Quản lý doanh nghiệp bằng phần mềm

Quản lý doanh nghiệp bằng phần mềm

 Áp dụng công nghệ để quản lý là một điều tất nhiên trong mọi doanh nghiệp ở thời đại 4.0. Tuy nhiên, “áp dụng giải pháp quản lý nào để tiết kiệm chi phí và thời gian nhất?”, “công cụ nào sẽ giúp doanh nghiệp ổn định và phát triển?”. Câu trả lời cho những câu hỏi này chính là Sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP). Hãy cùng tìm hiểu xem phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ giúp bạn như thế nào trong quản trị nhé!

Những khó khăn khi không sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP)

• Dữ liệu bị phân tán, khó quản lý tập trung và không được cập nhật theo thời gian thực
• Khó nâng cao hiệu quả làm việc nhóm do không có công cụ giao việc tập trung hoặc hỗ trợ cập nhật các công việc
• Làm việc không theo một quy trình cụ thể
• Mất thời gian cho các công việc nhập liệu thủ công, các thao tác trùng lặp mà đáng lẽ có thể được rút ngắn nhờ công cụ quản lý
• Tốn “vài đêm” để làm các báo cáo tổng hợp
• Quên lịch hẹn với khách hàng do không có hệ thống quản lý tập trung, hệ thống cảnh báo nhắc nhở
• …

Vậy phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể giúp bạn những gì?

• Phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp quản lý đồng bộ, thống nhất các bộ phận trong doanh nghiệp như: nhân sự, khách hàng, bán hàng, dự án, kho hàng,…
• Phân hệ quản lý dự án – công việc giúp dễ dàng giao việc ngay trên phần mềm, cho phép nhân viên thảo luận các công việc theo chủ đề và cập nhật tiến độ công việc. Nhà quản lý có thể theo sát quá trình làm việc và có biện pháp nhắc nhở, xử lý nếu trễ deadline.
• Quản lý danh sách khách hàng tập trung, giúp nhận biết được khách hàng mới và cũ, tránh được việc nhập trùng khách hàng nhờ chức năng kiểm tra sự trùng lặp số điện thoại và trùng lặp e-mail (hoặc kiểm tra sự trùng lặp số CMND)
• Công cụ hỗ trợ ghi chú lịch hẹn với khách hàng thống nhất
• Giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình làm việc và buộc nhân viên phải thực hiện các công việc theo đúng quy trình đó. (Xem thêm: Tầm quan trong của quy trình quản lý). Thực tế, phần mềm quản lý doanh nghiệp chính là bức gương phản chiếu quy trình quản lý của mỗi doanh nghiệp. Và mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình quản lý riêng, do đó, phần mềm quản lý cũng sẽ cần được linh động và cấu hình cho đúng với quy trình ấy.
• Hỗ trợ báo xuất – nhập kho: quản lý kho hàng tích hợp máy đọc mã vạch, giúp kiểm soát tình trạng hàng hóa trong kho để có kế hoạch nhập kho hợp lý. Cập nhật các đợt nhập – xuất kho.
• Do tất cả dữ liệu được lưu giữ trên một hệ thống duy nhất, do đó thời gian tổng hợp thông tin được giảm thiểu tối đa. Thay vì phải thức vài đêm để tạo các báo cáo tổng hợp thì giờ đây người dùng có thể tạo báo cáo chỉ trong vài giây.

Lợi ích lâu dài mà doanh nghiệp có được khi sử dụng phần mềm quản lý

Chi phí ban đầu để đầu tư cho phần mềm quản lý doanh nghiệp là không nhỏ, tuy nhiên về lâu về dài, các lợi ích mà phần mềm quản lý mang lại là vô cùng to lớn. Hãy cùng điểm qua các lợi ích nổi bật nhé!

• Dữ liệu được quản lý tập trung, tránh thất lạc:

 Nhờ phần mềm quản lý, mọi dữ liệu của tất cả các phòng ban của doanh nghiệp đều được quản lý và thực hiện trên một hệ thống duy nhất. Dữ liệu được liên kết với nhau trên hệ thống khổng lồ này. Chỉ với một hệ thống duy nhất, các phòng ban có thể dễ dàng liên kết với nhau và chia sẻ dữ liệu cho nhau. Như vậy, thay vì phải sử dụng nhiều phương pháp riêng lẻ như các file excel, giấy nhớ,… thì tất cả các dữ liệu đều được đưa vào phần mềm. Như vậy sẽ giảm được tối đa nguy cơ thất lạc dữ liệu, dễ dàng tìm kiếm khi cần.

• Tiết kiệm thời gian và chi phí:

Phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp giảm thiểu các thao tác trùng lặp thủ công, giảm thiểu thời gian báo cáo tổng hợp xuống chỉ còn vài phút, thậm chí vài giây. Như vậy thay vì phải tiêu tốn ngân sách và thời gian để tổng hợp dữ liệu hoặc xử lý các vấn đề do sự lộn xộn trong quản lý rời rạc mang lại, việc đầu tư cho phần mềm quản lý doanh nghiệp là thiết thực hơn nhiều.

• Tăng năng suất lao động:

Khi giảm được thời gian tổng hợp và tìm kiếm dữ liệu cũng như giảm thiểu các thao tác trùng lặp thủ công, người dùng có thể tập trung vào làm các công việc khác giúp năng suất lao động tăng lên. Nhờ ERP, hoạt động quản lý của doanh nghiệp được chuẩn hóa thành một quy trình thống nhất, giúp mọi hoạt động của công ty thành một dòng chảy lưu loát và nhịp nhàng, người làm việc xác định được rõ những công việc cần làm là gì, thứ tự ra sao cần đạt kết quả như thế nào.

• Tăng sự hài lòng của khách hàng:

Phần mềm quản lý là hệ thống nội bộ nên có thể nhiều người cho rằng nó không liên quan đến khách hàng nhiều lắm nhưng sự thật là ngược lại. Khi sử dụng phần mềm, việc quản lý khách hàng cho đến chăm sóc khách hàng được thực hiện theo quy trình chuẩn. Doanh nghiệp sẽ không lo bỏ lỡ khách hàng hoặc quên lịch chăm sóc khách hàng. Mọi khâu quản lý chăm sóc khách hàng, từ tư vấn, theo sát, chốt hợp đồng đến chăm sóc hậu mua hàng nhằm giữ chân khách hàng đều được phần mềm hỗ trợ. Do đó, sự hài lòng của khách hàng sẽ tăng lên, tỷ lệ mua hàng lặp lại tăng lên và hình ảnh công ty cũng tốt hơn nhiều.

• Đảm bảo sự bảo mật: 

Việc tất cả dữ liệu đều được tập trung trên một hệ thống duy nhất nghe có vẻ thiếu bảo mật, nhưng với hệ thống phân quyền chi tiết, phần mềm sẽ giúp cài đặt quyền truy cập, thao tác dữ liệu, tức là sẽ có sự khác biệt giữa quyền truy cập của nhân viên – trưởng phòng – giám đốc hoặc giữa các phòng ban trong công ty.