Sơ đồ Gantt – công cụ tối ưu trong lập kế hoạch và quản lý dự án

Sơ đồ Gantt – công cụ tối ưu trong lập kế hoạch và quản lý dự án

Với cách thể hiện thông tin đơn giản và trực quan, sơ đồ Gantt đã được sử dụng nhiều trong công tác lập kế hoạch, quản lý dự án. Bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ cho bạn nhiều cái nhìn sau và thiết thực hơn về công cụ này.

1. Giới thiệu về sơ đồ Gantt

Gannt chart là loại sơ đồ dùng để trình bày các công việc, sự kiện theo thời gian. Sơ đồ sẽ gồm 2 phần chính: trục tung thể hiện tên các công việc và trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho những công việc ấy. Nhìn vào một sơ đồ Gannt bạn dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng đầu công việc và của cả dự án. Chính vì cách bố trí thông tin đơn giản mà lại rõ ràng, trực quan nên nó đã trở thành công cụ hữu ích để lập kế hoạch, lên timeline thực hiện hoặc quản lý tiến độ dự án.

2. Lợi ích khi sử dụng sơ đồ Gantt

• Quản lý cùng lúc nhiều thông tin: Chỉ với cách thức trình bày đơn giản gồm 2 trục làm việc chính, Gantt chart giúp bạn nắm được rõ các thông tin cần thiết của một dự án: ai là người chịu trách nhiệm thực thi, thời điểm bắt đầu và thời hạn hoàn thành của công việc, mối quan hệ giữa một công việc với toàn bộ tiến độ dự án. -> Cách thể hiện trực quan, đơn giản nhưng rất dễ hiểu và nhanh chóng nắm được các thông tin chính.
• Nâng cao năng suất: Các thông tin về người thực hiện công việc, tiến độ thực hiện công việc được công bố công khai, giúp từng cá nhân hiểu được sự quan trọng của từng mắt xích trong dự án. Việc này giúp các thành viên chủ động hoàn thành công việc bởi họ hiểu rằng: sự chậm trễ của mình chắc chắn sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện của thành viên khác và của dự án. -> Sự chủ động trong công việc và hoàn thành công việc với tinh thần trách nhiệm là một yếu tố thúc đẩy gia tăng năng suất.
• Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả: Giản đồ Gantt cung cấp cho người quản lý, lập kế hoạch dự án có một cái nhìn tổng quan về dự án. Điều này giúp cho họ biết phân phối công việc sao cho hiệu quả, đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý và tối ưu. -> Hạn chế tình trạng quá tải công việc, đảm bảo chất lượng dự án.

Có thể thấy sơ đồ Gantt đã lại khá nhiều lợi ích cho người quản lý, tuy nhiên nó cũng có một số nhược điểm nhất định như:

• Mối quan hệ của các công việc không thể hiện được một cách rõ ràng, không nhìn ra được công việc nào quan trọng và cần đặc biệt chú ý.
• Đối với những dự án phức tạp lên đến hàng trăm đầu việc thì việc điều chỉnh thời gian trong quá trình triển khai dự án là rất khó khăn.
• Khó nhận biết được cần phải ưu tiên thực hiện công việc nào nếu như sơ đồ có quá nhiều các công việc đan xen, liên tiếp nhau.

3. Cách tạo sơ đồ Gantt trong quản lý dự án

• Bước 1: Xác định các đầu mục công việc cần thiết

Việc đầu tiên mà bạn cần làm đó là liệt kê tất cả các đầu mục công việc cần thiết để thực hiện dự án. Để xác định được các đầu mục công việc, hãy suy nghĩ về mục tiếp mà dự án bạn cần đạt, nhờ vậy kế hoạch mới thực sự mang lại sự hiệu quả. Sau khi có các danh sách công việc, bạn hãy xác định thời gian sớm nhất bắt đầu dự án và thời gian ước tính để thực hiện.

• Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc

Một trong những lợi ích của sơ đồ Gantt là nó biểu diễn được mối quan hệ giữa các công việc. Sau khi có đầu mục công việc, khoảng thời gian thực hiện, hãy xác định xem công việc nào cần phải hoàn thành mới có thể thực hiện được công việc kia hoặc công việc nào đó có thể tiến hành triển khai song song, độc lập với nhau. Càng nhiều các công việc song song thì tiến độ dự án của bạn càng được rút ngắn.

• Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt

Vậy là bạn đã có các dữ liệu cần thiết, giờ là lúc biểu diễn sơ đồ. Bạn có thể vẽ biểu đồ Gantt bằng tay, excel hoặc sử dụng các phần mềm chuyên nghiệp khác như Gantto, Microsoft Project…

• Bước 4: Cập nhật tiến độ quản lý dự án

Trong thời gian triển khai dự án, sẽ xảy ra rất nhiều sự thay đổi. Ví dụ như công việc A cần hoàn thành để công việc B triển khai thế nhưng công việc A lại chưa xong, vậy phải điều chỉnh tiến độ ra sao để đảm bảo chúng không ảnh hương đến toàn bộ dự án. Thường xuyên theo dõi và cập nhật các thay đổi để bạn có những điều chỉnh kịp thời.

Biểu đồ Gantt đã được ứng dụng nhiều trong lập kế hoạch, quản lý dự án. Sự đơn giản lại hiệu quả là một trong những nguyên nhân nó được yêu thích. Nếu bạn chưa sử dụng chúng hãy thử thực hiện xem sao nhé. Chúc các nhà quản lý dự án thành công!

Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn về giải pháp phần mềm quản lý công việc Faceworks hoặc đăng ký dùng thử tại đây.

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/