Phần mềm quản lý giáo dục Faceworks – Giải pháp số hóa trung tâm đào tạo toàn diện

Nếu cho rằng chất lượng giảng dạy cùng với khâu truyền thông giúp trung tâm đào tạo tiếp cận nguồn khách hàng tiềm năng thì sự chuyên nghiệp trong phương thức làm việc lại đóng vai trò quan trọng trong việc giữ chân khách hàng ở lại. Việc đầu tư giải pháp phần mềm chuyển đổi số giúp trung tâm giáo dục tạo dựng uy tín và cải thiện trải nghiệm sử dụng dịch vụ cho học viên, khách hàng. Bài viết dưới đây giúp người đọc tiếp cận các chức năng cơ bản trên phần mềm quản lý giáo dục như quản lý học viên, điểm danh, thu chi, chia sẻ buổi học và lợi ích khi chuyển đổi số cùng phần mềm Faceworks.

1. Phần mềm quản lý giáo dục là gì?

Phần mềm quản lý giáo dục là giải pháp công nghệ được xây dựng để giám sát và theo dõi tiến độ học tập, hoạt động giảng dạy và quản lý tài chính, thiết bị, nhân sự,… giúp nhà trường nắm bắt tình hình một cách toàn diện, cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo chi tiết, hỗ trợ ban giám hiệu và ban lãnh đạo đưa ra các chỉ đạo đúng đắn và hiệu quả.

Các thẻ thông báo thống kê trên phần mềm Faceworks giúp quản lý trung tâm đào tạo có thể theo dõi tình hình tổng quan và truy cập quy trình liên quan để xử lý nghiệp vụ chỉ với vài cú click chuột.

2. Các chức năng chính của phần mềm quản lý giáo dục Faceworks

Dựa theo cấu trúc bộ phận, phòng ban và quy trình cơ bản của các trung tâm đào tạo, Faceworks đề xuất một vài phân hệ chức năng cần thiết trong phần mềm quản lý giáo dục để người dùng thuận tiện tham khảo và hình dung cụ thể về một giải pháp quản lý trung tâm đào tạo hoàn chỉnh.

2.1. Quản lý tuyển sinh 

• Thống kê học viên từ các nguồn.
• Lưu trữ thông tin khách hàng đã đăng ký theo mức độ tiềm năng. 
• Quản lý nội dung tư vấn, lưu lịch sử, đặt lịch hẹn tư vấn.
• Cập nhật, thông báo kết quả xét tuyển đầu vào.
• Phân loại và xếp lớp phù hợp với trình độ thi đầu vào của học viên.

2.2. Quản lý học thử 

• Cập nhật danh sách học viên học thử.
• Đặt lịch và theo dõi trải nghiệm học thử của khách hàng.
• Hệ thống cảnh báo nhắc nhở khi đến ngày có lịch hẹn tư vấn học viên
• Xếp lớp học thử và sắp xếp giáo viên.

2.3. Quản lý học viên

• Lưu trữ hồ sơ, thông tin cá nhân, thông tin liên hệ của học viên.
• Quản lý thông tin của phụ huynh, tạo liên kết với dữ liệu học viên.
• Đăng ký lịch học, lựa chọn giáo viên mong muốn.

2.4. Quản lý giáo viên 

• Quản lý hồ sơ thông tin, trình độ, bằng cấp của giáo viên.
• Quản lý khen thưởng, thành tích, kỷ luật của giáo viên.
• Tính năng theo dõi lịch dạy, thời khóa biểu trên hệ thống.
• Cập nhật thời gian lên lớp thông qua thời gian bắt đầu và kết thúc buổi học.

2.5. Quản lý đào tạo

• Lập, theo dõi kế hoạch giảng dạy cho các khoá học, cho từng buổi học.
• Tính năng xếp lớp, đăng ký lớp học cho giáo viên, học sinh (đảm bảo không bị trùng lặp giờ dạy và phòng học).
• Nhắc nhở giáo viên và học viên về thời gian, thông tin khóa học, buổi học.
• Quản lý điểm danh, kỷ luật của từng học viên trong toàn bộ khoá học.
• Cập nhật nhận xét của giáo viên về lớp học và học viên.
• Thông báo đến lớp học, học viên các thay đổi liên quan: chuyển lớp, bảo lưu, chia lại lớp học theo trình độ…

2.6. Quản lý đào tạo trực tuyến

• Cập nhật link phòng học, giáo trình, video bài giảng lên hệ thống.
• Tạo không gian trao đổi chung cho các thành viên lớp.

