Tính toán công nợ với nhà cung cấp bằng phương pháp truyền thống

Không phải sau mỗi lần giao dịch, doanh nghiệp nào cũng có thể trả luôn tất cả các chi phí cho nhà cung cấp. Thông thường, để hoàn thành quá trình kế toán công nợ, doanh nghiệp phải trải qua nhiều bước từ mua hàng hóa đến việc ký hợp đồng, tạm ứng tiền hàng, tiếp đến là giao hàng rồi cuối cùng mới là thanh toán các khoản chi phí còn lại. Tuy nhiên, cả quá trình này đều không diễn ra liên tục, mỗi mốc hoạt động đều cách nhau một khoảng thời gian không cố định, tùy vào tiến độ làm việc của nhân viên các bộ phận. Sau mỗi hoạt động, nhân viên phụ trách sẽ báo lại với nhân viên của hoạt động tiếp theo về thời gian cần phải hoàn thành. Thông báo bằng hình thức truyền miệng tuy có nhanh gọn, nhưng khả năng quên lịch hoặc nhầm lẫn là rất lớn. Bên cạnh đó, việc ghi chép các khoản chi phí bằng giấy, phiếu hay thậm chí dù được ghi lại trên các file cũng vẫn có thể thất lạc hay bất tiện trong việc kiểm soát.

Sử dụng phân hệ phần mềm để quản lý công nợ với nhà cung cấp

Để cải thiện tình trạng trên, nhiều doanh nghiệp là hệ thống hóa quy trình quản lý công nợ với nhà cung cấp bằng phân hệ phần mềm. Theo đó, mỗi khi kết thúc hoặc bắt đầu một hoạt động nào, nhân viên phụ trách phần đó sẽ cập nhật thông tin và tình trạng công nợ với nhà cung cấp lên hệ thống. Các bộ phận khác có liên quan sẽ thấy được tình hình ngay lập tức để có sự chuẩn bị kỹ càng. Khi gần đến hạn thanh toán tiếp theo, hệ thống cũng sẽ tự động thông báo để nhắc nhở. Nhờ có sự tham gia của phần mềm công nghệ, việc kế toán công nợ, kiểm soát dòng tiền ra vào nhanh gọn và chính xác hơn chỉ dựa vào vài cú click chuột, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian của nhân viên. Đồng thời, trưởng phòng hay các cấp lãnh đạo cũng có thể dễ dàng quản lý được tổng quát tình hình chung của quá trình giao dịch với nhà cung cấp và can thiệp ngay nếu cần.