Quản lý hồ sơ trong trung tâm tư vấn du học chưa bao giờ dễ đến thế

Quản lý hồ sơ trong trung tâm tư vấn du học chưa bao giờ dễ đến thế

Hiện nay các Trung tâm tư vấn du học phải tiếp nhận và xử lý rất nhiều hồ sơ mỗi ngày. Việc quản lý hồ sơ cũng như tiến độ xử lý hồ sơ của nhân viên không hề là một vấn đề đơn giản đối với người quản lý trong trung tâm. Làm sao để quản lý được tất cả các thông tin xung quanh hồ sơ như địa điểm du học, thông tin về trường, chương trình du học, trạng thái tại thời điểm lập hồ sơ của học viên và lịch nhắc ngày liên hệ cho nhân viên các bộ phận để quá trình làm hồ sơ được diễn ra xuyên suốt. Nếu bạn vẫn còn băn khoăn về những câu hỏi này thì bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn các tính năng hỗ trợ của phần mềm quản lý Trung tâm tư vấn du học Faceworks.

1. Quản lý đầy đủ thông tin về hồ sơ du học

Với tính năng quản lý thông tin hồ sơ, người dùng hoàn toàn có thể có được một bảng đầy đủ các thông tin về hồ sơ du học của một học viên, bao gồm

• Yêu cầu xử lý: Yêu cầu về địa điểm du học của học viên để cần trung tâm đưa ra lộ trình và tư vấn
• Trường mà học viên đăng ký
• Chương trình du học: cử nhân, thạc sỹ, tiến sỹ,…
• Phí tư vấn đối với từng hồ sơ
• Ngày nộp hồ sơ
• Ngày nhập học
• Trạng thái hiện tại của học sinh như chờ thư mới, đã nhận thư mời,…
• Ngày liên hệ tiếp theo để phần mềm có thể nhắc lịch cho tư vấn viên liên hệ với khách hàng, tránh tình trạng quên lịch liên hệ dẫn đến quá trình xử lý hồ sơ bị gián đoạn

2. Giao việc xử lý hồ sơ cho nhân viên ngay trên phần mềm dựa vào mẫu quy trình xử lý hồ sơ

Một trong những tính năng đặc biệt của phần mềm quản lý Trung tâm tư vấn du học mà chúng tôi muốn để cập đến trong bài viết này là tính năng giao việc cho nhân viện ngay trên hệ thống phần mềm. Người dùng không còn phải giao việc một cách thủ công với những nhược điểm như khó quản lý hồ sơ cũng như các đầu mục công việc liên quan đã giao, khó cập nhật được tiến độ xử lý hồ sơ của từng nhân viên,…

Với phần mềm quản lý Faceworks, người dùng sẽ thiết lập được mẫu quy trình xử lý hồ sơ mẫu cho từng nước hay từng chương trình du học. Khi có một hồ sơ cần xử lý, phần mềm sẽ dựa trên hồ sơ mẫu và tự động đưa ra các công việc cần xử lý cho bộ hồ sơ đó, người quản lý tiến hành giao việc. Đối với từng đầu mục công việc, người quản lý có thể quy định nhân viên thực hiện, ngày bắt đầu thực hiện và ngày hoàn thành công việc. Nhân viên được giao việc ngay lập tức nhận đước giao việc và trong quá trình xử lý công việc hoàn toàn có thể cập nhật tiến độ làm việc lên phần mềm để người quản lý theo dõi.

Nhờ tính năng này, người quản lý cũng có thể đánh giá năng suất làm việc của từng nhân viên để đưa ra các chế độ thưởng phạt rõ ràng và công bằng.

3. Quản lý tiến độ xử lý hồ sơ

Tiến độ xử lý hồ sơ ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình làm việc của một trung tâm đào tạo. Việc hồ sơ bị dồn ứ mà người quản lý không nắm được là một điều vô cùng nguy hiểm. Với phần mềm quản lý trung tâm du học Faceworks, người quản lý theo sát từng bước làm việc của nhân viên. Nếu có tình trạng tiến độ bị đình trệ, người quản lý có thể kịp thời nhắc nhở nhân viên hoặc điều thêm nhân sự để hỗ trợ cho công việc đó. Nhờ tính năng này, trung tâm tưu vấn du học sẽ không bao giờ gặp phải tình trạng hồ sơ cũng như công việc bị dồn đọng và không được xử lý.

4. Quản lý thu chi

Mỗi hồ sơ của khách hàng đều phát sinh các chi phí xung quanh viêc xử lý hồ sơ mà trung tâm tư vấn du học cần thu của học viên như phí dịch thuật, phí hỗ trợ chứng minh tài chính, phí training phỏng vấn visa,… Các loại phí này có thể không được thu vào cùng một thời điểm dẫn đến việc khó quản lý cho nhân viên trung tâm. Nhưng với phẩn mềm quản lý trung tâm tư vấn du học, người dùng sẽ không còn phải lo lắng về vấn đề này nữa vì sẽ có một tính năng quản lý thu chi cho từng hồ sơ riêng biệt, nhân viên có thể thêm các khoản phí cũng như chi tiết về các khoản phí vào phần mềm để có thể dễ dàng theo dõi.

5. Quản lý hoa hồng

Một vấn đề không thể thiếu mà các trung tâm tư vấn du học rất quan tâm đó là vấn đề quản lý hoa hồng của từng hồ sơ. Tùy vào từng hồ sơ mà các trung tâm sẽ có cách tính hoa hồng khách nhau. Phần mềm quản lý trung tâm du học sẽ tùy chỉnh theo yêu cầu của từng trung tâm để tự động đưa ra được mức hoa hồng của từng hồ sơ du học mà trung tâm xử lý. Việc này tiết kiệm rất nhiều thời gian cũng như giúp trung tâm quản lý một cách chặt chẽ hoa hồng – doanh thu chính của các doanh nghiệp tư vấn du học.

Với phần mềm quản lý trung tâm tư vấn du học của  TIT, việc quản lý trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Hãy liên lạc ngay với chúng tôi để nhận được sự tư vấn chuyên nghiệp và gói giải pháp phần mềm tiện ích hơn bao giờ hết.

Thông tin liên hệ:

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/