Những việc cần làm để cải tiến hệ thống quản lý của khách sạn

Những việc cần làm để cải tiến hệ thống quản lý của khách sạn

Thông thường, khách sạn hay quản lý bằng phương pháp thủ công truyền thống, tức là sử dụng sổ sách, giấy tờ hoặc file excel để lưu trữ thông tin. Phương pháp này theo năm tháng sẽ không còn hiệu quả nữa và trở nên lỗi thời. Do đó, ngày nay, các nhà quản trị khách sạn cải tiến hệ thống quản lý bằng cách áp dụng phần mềm quản lý khách sạn.

Phần mềm quản lý khách sạn là phương pháp quản lý hiện đại của thời đại công nghệ 4.0, giúp các nhà quản trị có cái nhìn bao quát, hệ thống bởi nó cung cấp những chức năng cơ bản sau đây:

• Quản lý đặt phòng
• Quản lý phòng trống
• Quản lý nhân viên
• Quản lý khách hàng
• Quản lý thu chi
• Báo cáo thu chi

Tuy nhiên, đừng quá vội vàng đạt được lợi ích mà hời hợt trong quá trình triển khai. Trước khi áp dụng phần mềm quản lý khách sạn, người sử dụng nên chuẩn bị từng bước để phần mềm hoạt động hiệu quả tối đa.

1.Khảo sát cụ thể những khó khăn và nhu cầu sử dụng phần mềm

Trước khi sử dụng phần mềm quản lý, bạn cần phải xác định được đâu là những khó khăn mình đang gặp phải, và nhu cầu của việc sử dụng phần mềm là gì. Việc khảo sát và tìm hiểu chính là là bước đệm đầu tiên cho việc lựa chọn và sử dụng phần mềm hiệu quả.

Sau khi khảo sát, bạn hãy liên hệ với đối tác để yêu cầu thiết kế phần mềm dựa trên mô hình của khách sạn, đảm bảo tối đa những giải pháp để giải quyết các khó khăn mà khách sạn đang gặp phải. Việc sử dụng phần mềm là hiệu quả hay lãng phí, tùy thuộc rất lớn đến công đoạn này.

2.Phổ cập công nghệ phần mềm vào hệ thống nhân viên

Phần mềm quản lý khách sạn chỉ có thể hoạt động hiệu quả và chất lượng nhất khi không chỉ người quản lý mà hệ thống nhân viên trong khách sạn cũng được phổ cập, sử dụng phần mềm. Các bộ phận, phòng ban, các nhân viên có liên quan phải biết sử dụng và thành thạo các thao tác trên phần mềm. Nhờ đó, phần mềm mới có thể phát huy hoàn toàn hiệu quả. Trước khi đưa phần mềm quản lý khách sạn đi vào thực tiễn, bạn cần phải hướng dẫn cụ thể cho từng nhân viên, từ bộ phận lễ tân, người quản lý các dịch vụ, người cung cấp dịch vụ, kế toán, đến bộ phận quản lý kho,… Khi ấy, bạn sẽ tránh được những sai sót, những thất thoát không đáng có trong quá trình kinh doanh.

3.Có được sự đồng tình trong toàn bộ nhân viên

Để phần mềm được áp dụng vào khách sạn hiệu quả, bạn cần phải tạo được sự đồng bộ, đồng tình trong toàn bộ hệ thống khách sạn. Người quản lý muốn sử dụng nhưng nhân viên không có nhu cầu và mong muốn sử dụng sẽ tạo ra sự rời rạc, không đồng bộ. Trường hợp đó không những gây ra sự lãng phí phần mềm, mà hiệu quả làm việc của khách sạn cũng bị khủng hoảng. Vì vậy, trước khi sử dụng phần mềm, bạn phải thuyết phục và làm cho nhân viên hiểu được những lợi ích và hiệu quả của việc sử dụng phần mềm.

4.Đảm bảo chính xác các quy tắc tính toán

Phần mềm sẽ có tác dụng ngược nếu như các phòng ban, nhân viên không đảm bảo được chính xác các quy tác tính toán. Tính toán sai, nhầm lẫn các công thức và quy ước trong quá trình tính toán sẽ gây nên thất thoát và những sai phạm không kiểm soát được. Máy tính chỉ làm theo yêu cầu, và để cho yêu cầu đó phù hợp, bạn phải là người để tâm và kiểm soát kỹ lưỡng nhất. Phần mềm quản lý khách sạn giúp bạn xác định nhanh chóng tình trạng phòng thông qua các màu sắc. Tuy nhiên, nếu bạn nhầm lẫn quy tắc biểu hiện trên phần mềm, bạn sẽ gây ra sai phạm nghiêm trọng.

Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn sẽ mang lại nhiều hiệu quả. Tuy nhiên, để những tính năng đó phát huy được công dụng của mình, bạn cần phải lưu ý về cách thức làm việc và củng cố yếu tố con người vào trong đó. Phần mềm có hiện đại đến đâu, cũng không thể xem nhẹ vai trò của con người.

Quý vị có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn chi tiết.

Thông tin liên hệ:

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/