Quy trình quản lý đặt phòng khách sạn

Quy trình quản lý đặt phòng khách sạn

Thuê / đặt phòng khách sạn là hoạt động đặc thù nhất của các khách sạn. Khách thuê phòng có nhiểu kiểu: đặt trước theo kế hoạch, thuê ở luôn, thuê một phòng, thuê nhiều phòng cho cả đoàn du lịch,.. Theo đó quy trình quản lý đặt phòng khách sạn trên phần mềm quản lý khách sạn được thực hiện như sau:

Đặt phòng

Khi khách hàng liên hệ thuê phòng, công việc của nhân viên phụ trách đặt phòng là kiểm tra phòng trống.

Phần mềm cho phép tra cứu trạng thái phòng theo thời gian: trong ngày hôm nay/ngày mai,… trong khoảng thời gian nhất định của từng tòa. Ví dụ: khách hỏi thuê phòng từ ngày 21-29/12, phần mềm cho phép tra cứu xem trong thời gian đó có phòng nào trống như sau:

Với các phòng trống, nhân viên tiến hành đặt phòng cho khách và khai báo các thông tin thuê phòng. Các thông tin gồm:

• Thông tin đặt phòng: Mã, loại hợp đồng; Tên khách, Tên phòng, Ngày đến, Ngày đi, ghi chú, môi giới,… Đặc biệt là cho phép lưu danh sách những người cùng ở phòng đó.
• Thông tin thanh toán: Đơn vị (VNĐ/USD); Giá phòng, VAT, hình thức thanh toán (chuyển khoản/tiền mặt/khác), tài khoản, người thu,…
• Thông tin đặt cọc (nếu có)
• Thông tin danh sách người ở trong phòng: tên, ngày sinh, số visa, ngày hết hạn visa, SĐT, Số CMND/ passport

Sau khi nhân viên phụ trách đặt phòng điền đầy đủ thông tin và nhấn thao tác đặt phòng cho khách trên phần mềm quản lý khách sạn, phòng sẽ hiện thị trạng thái “Đặt cọc”

Nhận phòng

Khi khách đến thuê phòng, nếu khách đã đặt trước phòng, nhân viên có thể check in cho khách tại phòng mà khách đã đặt. Trong trường hợp khách chưa đặt phòng trước, nhân viên cũng có thể xếp cho khách ở tại phòng đang hiển thị trạng thái trống.

Đổi phòng

Ngoài ra, nếu khách không ưng phòng mình đang ở, người dùng có thể thao tác đổi phòng cho khách trên phần mềm.

Trả phòng & thanh toán

Khi khách hàng trả phòng, người dùng có thể nhập lại các dịch vụ/dồ dùng mà khách đã sử dụng, thêm danh sách số người ở,… Từ đó hệ thống sẽ tự động tính số tiền mà khách phải thanh toán dựa trên quy tắc mà khách sạn đưa ra. Sau khi thêm đầy đủ thông tin liên quan đến dịch vụ, nhân viên có thể tiến hành check out cho khách.

Sau khi hoàn tất việc check out và thanh toán, phòng sẽ được chuyển về trạng thái Trống.

 Như vậy, toàn bộ quy trình quản lý đặt – trả, thanh toán tiền phòng của khách sạn đều có thể quản lý trên một phần mềm quản lý duy nhất. Thông thường, quá trình trao đổi thông tin giữa các phòng ban sẽ tốn thời gian, hay có sai sót. Nhờ có phần mềm, mọi nghiệp vụ của khách sạn được gói gọn trong một hệ thống. Với các chức năng tính toán, tự động hóa, phần mềm quản lý khách sạn giúp giảm bớt thao tác thủ công, tăng sự chính xác khi làm việc. Nếu quý khách có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm quản lý, hãy liên hệ với chúng tôi hoặc để lại thông tin dưới bài viết này.

Thông tin liên hệ:

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 27 – Tô Vĩnh Diện – Thanh Xuân – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/