Xử lý quá trình nhập hàng và thanh toán cho nhà cung cấp bằng phương thức truyền thống

Thông thường, nếu thực hiện theo quy trình lần lượt, nhân viên kinh doanh trước tiên sẽ phải làm phiếu như hóa đơn, phiếu nhập kho,… để tạo hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp. Tập hồ sơ đó sẽ được gửi cho bộ phận kế toán kiểm tra chứng từ và duyệt các số liệu, rồi lại được gửi lên bộ phận lãnh đạo để duyệt lần nữa, đối chiếu qua lại, sau khi duyệt nhiều lần thì mới rút ra được hồ sơ thanh toán hoàn chỉnh cuối cùng để tiến hành thu mua và thanh toán cho nhà cung cấp. Quá trình tiếp nhận đơn hàng và xử lý cần phải qua nhiều khâu đối chiếu như vậy sẽ tốn rất nhiều thời gian của những bộ phận liên quan và thậm chí còn xảy ra tình trạng lạc mất các phiếu do chúng đều ở dạng giấy tờ, dễ mất mát hoặc cũ hỏng theo thời gian.

Quản lý quy trình nhập hàng theo đơn hàng thu mua và thanh toán cho nhà cung cấp bằng hệ thống phần mềm

Với quá nhiều bước xét duyệt và kiểm tra như vậy thì việc sử dụng phần mềm công nghệ là một lựa chọn thông minh cho các doanh nghiệp hiện nay. Khi sử dụng phân hệ quản lý, các loại phiếu xuất nhập kho, hóa đơn,… đều được cập nhật lên hệ thống. Các bộ phận liên quan đều tiến hành xem xét và duyệt ở trên cùng hệ thống. Nhân viên kinh doanh cũng theo dõi được tiến độ làm việc, biết hồ sơ đang đến đâu để trả lời cho nhà cung cấp trong trường hợp bị hỏi đến. Trong quá trình làm việc, qua mỗi khâu xét duyệt, hệ thống cũng tự động so sánh, đối chiếu các số liệu giữa kế hoạch đề ra ban đầu và thực tế tiến hành công việc có chênh lệch bao nhiêu. Bên cạnh đó, khi cần bổ sung hay sửa đổi thông tin, thao tác cập nhật trên hệ thống cũng dễ dàng hơn, đồng thời tất cả đều được lưu trữ lại trên hệ thống, nên hạn chế được tối đa việc thất lạc hồ sơ.