Quy trình kiểm kê tài sản

Quy trình kiểm kê tài sản

Tài sản đóng một vai trò vô cùng to lớn và cần thiết trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, là tiền đề để quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong tương lai. Do vậy, để đảm bảo khối lượng tài sản của mình luôn trong tình trạng tối ưu nhất. Doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng đến khâu quản lý, đặc biệt là vấn đề kiểm kê tài sản định kỳ hằng năm.

Theo quy định tại Điều 40 của Luật kế toán 2015, Nghị định 174/2016/NĐ-CP về hướng dẫn thi hành Luật kế toán 2015 có quy định, kế toán phải thực hiện kỳ kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau:

• Cuối kỳ kế toán năm
• Đơn vị kế toán bị chia, tách, sát nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, cho thuê.
• Đơn vị kế toán được chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu.
• Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt hoặc các thiệt hại khác.
• Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Các quy định khác theo quy định của pháp luật.

Quy định này nhằm mục đích giúp cho chủ doanh nghiệp tổng hợp, kiểm kê lại tài sản của mình. Kịp thời phát hiện và sữa chữa những hư hỏng, mất mát mà vấn đề tài sản đem lại, đồng thời cũng rà soát xem số liệu đã khai báo trên sổ sách kế toán có thật sự khớp với thực tế hay không. Tránh trường hợp khai báo gian dối làm hao hụt nguồn ngân sách của doanh nghiệp nói riêng và lợi ích của tập thể nói chung.

Để đảm bảo cho quy trình kiểm kê được thực hiện đầy đủ và chính xác nhất. Doanh nghiệp cần lưu ý tuân theo trình tự các bước sau:

1. Thành lập hội đồng kiểm kê tài sản

Hội đồng kiểm kê tài sản gồm các cá nhân sau:

• Giám đốc hoặc thủ trưởng
• Trưởng các bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản
• Trưởng phòng quản lý tài sản
• Kế toán trưởng, kế toán tài sản
• Một số ủy viên khác.

2. Tiến hành hoạt động kiểm kê tại các đơn vị trực thuộc

Hội đồng kiểm kê tài sản được thành lập sẽ di chuyển đến các đơn vị trực thuộc doanh nghiệp để thực hiện việc kiểm kê thực tế tài sản. Thời gian kiểm kê sẽ kéo dài tùy thuộc vào quy mô cũng như số lượng tài sản mà đơn vị hiện có.

Các phương thức kiểm kê tài sản:

• Kiểm kê toàn phần: là việc kiểm tra lại toàn bộ khối lượng tài sản tại đơn vị, rà soát xem những thông tin ghi chép trong sổ kế toán có thật sự chính xác hay không. Việc kiểm tra này thường được thực hiện ít nhất một năm một lần vào dịp cuối tuần.
• Kiểm kê từng phần: Phương thức kiểm kê này thường là dựa trên yêu cầu của chủ doanh nghiệp hoặc các bộ phận có liên quan. Phạm vi tiến hành thực hiện việc kiểm kê thường không lớn và thường được thực hiện khi cấp trên phát hiện có dấu hiệu sai xót hoặc kiểm tra bất ngờ bất kỳ một địa điểm nào.

3. Tổng hợp số liệu và so sánh thực tế, lập biên bản kiểm kê

Sau khi hoàn tất việc kiểm kê, các bộ phận có thẩm quyền sẽ tiến hành tổng kết lại số liệu. Sau khi đã kiểm tra và đối chiếu với thực tế sẽ tiến hành lập biên bản kiểm kê và trình lên cấp trên. Đồng thời đưa ra những kiến nghị và giải pháp để khắc phục, cải cách vấn đề quản lý tài sản sao cho hiệu quả hơn.

Các bước quản lý tài sản doanh nghiệp cần lưu ý

Để đảm bảo rằng khối lượng tài sản của mình luôn được quản lý và theo dõi đầy đủ, các doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng quy trình sau:

1. Xác định thông tin và phân vùng được khối lượng tài sản của mình

Muốn theo dõi được tài sản của mình thì bước đầu tiên, doanh nghiệp phải có một sự hiểu biết nhất định về số lượng tài sản của mình. Đối với những doanh nghiệp hay tập đoàn lớn trên thị trường, cần xác định rõ tại các đơn vị, bộ phận trực thuộc hiện tại đang sở hữu tài sản như thế nào? Số lượng bao nhiêu? Sử dụng vào mục đích gì? Hiện đang được sử dụng tại phòng ban hay thuộc sự quản lý của cá nhân nào?…

Đây được xem là bước sơ bộ đầu tiên để đảm bảo doanh nghiệp hiểu về khối lượng tài sản của mình và thực hiện các công đoạn tiếp theo.

2. Nắm bắt được tình trạng tài sản của mình

Sau khi đã xác định được tài sản hiện đang ở đâu thì bước tiếp theo, doanh nghiệp phải nhanh chóng cập nhật được trạng thái hiện tại của tài sản đó để bảo đảm rằng tài sản đó vẫn hoạt động tốt và nằm trong diện sử dụng được. Đối với nhóm tài sản hỏng hốc, doanh nghiệp có thể kịp thời phát hiện và sữa chữa, tránh tình trạng hư hỏng nghiêm trọng hơn hoặc gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của mình.

3. Cập nhật thông tin tài sản thường xuyên

Thường xuyên theo dõi tình trạng tài sản là một cách hay để phòng tránh các rủi ro có thể xảy ra, kịp thời ngăn chặn và sữa chữa. Các doanh nghiệp nên tổ chức các đợt kiểm kê hằng năm để đảm bảo việc khai báo được thực sự chính xác nhất.

Để hỗ trợ cho việc quản lý tài sản của các doanh nghiệp được diễn ra nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Chúng tôi xin gửi đến mọi người giải pháp quản lý tài sản chuyên nghiệp Faceworks. Với tổng hợp các nghiệp vụ cơ bản từ nhập xuất, cập nhật thông tin tài sản, thanh lý, khấu hao… phần mềm quản lý tài sản Faceworks còn đặc biệt hỗ trợ các tập đoàn, doanh nghiệp lớn trong việc thu hồi tài sản, điều chuyển từ đơn vị này sang đơn vị khác và hỗ trợ tạo kỳ kiểm kê…

Quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý tài sản vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cụ thể nhất hoặc đăng ký dùng thử tại đây.

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/