Trong kinh doanh, các chủ doanh nghiệp luôn luôn  mong muốn các nhà cung cấp có thể làm tăng thêm giá trị cho doanh nghiệp của họ chứ không chỉ của nhà cung cấp đó. Chính vì vậy, việc “quản lý danh mục hàng hóa’’ là một trong những phần cực kì quan trọng. Bài viết dưới đây sẽ phân tích rõ hơn về cách quản lý danh mục  hàng hóa như thế nào để đạt được hiệu quả tốt nhất. 

Thực trạng của việc quản lý danh mục hàng hóa khi không sử dụng hệ thống phần mềm

Xuất phát từ nhiều góc độ khác nhau mà các công ty sẽ cần đến nhiều nhà cung cấp hàng hóa khác nhau, thậm chí là rất nhiều. Thông thường, khi quản lý các danh mục hàng hóa từ nhiều nhà cung cấp, nhân viên phụ trách sẽ sử dụng giấy tờ, các file word hay excel để phân loại đánh giá. Nhưng phương pháp này vẫn chưa thực sự hữu ích. Hãy nghĩ xem, nếu các nhà lãnh đạo (chủ doanh nghiệp) muốn tìm kiếm thông tin hàng hóa… hay nếu thông tin bị đánh giá sai lệch thì phải làm như thế nào?

Nghe thì có vẻ chắc không  vấn đề gì, nhưng thực chất hiện nay trên thị trường Việt Nam đã có nhiều doanh nghiệp phải  lúng túng, gặp nhiều trở ngại khi sử dụng những phương pháp quản lý truyền thống như vậy: 

• Các file, tệp riêng được nhân viên phụ trách lập ra cho riêng mình như PDF, Excel, Word,… không có khả năng liên kết dữ liệu với nhân viên khác . Chính vì thế, trường hợp thất lạc dữ liệu hay thông tin được chuyển giao có thiếu sót  dễ xảy ra trong trường hợp nhân viên phụ trách vì lí do nào đó mà nghỉ việc.
• Khi cập nhật và lưu giữ thông tin có thể xảy ra vấn đề trùng lặp,  khó khăn trong việc lọc thông tin hàng hóa
• Bởi có rất nhiều hàng hóa và các nhà cung cấp khác nhau nên khi muốn tìm kiếm dữ liệu về hàng hóa của nhà cung cấp nào đó, các nhân viên phải trao đổi qua nhiều bộ phận, ký xác nhận…. gây mất thời gian, giảm năng suất lao động.

Từ những vấn đề trên có thể nhận thấy rằng cách quản lý truyền thống này có thể hiệu quả trong một thời điểm  nào đó nhưng để đạt được hiệu quả lâu dài thì không hề khả quan.

Quản lý danh mục hàng hóa có thể cung cấp theo từng nhà cung cấp khi áp dụng phần mềm công nghệ 

Để giúp các doanh nghiệp cải thiện được tình trạng trên, đồng thời tăng độ chuyên nghiệp, tiện lợi trong quá trình quản lý danh mục hàng hóa, các hệ thống phần mềm đã được cho ra mắt với nhiều tính năng nổi bật mà được đại đa số các doanh nghiệp lựa chọn tin dùng. Để giúp các bạn có thể hiểu rõ hơn về phân hệ này, chúng tôi sẽ trình bày những tính năng nổi bật của hệ thống khi doanh nghiệp áp dụng vào việc quản lý danh mục hàng hóa có thể cung cấp theo từng nhà cung cấp:

• Điều đầu tiên phải kể đến đó là việc quản lý dữ liệu được đảm bảo an toàn, nguyên vẹn, tránh gặp phải tình trạng thiếu sót dữ liệu khi bàn giao hay thất lạc…
• Với mỗi danh mục hàng hóa, hệ thống sẽ quy định  mặt hàng với nhà cung cấp. Khi doanh nghiệp muốn tìm kiếm hàng hóa đó do nhà cung cấp nào cung cấp cho doanh nghiệp chỉ cần check hệ thống sẽ có thể dễ dàng tìm kiếm tất cả thông tin.
• Bên cạnh đó, phần mềm luôn cập nhật cụ thể giá cả, chất lượng, số lương hay cụ thể hơn là thời gian giao dịch…. điều này giúp lãnh đạo có thể biết và kiểm soát thông tin, đồng thời tìm kiếm và so sánh giữa các hàng hóa được cung cấp theo từng nhà cung cấp khác nhau