Những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý trung tâm du học

Trong xu thế hội nhập và phát triển hiện nay, các trung tâm du học ngày càng phát triển. Tuy nhiên, để trung tâm có thể hoạt động khoa học, hiệu quả, tạo được những bước phát triển bền vững, người quản lý cần có những giải pháp đặc biệt.

Một số vấn đề trung tâm du học thường gặp phải như:

• Không kiểm soát được số lượng khách hàng gọi đến, dẫn đến việc để mất nhiều khách hàng tiềm năng.
• Việc quản lý, chăm sóc khách hàng trở nên khó khăn hơn khi số lượng khách hàng tăng, đặc điểm, nhu cầu khách hàng có những điểm khác biệt, yêu cầu của các trường học có những đặc trưng riêng.
• Để hoàn thiện hồ sơ du học cần có những tiêu chí riêng, những yêu cầu riêng. Bạn sẽ gặp rắc rối nếu không lưu trữ và có kế hoạch quản lý đồng bộ, hiệu quả.
• Việc tiếp cận nguồn khách hàng, nguồn du học sinh trở nên khó khăn khi có rất nhiều trung tâm được xây dựng, xu thế cạnh tranh ngày càng được mở rộng. Và bạn sẽ thất bại nếu như không có kế hoạch quản lý khoa học, chặt chẽ nhất nguồn khách hàng của mình.

Nếu trung tâm của bạn đang gặp phải những vấn đề trên, sao bạn không nghĩ đến phần mềm quản lý Trung tâm du học Faceworks? Có thể với việc sử dụng phần mềm, bạn sẽ giải quyết những khó khăn của doanh nghiệp và mang lại nền tảng phát triển hơn nữa trong tương lai.

Những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý trung tâm du học:

Quản lý thông tin khách hàng

Phần mềm quản lý trung tâm du học hỗ trợ người sử dụng có thể lưu trữ một cách nhanh chóng và hiệu quả thông tin khách hàng như: họ tên, địa chỉ, điện thoại, email, upload ảnh, tài liệu liên quan, thông tin chứng chỉ, trường muốn apply, chuyên ngành muốn theo học; thông tin liên hệ với phụ huynh học sinh,… Những thông tin này được đồng bộ trên cả hệ thống phần mềm, giúp người sử dụng có thể tìm kiếm dễ dàng, theo dõi tiến trình tư vấn, nộp hồ sơ du học của học sinh và có kế hoạch điều chỉnh, bổ sung hợp lý.

Phân loại khách hàng

Để quá trình chăm sóc khách hàng được thực hiện một cách hiệu quả nhất, việc phân loại khách hàng là điều vô cùng cần thiết. Với một số lượng khách hàng lớn và mỗi khách hàng lại có những đặc điểm, nhu cầu khác nhau, bạn không cần mất nhiều thời gian để tìm kiếm, tra cứu và phân loại khách hàng theo từng tiêu chí. Thay vào đó, chỉ bằng một thao tác đơn giản, bạn có thể sắp xếp, phân loại khách hàng theo từng tiêu chí: Loại khách hàng ( tiềm năng, visa, du học, dịch thuật…); Nguồn ( KH cũ, KH gọi điện đến, cộng tác viên, hội nghi…); Tỉnh thành, quận huyện; Chương trình học; Nhân viên chăm sóc khách hàng; Nước đến; Khâu làm hồ sơ: Visa, duyệt hồ sơ, sau visa, sau du học. Từ đó hoạt động Marketing, chăm sóc, tư vấn khách hàng được thực hiện nhanh chóng hơn, bạn sẽ không lo sợ việc bỏ lỡ khách hàng, quên lịch hẹn hay lịch tư vấn với khách hàng.

Quản lý hợp đồng

Hợp đồng tư vấn sẽ gặp nhiều vấn đề nếu như bạn không có kế hoạch xử lý và kiểm soát một cách thường xuyên. Chính vì vậy, nhiệm vụ của người quản lý chính là có những kế hoạch quản lý một cách hiệu quả. Phần mềm quản lý trung tâm du học có thể hỗ trợ bạn: Quản lý thông tin hợp đồng, giá trị hợp đồng, chi phí (Cộng tác viên, đi lại,…), hoa hồng, vé. Nhắc nhở hợp đồng hết hạn, công nợ phải thu, báo cáo doanh thu, công nợ, lọc danh sách hợp đồng theo  tiêu chí: Trạng thái thanh toán (đã thanh toán hết, chưa thanh toán, chưa thanh toán hết), trạng thái (đang thực hiện, đã thực hiện, đã thanh lý), nhân viên chăm sóc…

Quản lý nhân viên tư vấn

Mỗi nhân viên tư vấn được phân quyền và được giao việc thường xuyên. Người quản lý không cần mất nhiều thời gian và công sức, vẫn có thể theo dõi tiến trình làm việc của mỗi nhân viên, hiệu quả công việc và thông tin của các học sinh mà nhân viên đó đang hỗ trợ. Phần mềm quản lý trung tâm tư vấn giúp cho mỗi nhân viên thực hiện được công việc của mình hiệu quả. Đặc biệt, nhân viên được hệ thống thông báo, nhắc nhở công việc cần hoàn thành bằng hệ thống tích hợp SMS, Email,… Nhân viên cũng có thể đặt lịch làm việc, lịch hẹn với khách hàng, lịch tư vấn, và thực hiện toàn bộ báo cáo trên hệ thống phần mềm.

Quản lý danh sách trường học

Để nhân viên có thể làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn, việc lưu trữ thông tin các trường học hiệu quả sẽ có tác dụng rất lớn. Với phần mềm quản lý trung tâm du học, bạn có thể lưu trữ, cập nhật thông tin về trường học: học phí, yêu cầu về học bổng, yêu cầu thủ tục, hồ sơ, tình hình tài chính, các ngành đào tạo và những đặc điểm nổi bật khác về trường. Bạn có thể tìm kiếm thông tin trường học một cách nhanh chóng và tư vấn hiệu quả cho học sinh.

Quản lý quá trình chăm sóc và làm việc

Đối với một trung tâm du học lớn, bạn không thể theo dõi một cách chặt chẽ tình trạng hợp đồng, tiến trình công việc tư vấn cho mỗi học sinh. Phần mềm hỗ trợ bạn theo dõi tối đa nhiệm vụ đó. Với việc sử dụng phần mềm Faceworks, bạn có thể quản lý: Thông tin giao dịch: nội dung gọi điện, công việc, phản hồi của KH, kết quả làm việc; Đặt lịch gọi điện, làm việc với khách hàng theo thời gian; Nhắc nhở lịch hẹn khi đến hẹn; Quản lý công việc được giao, đã giao và tự giao; Tra cứu lịch sử giao dịch của 1 KH; Báo cáo công việc, cuộc gọi của khách hàng hay nhân viên theo thời gian.

Với việc sử dụng phần mềm quản lý trung tâm du học, mọi công việc có thể trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý trung tâm du học, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cụ thể.

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

Hà Nội: 27 – Tô Vĩnh Diện – Thanh Xuân – Hà Nội

HCM: 31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

Điện thoại: 04 7306 1636

Hotline: 0974 69 6600

E-mail: info@tit-vn.com