Quản lý thu chi hiệu quả trung tâm đào tạo thời đại công nghệ 4.0

Quản lý thu chi hiệu quả trung tâm đào tạo thời đại công nghệ 4.0

Hàng tháng, mọi trung tâm giáo dục đều phải làm công tác thu tiền học, trả lương cho nhân viên cũng như chi trả các khoản phí khác để đáp ứng nhu cầu phát triển của trung tâm. Với nhiều khoản thu chi rắc rối như vậy, nhiều khi nhân viên bộ phận kế toán – tài chính không tránh khỏi nhầm lẫn.Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, các trung tâm giáo dục đã tìm ra một giải pháp hữu ích giúp đảm bảo quá trình quản lý thu chi luôn chính xác, chặt chẽ. Giải pháp đó chính là sử dụng phần mềm quản lý đào tạo.

Trên hệ thống phần mềm, trung tâm đào tạo được nhà cung cấp tạo riêng cho một trường Tài khoản chuyên quản lý tài chính, lưu trữ dữ liệu phiếu thu, phiếu chi. Nhân viên có thể liên tục cập nhật thông tin lên giao diện để tiện theo dõi hàng tháng, cũng như kiểm tra lại giao dịch mỗi khi khách hàng hay ban lãnh đạo có thắc mắc. Cụ thể, hệ thống phần mềm lưu trữ những thông tin như sau:

• Số dư tài khoản

Một trung tâm thường có nhiều tài khoản ở các ngân hàng khác nhau. Ngoài ra còn có những khoản thu chi tiền mặt. Do đó, trên phần mềm có riêng một danh mục quản lý số dư của từng tài khoản để người sử dụng luôn biết ngân sách trung tâm hiện có bao nhiêu tiền để quản lý và kiểm soát thu chi.

• Dữ liệu phiếu thu

Khi thu tiền của khách hàng, trung tâm luôn đưa cho họ biên lai, đồng thời cũng giữ lại phiếu thu để lưu trữ và kiểm kê hàng tháng. Tuy nhiên với số lượng phiếu thu quá nhiều khiến nhà quản lý không thể kiểm soát tổng thể, đặc biệt khó có thể tìm ra tờ phiếu thu cụ thể mà họ cần. Do đó, trong thời đại công nghệ ngày nay, các trung tâm đào tạo đã sử dụng phần mềm quản lý đào tạo để lưu trữ dữ liệu phiếu thu thay vì phương pháp thủ công truyền thống.

Trên phần mềm, mỗi phiếu thu được đánh số riêng tránh sự nhầm lẫn, sai sót. Thông tin người nộp, số tiền nộp, thời gian thu cũng như cách thức thu đều được ghi lại chi tiết. Đặc biệt, người sử dụng có thể thực hiện thao tác in phiếu thu với đầy đủ dữ liệu ngay trên phần mềm, vô cùng tiện lợi và chính xác.

• Dữ liệu phiếu chi

Tương tự với phiếu thu, dữ liệu phiếu chi cũng được lưu trữ trên phần mềm giúp trung tâm đào tạo thắt chặt quản lý tài chính. Đặc biệt trong bảng quản lý phiếu chi, nội dung chi, thông tin người chi kèm theo số điện thoại và e-mail được quản lý rất rõ ràng. Từ đó, trung tâm sẽ kiểm soát đầu ra hiệu quả, tránh tổn hại ngân sách vì những mục đích không hợp lý.

Sử dụng phần mềm quản lý đào tạo không chỉ giúp hệ thống giáo dục cải thiện chất lượng giảng dạy, chất lượng học viên, giáo viên, nhân viên mà còn đảm bảo thu chi hiệu quả, hợp lý. Quý doanh nghiệp