Quản lý hợp đồng và đơn hàng thu mua bằng phương pháp truyền thống

Mỗi hợp đồng và đơn hàng thu mua thường đều được lưu lại bởi công ty dưới dạng các file mềm như Word, PDF,… hay các bản cứng bằng giấy tờ được cất trong tủ tài liệu,… Theo thời gian, những hợp đồng và đơn hàng được lưu trữ đó sẽ được chuyển qua những nơi cất giữ khác nhau để đảm bảo không gian lưu trữ đủ cho cả khối lượng giấy tờ mới. Tuy nhiên, chính vì điều này mà việc tìm kiếm, sắp xếp và thống kê lại chúng cũng gặp nhiều khó khăn, rắc rối hơn. Mỗi khi muốn xem lại một hợp đồng hay đơn hàng thu mua cũ nào đó thì phải hỏi qua nhiều bộ phận để biết được đang được cất giữ ở đâu. Thậm chí, có những trường hợp nhân viên lưu trữ quên, hay nghỉ việc, thì khả năng tìm lại giấy tờ liên quan gần như bằng không.

Quản lý hợp đồng và đơn hàng thu mua bằng phân hệ phần mềm

Để cải thiện tình trạng đó, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn giải pháp mới là áp dụng phần mềm công nghệ vào việc quản lý hợp đồng và đơn hàng thu mua. Theo đó, hệ thống sẽ theo cài đặt phân cấp, phân quyền cho mỗi bộ phận nhân viên để quản lý khối lượng công việc trên phần mềm. Vì những thao tác thủ công trước đây đều được hiện đại hóa trên hệ thống, nên các bộ phận xuất nhập kho khi quản lý cũng trở nên dễ dàng, quá trình thanh toán tiện lợi và nhanh chóng hơn trước rất nhiều. Nhân viên kinh doanh nhờ đó cũng theo dõi được tình trạng đơn hàng xem đã thanh toán hơn chưa để thuận tiện làm báo cáo và quản lý các đơn thu mua.