Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Hàng tồn kho là một yếu tố rất quan trọng trong doanh nghiệp, vì vậy việc hạch toán đúng hàng tồn kho không chỉ giúp cho doanh nghiệp có một lượng vật tư, hàng hóa dự trữ đúng mức, không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn, mặt khác không dự trữ quá ít để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục không bị gián đoạn.

Theo khảo sát, bất kỳ một tổ chức nào có sản phẩm tồn kho đều có nhu cầu quản lý thông tin chính xác về mọi thay đổi của tất cả các mặt hàng nhằm phục vụ khách hàng tốt nhất và giúp doanh nghiệp có lợi nhuận. Mục tiêu cuối cùng của các phương pháp quản lý hàng tồn kho vẫn là cắt giảm chi phí dẫn nhập dữ liệu, giảm thiểu hàng tồn kho, nợ xấu và tăng hiệu quả trong chuỗi cung cấp.

Vì vậy, các doanh nghiệp hiện nay ngoài việc sử dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho theo cách truyền thống đòi hỏi doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian và công sức thì các doanh nghiệp còn áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho bằng phần mềm và nó đang tỏ ra khá hiệu quả và chiếm nhiều lợi thế.

Việc áp dụng hệ thống phần mềm quản lý kho Faceworks chính là nhân tố quan trọng làm nên thành công của bất cứ doanh nghiệp nào. Dưới đây là 8 lợi ích của việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả bằng phần mềm quản lý kho Faceworks.

1. Cân bằng lượng hàng tồn kho

Quản lý tốt số lượng hàng tồn kho sẽ giúp bạn biết chính xác lượng hàng mà bạn cần, tránh việc để lượng hàng quá ít hoặc quá nhiều so với yêu cầu thực tế.

2. Quay vòng tồn kho

Nắm được lượng hàng tồn kho, bạn có thể cân đối, giữ tỉ lệ quay vòng hàng tồn kho cao, tránh tình trạng hàng hỏng, quá hạn sử dụng hoặc đọng vốn quá lâu.

3. Giữ chân khách hàng

Bạn muốn khách hàng sẽ tiếp tục quay lại cửa hàng của bạn? Hãy giữ chân khách hàng bằng cách luôn đáp ứng các sản phẩm mà khách hàng cần Quản lý chính xác lượng hàng tồn kho sẽ giúp bạn tránh khỏi nguy cơ cháy hàng, khi khách hàng không thể tìm thấy sản phẩm họ muốn khi đến với bạn. Việc áp dụng một phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp cho từng doanh nghiệp là việc làm vô cùng cần thiết.

4. Lập kế hoạch chính xác

Quản lý tốt lịch sử tồn kho giúp bạn dễ dàng dự đoán được nhu cầu của khách hàng, giữ lượng hàng tồn kho vừa đủ và phù hợp với từng giai đoạn.

5. Đặt hàng

Khi có thể quản lý chính xác lượng hàng tồn kho hiện tại, bạn có thể đưa ra quyết định đặt hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Sử dụng các phần mềm với chức năng và phương pháp quản lý hàng tồn kho giúp bạn nhanh chóng hoàn thành quy trình đặt hàng. Chỉ cần quét mã vạch sản phẩm và thêm thông tin về số lượng hàng muốn nhập là có thể tiến hành tạo đơn đặt hàng và hóa đơn một cách nhanh chóng.

6. Theo dõi tồn kho

Nếu cửa hàng của bạn có nhiều chi nhánh, việc quản lý tồn kho càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết bởi bạn cần cân đối hàng hóa giữa các chi nhánh, sắp xếp số lượng hàng hóa phù hợp với từng địa điểm, tại từng thời điểm khác nhau, căn cứ trên nhu cầu thực tế của khách hàng.

7. Tiết kiệm thời gian

Phương pháp quản lý hàng tồn kho trên hệ thống là một công cụ tuyệt vời giúp bạn tiết kiệm thời gian. Bằng việc thường xuyên theo dõi số lượng hàng hóa và đặt hàng trên hệ thống, bạn không cần phải tự tổng hợp thông tin của từng hàng hóa, tiết kiệm cho bạn nhiều thời gian quý giá và tránh các sai sót trong kiểm kê, tính toán.

