Quản lý chất lượng và đánh giá nhà cung cấp bằng phương pháp truyền thống

Chất lượng của nhà cung cấp luôn là một vấn đề khó nhìn nhận toàn diện khi làm việc. Để đánh giá được nhà cung cấp đó có tốt hay không thì cần dựa vào nhiều yếu tố khác nhau để quyết định. Tuy nhiên, hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn lựa chọn cách đánh giá nhà cung cấp dựa vào cảm quan cá nhân, thậm chí còn không thiếu những trường hợp nhà cung cấp “đi cửa sau” với nhân viên thủ kho để tiếp tục hợp đồng. Có những trường hợp nhà cung cấp giao hàng đến chậm hoặc sớm hơn so với kế hoạch, hay có một lượng nhỏ hàng hóa bị lỗi, chất lượng kém lẫn trong đó,… Những tình huống này thường xuyên xảy ra, song nhân viên thủ kho hay lãnh đạo đều rất khó để kiểm soát hết được. Chính vì vậy, khi tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp, dù tốt hay không thì vẫn luôn tồn tại những “lỗ hổng” mà doanh nghiệp khó có thể kiểm soát tốt được.

Quản lý chất lượng và đánh giá nhà cung cấp bằng cách áp dụng hệ thống phần mềm

Những doanh nghiệp khôn ngoan chắc chắn sẽ không để tình trạng đó tồn tại lâu hơn. Giải pháp tối ưu được lựa chọn là áp dụng phần mềm công nghệ vào việc quản lý chất lượng và đánh giá nhà cung cấp. Theo đó, khi nhân viên thủ kho nhận hàng từ nhà cung cấp xong sẽ cập nhật ngay tình trạng lên trên hệ thống, bao gồm ngày nhận; khối lượng, phân loại hàng hóa; kết quả kiểm tra hàng;… Hệ thống sẽ tiếp nhận thông tin và tự động so sánh với kế hoạch ban đầu xem có nhà cung cấp có giao hàng đúng hẹn không, lỗi hàng hóa có nhiều không,… Nhân viên kinh doanh quan sát trên hệ thống sẽ biết được các công đoạn có đang theo đúng tiến độ không để làm báo cáo chính xác nhất có thể. Trưởng phòng hay các cấp lãnh đạo cũng có thể quản lý và kiểm soát quy trình chặt chẽ hơn. Sau khi hoàn tất quá trình làm việc với nhà cung cấp, hệ thống sẽ tự động đưa ra kết luận nhà cung cấp nào là tốt nhất dựa theo tính toán các chỉ tiêu được lập trình sẵn, giúp doanh nghiệp tiện lợi khi chọn nhà cung cấp cho những lần mua hàng sau.