình doanh nghiệp. Cũng có thể do nhà lãnh đạo doanh nghiệp không hoàn toàn tin tưởng nhà cung cấp, không muốn tiết lộ những “bí quyết kinh doanh”, dẫn tới đưa ra không đầy đủ thông tin về mô hình hoạt động của doanh nghiệp. Điều này cũng gây ra tình trạng hệ thống ERP không hoàn chỉnh và tương thích hoàn toàn với nhu cầu của doanh nghiệp. Do vậy lãnh đạo doanh nghiệp nên đặt niềm tin tuyệt đối vào nhà cung cấp giải pháp ERP mà mình đã lựa chọn.
• Phần mềm ERP mà doanh nghiệp lựa chọn không đáp ứng hoàn toàn nhu cầu và mô hình của doanh nghiệp cũng gây khó khăn trong quá trình triển khai. Trên thị trường ERP hiện nay, hầu hết các nhà cung cấp phần mềm ERP đều có một quy trình nhất định mà người sử dụng sẽ phải tuân theo quy trình đó, do vậy sẽ có những phần thừa và phần thiếu trong cấu hình ERP. Mỗi doanh nghiệp, dù là cùng ngành đi chăng nữa, thì vẫn có mô hình và cấu trúc kinh doanh khác nhau, không thể áp dụng một mô hình giải pháp ERP cho tất cả các doanh nghiệp. Một khi hệ thống ERP không thích hợp hoàn toàn với mô hình doanh nghiệp, thì việc triển khai ERP sẽ không thể phát huy được tối đa lợi ích của nó. Mặt khác, khi doanh nghiệp muốn thay đổi một số database, họ sẽ phải nhờ đến sự hỗ trợ của nhà cung cấp như viết lại code, lập trình lại ERP từ đầu,… lại gây tốn thời gian và ngân sách. Do đó, lãnh đạo doanh nghiệp nên có những lựa chọn thông minh về giải pháp ERP, bởi một quyết định sáng suốt sẽ thay đổi vận mệnh doanh nghiệp của bạn!

    Nếu như bạn đang tìm một giải pháp ERP đơn giản trong sử dụng, linh hoạt trong việc thay đổi mà lại không tốn nhiều thời gian và ngân sách, hãy liên hệ với chúng tôi ngay để có được giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp của bạn!