8. Tiết kiệm chi phí

Căn cứ trên các số liệu tồn kho, bạn có thể biết chính xác những mặt hàng nào bán chậm, gây nguy cơ quá hạn tồn đọng vốn. Bằng việc điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa và đưa hàng hóa ra khỏi danh sách của bạn, bạn sẽ có thể tiết kiệm chi phí và đầu tư vào các mặt hàng đem lại lợi ích cao hơn.

Từ các lợi ích trên, không phải người kinh doanh nào cũng biết phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp. Bằng những kinh nghiệm thực tiễn, chúng tôi liệt kê ra được 4 điều cần lưu ý sau đây.

1. Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi mặt hàng

Tại sao bạn cần xác định mức tồn kho? Điều này sẽ giúp bạn tránh được việc mua hàng quá tay, nhập về nhiều hơn mức cần thiết hoặc thiếu hụt hàng dẫn đến giảm doanh thu.

Bạn có thể xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu bằng cách cố định ngày nhập hàng.

Ví dụ cứ 3 ngày bạn nhập hàng mới một lần, vậy thì mức tồn kho tối đa nên là 4 ngày bán hàng và mức tồn kho tối thiểu là 1 ngày bán hàng.

2. Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học

Mặc dù đối với nhiều cửa hàng bán lẻ, kho hàng cũng chính là cửa hàng. Tuy nhiên, khi hoạt động kinh doanh của bạn phát triển đến một mức độ nào đó, bạn nên chuẩn bị kho hàng để có thể dự trữ số lượng lớn vào thời kỳ cao điểm như lễ, tết… Có 2 phương pháp sắp xếp hàng hóa như sau:

• Phương pháp sắp xếp cố định (fix location): Đây là phương pháp mặt hàng nào thì để chỗ đó và có hiển thị cố định vị trí. Ưu điểm của phương pháp này là rõ ràng, có thể tìm thấy ngày hàng hóa mình cần lấy một cách nhanh chóng. Nhưng nhược điểm là tốn quá nhiều diện tích và không phù hợp với những kho hàng nhỏ có lượng hàng lớn và luân chuyển thường xuyên.
• Phương pháp sắp xếp vị trí linh hoạt (free location): Đây là phương pháp không cố định vị trí cho mặt hàng nào cả. Tất cả các vị trí đều được đánh ký hiệu riêng và được hiển thị trên sơ đồ kho. Khi một mặt hàng được đặt ở một vị trí nào đó, tên mặt hàng cũng được dán vào vị trí tương ứng ở sơ đồ kho. Ưu điểm của phương pháp này là tiết kiệm tối đa diện tích. Nhược điểm là bạn sẽ phải mất thời gian cho việc sắp xếp sơ đồ và hiển thị kho hàng.

3. Kiểm kê hàng hóa định kỳ

Để xác định số liệu thực tế với trên sổ sách có giống nhau không, bạn phải tiến hành kiểm kê. Khi điểm đếm lại số lượng các mặt hàng, bạn cũng có thể phát hiện ra hàng hỏng, hàng lỗi hoặc hết hạn. Đối với nhiều cửa hàng bán lẻ mà nói, việc dừng bán hàng để kiểm kê sẽ đem lại sụt giảm về doanh số.

Tuy vậy, chúng tôi cho rằng hoạt động này là vô cùng cần thiết. Ít nhất bạn cũng nên thực hiện việc đó 6 tháng một lần. Việc kiểm kê thường xuyên cũng sẽ giúp bạn quản lý tồn kho dễ dàng và chính xác hơn, hạn chế sai sót và chi phí hủy hàng hỏng.

4. Sử dụng phần mềm quản lý kho Faceworks

Đối với một cửa hàng nhỏ và mới mở, việc đầu tư phần mềm quản lý ngay có lẽ là chưa cần thiết. Tuy nhiên, về lâu dài khi công việc của bạn ngày càng phát triển đòi hỏi công tác quản lý phức tạp hơn, bạn nên cân nhắn tới việc đầu tư phần mềm quản lý. Phần mềm quản lý kho Faceworks với những ưu điểm vượt trội sẽ giúp bạn hạn chế được rủi ro về quản trị tồn kho, thất thoát trong quá trình bán hàng cũng như nhầm lẫn về giá mua và giá bán.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý kho Faceworks, hãy liên hệ với chúng tôi bằng thông tin bên dưới để được tư vấn cụ thể hơn.

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/