Quản lý công việc theo thời gian còn phù hợp với hiện tại không?

Quản lý công việc theo thời gian còn phù hợp với hiện tại không?

Tại các quốc gia đang phát triển, hầu hết các doanh nghiệp vẫn còn áp dụng lỗi quản trị hệ thống theo thời gian cũ kỹ dù cho thế giới đang thay đổi hàng ngày, hàng giờ. Chúng ta có thể kể đến Việt Nam, đất nước có truyền thống làm việc “tám tiếng một ngày” đã ăn sâu vào máu của gần như tất cả các nhân viên phòng.

Việc không điều chỉnh hệ thống quản lý công việc theo xu hướng mới thì thường không gây hại cho doanh nghiệp ngay lập tức, nhưng về lâu dài năng suất làm việc của nhân viên sẽ bị suy giảm và gây ảnh hưởng lớn tới sức cạnh tranh của công ty trên thị trường, nơi mà lượng cầy có giới hạn mà số các nhà cung cấp dịch vụ hay sản phẩm thì lại không thể đếm xuể.

Nếu bạn chú ý thì phong cách quản lý theo thời gian được ứng dụng trong nhiều công ty vẫn luôn có một phiên bản như nhau:

Bước 1: Liệt kê tất cả công việc cần làm.

Bước 2: Chọn một vài công việc quan trọng và khẩn cấp nhất (đối với nhân viên đó).

Bước 3: Bắt tay làm việc.

Vậy làm sao chúng ta có thể cải thiện phương thức quản trị để giúp hệ thống làm việc của chúng ta hoạt động tốt hơn? Đầu tiên, hãy xác định lại thứ mà bạn thực sự có thể và không thể quản lý. Rõ ràng, thời gian thì không thể điều khiển được (Einstein cũng sẽ khuyên bạn thế đấy!), thay vào đó những thứ chúng ta có thể quản lý để tăng năng suất công việc hơn như:

1. Sự tập trung

Hãy tắt hết những thông báo dù là trên điện thoại, máy tính hay các thiết bị di động nào. Đừng quen kiểm tra hộp mail mỗi 5 phút mỗi lần, đừng cố gắng làm nhiều công việc cùng lúc hay nói cách khác, hãy tránh những thứ khiến bạn dễ dàng xao nhãng càng xa càng tốt và đừng để công việc của bạn bị ngáng đường bởi những công việc khác của bạn.

2. Quy trình của công việc

Dường như chúng ta đã quá lệ thuộc vào những công cụ và thiết bị như giấy dán, các loại ứng dụng và phần mềm,… để tạo ra những danh sách công việc dài thượt mà quên đi sự quan trọng của việc lên kế hoạch và làm việc theo một thời gian biểu rõ ràng. Với những quy trình hoạt động có một thời gian hoàn thành nhất định cho từng công đoạn, chúng ta có thể dễ dàng tập trung vào những thứ quan trọng nhất tại một thời điểm. Bên cạnh đó, điều kiện cần để kế hoạch của bạn đủ tốt đó là có những kết quả cần đạt được có thể đong, đo, cân, đếm từ đó chúng ta có thể xác định được công việc của mình thành công hay thất bại, cũng như dễ dàng có được những phương thức điều chỉnh lại hướng đi cho dự án khi nó bắt đầu đi chệch khỏi dự định ban đầu.

3. Những mục tiêu then chốt

Việc kiểm soát những mục tiêu quan trọng của tổ chức, tập thể hay cá nhân đòi hỏi rất nhiều sự minh bạch và cân chỉnh. Tuy nhiên, nếu những nhà quản lý có khả năng thực hiện những việc này trong doanh nghiệp của mình thì mọi người sẽ dễ dàng biết được nhiệm vụ của họ là gì và cần hoàn thành trong thời gian như thế nào.

Và nhờ vào những mục tiêu đã được xác định rõ ràng, bạn và đồng nghiệp có thể vạch ra những kế hoạch hoàn hảo và điều chỉnh chúng dễ dàng với phương thức quản lý bằng thời gian.

Hiện nay, hàng loạt những công ty lớn tầm cỡ toàn cầu như Google, Intel,… đã chuyển cách quản lý tổ chức của mình sang các phương thức quản trị theo mục tiêu như MBO, KPI hay OKR. Những lý thuyết này kết hợp rất tốt giữa việc sử dụng thời gian và quản lý mục tiêu. Lây OKR ra làm ví dụ, những lợi ích nổi bật của phương pháp này so với cách quản lý theo thời gian gồm có:

• Bạn có thể đo đạc được liệu công việc của mình có thành công hay không, thành công lớn hay chỉ trên mức chỉ tiêu một chút.
• Bạn chỉ cần tập trung vào 3 đến 4 mục tiêu trong một thời điểm nhất định (thường là một quý).
• Bạn luôn có một quy trình làm việc chuẩn xác để đạt được những kết quả then chốt ở tương lai.
• Bạn và tổ chức sẽ đạt được nhiều hơn và phát triển nhanh hơn với những kết quả mục tiêu tham vọng hơn.

Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn về giải pháp phần mềm quản lý công việc Faceworks hoặc đăng ký dùng thử tại đây.

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/