2.7. Quản lý thu chi

• Quản lý thu học phí của học viên, thông báo học phí và thời hạn nộp.
• Xử lý học phí khi chuyển lớp, bảo lưu, chuyển đổi cho học viên khác.
• Quản lý học phí, các khoản phải thu, miễn giảm đối với từng học sinh, từng khóa học.
• Lập và in phiếu thu tiền học phí cho từng học viên.

Chức năng quản lý phiếu thu trên phần mềm quản lý giáo dục Faceworks

2.8. Quản lý kết quả học tập

• Quản lý điểm, kết quả quá trình học tập của học viên.
• Tự động tính toán điểm trung bình của học viên.
• Lưu quá trình và kết quả học tập của từng học viên trong hệ thống.
• Thông báo hoàn thành chương trình học, cung cấp chứng chỉ, bảng điểm.

2.9. Quản lý chấm công, tiền lương

• Thiết lập công thức tính lương, ghi nhận kết quả chấm công theo lịch giảng dạy, các buổi học bù.
• Dựa theo các thông tin về mã số thuế, kết quả chấm công và thời gian giảng dạy, kết xuất bảng thanh toán tiền lương.

2.10. Quản lý tài nguyên, vật tư

• Quản lý thư viện sách, tài liệu điện tử
• Quản lý thiết bị học tập.
• Bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị dạy học.

2.11. Đề xuất và phê duyệt yêu cầu

• Tạo các phiếu đề xuất (phiếu nghỉ phép, chuyển lịch, chuyển nhượng buổi học…)
• Thiết lập bước duyệt theo cá nhân hay theo cấp bậc chức vụ.

Chức năng tạo phiếu chuyển nhượng trên phần mềm Faceworks hỗ trợ học viên tạo đề xuất để chia sẻ buổi học với học viên khác.

3. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý giáo dục 

1. Phần mềm quản lý giáo dục với logic vận hành thông minh cung cấp nhiều tính năng giúp người dùng số hoá hoàn toàn quy trình làm việc. Dữ liệu được nhập liệu, xử lý và lưu trữ tập trung trên phần mềm, từ đó dễ dàng chia sẻ và phân bổ thông tin, tài liệu trong nội bộ nhân viên.
2. Nhà quản lý hoàn toàn có thể kiểm soát cách thức phân quyền thao tác chức năng, giới hạn truy cập dữ liệu theo từng đối tượng sử dụng và cấp bậc chức vụ với phần mềm quản lý giáo dục.
3. Với các đối tượng học viên, phụ huynh cần sự nhanh chóng, tiện lợi, doanh nghiệp có thể lựa chọn ứng dụng quản lý trên điện thoại thông minh với các tính năng giúp người dùng dễ dàng theo dõi thông tin lớp học, khoá học. Thông báo có thể trao đổi nhanh chóng và học viên cũng dễ dàng gửi các đề xuất, cập nhật quan trọng trên ứng dụng. 
4. Sử dụng phần mềm quản lý giáo dục giúp nâng cao hiệu quả công việc, giảm bớt các thủ tục hành chính, xử lý công việc khoa học, tăng khả năng trao đổi giữa các nhân viên trong trung tâm. Dễ dàng thống kê báo cáo với nhà quản lý các số liệu thực tế, được cập nhật theo hệ thống báo cáo thời gian thực. Thông tin được lưu chuyển nhanh chóng qua các bộ phận, phòng ban. Các quyết định, đề xuất được xử lý nhanh chóng, giúp nhân viên giao tiếp nội bộ hiệu quả. 
5. Việc quản lý trung tâm đào tạo thông qua phần mềm giúp các chính sách, thông báo được nhanh chóng cập nhật đến học viên, khách hàng, các yêu cầu, đề xuất được xử lý nhanh gọn, đem lại trải nghiệm tích cực cho học viên, phụ huynh. Quy trình làm việc được số hoá hiệu quả giúp doanh nghiệp dành thời gian cho việc đào tạo trung vào việc nâng cao hiệu suất làm việc, chất lượng dịch vụ, sản phẩm. 
6. Sử dụng phần mềm quản lý giáo dục giúp hạn chế những sai sót do nguồn lực con người đôi khi còn mang tính cảm xúc và thiếu tính ổn định gây ra, dễ dàng kiểm soát nguyên nhân gây ra lỗi sai. Khi hệ thống đảm bảo hàng rào bảo mật chắc chắn, phần mềm sẽ hạn chế rủi ro mất cắp dữ liệu, nâng cao mức độ an toàn trong việc bảo quản tài liệu doanh nghiệp, thông tin khách hàng,…
7. Giải pháp phần mềm quản lý trung tâm đào tạo có khả năng tổng hợp dữ liệu và phân tích thành các dashboard trực quan, hỗ trợ nhà quản lý theo dõi tương quan về mặt dữ liệu, quan sát bức tranh tổng thể về tình hình hoạt động, vận hành của doanh nghiệp mình.

Top 7 lợi ích mà phần mềm quản lý giáo dục đem lại.

4. Lợi thế của phần mềm quản lý giáo dục Faceworks

Lợi thế nổi bật của phần mềm quản lý giáo dục Faceworks

4.1. Không giới hạn người dùng

Faceworks không giới hạn người dùng trên phần mềm, với các trung tâm đào tạo có số lượng lớn người dùng thì Faceworks tin rằng điều này đã giải quyết một phần lo ngại của khách hàng khi chuyển đổi qua phương thức sử dụng phần mềm quản lý giáo dục.

4.2. Quản lý từ chi tiết đến tổng quan 

Để phù hợp với nhiều đối tượng, nhu cầu sử dụng, phần mềm quản lý giáo dục Faceworks có khả năng quản lý từ chi tiết điểm danh buổi học, nhận xét lớp học, tình hình học tập của học viên cho đến tổng quan tình trạng vận hành, hoạt động của trung tâm đào tạo.

4.3. Linh hoạt, tùy biến

Faceworks cung cấp phần mềm quản lý giáo dục trên đa dạng nền tảng, tuỳ theo nhóm đối tượng mà doanh nghiệp hướng đến. Bên cạnh đó, Faceworks hoàn toàn có thể linh hoạt với các yêu cầu và quy trình đặc thù của từng doanh nghiệp. Qua việc khảo sát thực tế, trao đổi với doanh nghiệp để hiểu rõ về quy trình vận hành, cách thức quản lý và những vấn đề đang tồn đọng, Faceworks sẽ thiết kế giải pháp dành riêng cho doanh nghiệp tùy theo mức độ chi tiết mà khách hàng mong muốn khi thực hiện giải pháp chuyển đổi số. 

4.4. Bảo mật dữ liệu 

Phần mềm quản lý giáo dục cung cấp giải pháp bảo mật dữ liệu: xác thực người dùng đa yếu tố, phát hiện thiết bị lạ truy cập hệ thống và gửi cảnh báo. Tùy theo đối tượng người dùng mà nhà quản lý có thể phân quyền chức năng và giới hạn hiển thị dữ liệu cho nhiều đối tượng: Sales, giáo viên, học viên, phụ huynh, quản lý trung tâm đào tạo.

Kết lại, giải pháp chuyển đổi số cho trung tâm đào tạo có tiềm năng lớn để cải thiện chất lượng giáo dục và trải nghiệm học tập. Với sự phát triển của công nghệ, các hệ thống này sẽ ngày càng trở nên thông minh, linh hoạt và hiệu quả hơn, phục vụ tốt hơn cho nhu cầu của học sinh, giáo viên và phụ huynh.

Với kinh nghiệm làm việc thực tế cùng hàng nghìn cơ sở giáo dục, trung tâm đào tạo, Faceworks hiểu rõ cách thức khai thác quy trình, xác định vấn đề và đề xuất giải pháp chuyển đổi số phù hợp nhất cho khách hàng. Quý khách quan tâm đến phần mềm quản lý giáo dục của Faceworks, xin vui lòng gọi 0974 69 6600 để đặt lịch tư vấn và khảo sát (miễn phí).