Phần mềm quản lý công văn đi đến

Công văn, giấy tờ là một trong những công cụ quan trọng để quản lý thông tin nhà nước. Chính vì vậy, công việc quản lý công văn đi đến đòi hỏi sự chính xác, cụ thể và bảo mật. Tuy nhiên, trong quá trình quản lý công văn, giấy tờ, người quản lý thường gặp phải những khó khăn như: tình trạng quá tải trong quá trình xử lý thông tin, công văn, không xử lý được hết công văn, công cụ quản lý công văn thủ công, nghèo nàn, gây áp lực cao cho người quản lý,… Chính vì vậy, phần mềm quản lý công văn đi đến chính là giải pháp tối ưu mà bạn nên sở hữu để có thể quản lý giấy tờ, công văn một cách hiệu quả.

Công dụng của phần mềm quản lý công văn đi đến

Quản lý công văn đi đến

• Cập nhật số lượng, danh sách đi đến từng ngày
• Cập nhật ngày nhận, ngày xử lý, ngày hoàn thành, ngày gửi đi
• Trích yếu nội dung công văn đi đến
• Phân loại công văn theo tính chất, đặc điểm và tính cấp thiết để có kế hoạch xử lý kịp thời.

Quản lý tính cấp thiết và nội dung của công văn đi và đến

• Phần mềm quản lý công văn đi đến hỗ trợ người quản lý có thể theo dõi quá trình xử lý công văn qua các phòng ban.
• Đánh giá, biên tập, chỉnh sửa những công văn quan trọng qua những cấp bậc, bộ phận khác nhau để tránh tình trạng sai sót, nhầm lẫn.

Quản lý đề tài, dự án công việc

• Phần mềm quản lý công văn đi đến giúp cho người sử dụng có thể thêm mới các dự án, công việc, cập nhật thông tin của các đề tài dự án đó một cách cụ thể,…
• Phân quyền cho các thành viên để thực hiện các đề tài, dự án công việc để quá trình thực hiện được khoa học hơn, hiệu quả hơn.
• Theo dõi quá trình làm việc của mỗi phòng ban qua các giai đoạn nhất định, qua đó có những đánh giá cụ thể hiệu quả công việc trong một giai đoạn để có những kế hoạch xử lý kịp thời.

Quản lý nguồn nhân sự

• Phần mềm quản lý công văn đi đến giúp cho người quản lý có thể phân loại, theo dõi quá trình làm việc của từng nhân viên.
• Phân bố công văn, văn bản cụ thể vào từng bộ phận cụ thể để mỗi bộ phận có sự chuẩn bị và giải quyết nhanh chóng.
• Quản lý quá trình làm việc qua các thông số cụ thể: thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi, năng suất làm việc, hiệu quả công việc,…
• Phân tầng hệ thống nhân viên để quá trình xử lý văn bản, công văn được thực hiện đúng quy trình, tránh được những sai sót, nhầm lẫn không đáng có trong quá trình xử lý.

Tính năng cơ bản của phần mềm quản lý công văn đi đến

• Quản lý mọi lúc mọi nơi: Người dùng có thể truy cập vào hệ thống dữ liệu mọi lúc, mọi nơi, miễn là có thiết bị kết nối internet giúp nhà quản lý nhanh chóng phát hiện các vấn đề nảy sinh, từ đó có thể kịp thời giải quyết.
• Quản lý dữ liệu thống nhất:Mọi dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp, công ty đều được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất, giúp nhà quản lý có thể quản lý và tra cứu thông tin nhanh chóng, dễ dàng.
• An toàn, bảo mật:Với chức năng phân quyền, nhà quản lý có thể giới hạn khu vực tra cứu và quyền thao tác dữ liệu đối với các người dùng khác. Điều này giúp quản lý đồng bộ mà vẫn bảo mật được thông tin quan trọng.
• Tinh tế, linh hoạt:Với đặc trưng là khả năng tùy biến linh hoạt, không theo một khuôn mẫu nhất định nào, phần mềm được xây dựng theo quy trình làm việc và nhu cầu của mỗi cơ quan, mỗi doanh nghiệp khác nhau

Quá trình giải quyết, xử lý công văn đi đến đòi hỏi sự chính xác và kịp thời. Chính vì vậy, người quản lý cần có sự lựa chọn quản lý thông minh. Sử dụng phần mềm quản lý công văn đi đến, mọi việc trở nên dễ dàng hơn, hiệu quả hơn. Nếu còn có vấn đề gì còn thắc mắc về phần mềm quản lý công văn đi đến, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn.