Sự khác biệt giữa quản lý công việc thủ công và quản lý bằng phần mềm

Sự khác biệt giữa quản lý công việc thủ công và quản lý bằng phần mềm

Trong những năm gần đây, sự phát triền của công nghệ số là không thể chối bỏ. Công nghệ được áp dụng vào mọi khí cạnh trong cuộc sống và cả trong sản xuất, kinh doanh là không phải bàn cãi. Một quy trình trước đây được thao tác thủ công nhưng những này gần đây đã được rất nhiều các doanh nghiệp số hóa, đó chính là quy trình quản lý công việc. Vậy số hóa quy trình này có khác biệt gì so với quản lý truyền thống? Áp dụng công nghệ vào quy trình quản lý công việc thì đem lại được lợi ích gì cho doanh nghiệp mà tại sao lại lại có xu hướng này? Vậy thì hãy cùng TIT tìm hiểu điểm khác biệt giữa quản lý công việc một cách thủ công và quản lý công việc bẳng phần mềm nhé.

Trước đây, khi cách mạng công nghệ 4.0 chưa bùng nổ, tất cả các quy trình trong doanh nghiệp như sản xuất, bán hàng, kho, công việc,… đều được quản lý một cách truyền thống và thủ công. Các doanh nghiệp sẽ lưu trữ công việc của mình trên giấy tờ, các tài liệu liên quan cũng sẽ được lưu trữ tương tự. Mỗi khi có công việc cần giải quyết, nhân viên sẽ tìm kiếm các giấy tờ và tài liệu liên quan để xử lý công việc. Một quy trình khác trong quy trình quản lý công việc chính là giao việc cũng được thực hiện thủ công. Trong mỗi buổi họp, người quản lý sẽ tiến hành giao việc cho nhân viên cấp dưới của mình bằng miệng hoặc bằng giấy tờ. Nhân viên sẽ tiếp nhận công việc được giao, bằng các phương pháp truyền thống như giấy note, sổ ghi chép để lưu trữ và nhắc nhở công việc. Sau  hi hoàn thành công việc, nhân viên sẽ lập các báo cáo bằng giấy tờ để nộp lên các cấp quản lý. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện công việc, cấp trên sẽ khó có thể theo dõi tiến độ thực hiện công việc của nhân viên. Điều này rất bất cập vì trong một số trường hợp, cấp trên không kịp thời phát hiện sự chậm chễ trong tiến độ hoàn thành công việc dẫn đến rất nhiều hậu quả khó giải quyết. Bên cạnh đó, việc trao đổi công việc, lập các báo cáo mỗi quý, mỗi năm, chấm điểm hoàn thành công việc cũng như KPI cho nhân viên cũng khá khó khắn. Như vậy quản lý công việc thủ công chính là kiểm soát trực tiếp, quản lý và theo dõi sát sao, áp đặt mục tiêu vào nhân viên, tác động xấu đến cảm xúc của nhân viên. Thêm vào đó người quản lý cũng tốn nhiều thời gian và công sức cho những quy trình này.

Một mặt khác, khi doanh nghiệp áp dụng công nghệ số vào quy trình quản lý công việc thì mọi quy trình đều được tự đông hóa với phương tiện là hệ thống phần mềm quản lý công việc Faceworks. Tất cả dữ liệu và tài liệu, đầu mục công việc đều được lưu trữ trên database của phần mềm. Doanh nghiệp sẽ nói không với những chồng giấy tờ tài liệu nặng nề và khó tìm kiếm. Thêm vào đó các quy trình như giao việc, để xuất công việc, duyệt công việc, báo cáo công việc sẽ được thực hiện hoàn toàn tự động trên phần mềm. Chì với vài thao tác và một cú click là bạn có thể thực hiện được những quy trình vốn tốn rất nhiều thời gian và công sức. Nhà quản lý cũng có thể theo dõi tiến độ thực hiện công việc của nhân viên mọi lúc mọi nơi. Bên cạnh đó, nhà quản lý sẽ có được một hệ thống báo cáo tự động những vô cùng chính xác vì dữ liệu được lấy từ chính quy trình thực hiện của nhân viên. Sẽ không còn những sai sót trong quá trình lập báo cáo, sẽ không phải có những nhân sự chỉ có nhiệm vụ lập báo cáo và tài nguyên thời gian trong doanh nghiệp sẽ được tiết kiệm ở mức tối đa. Ngoài ra, việc số hóa quy trình quản lý công việc sẽ giúp các bạn có được các tính năng tính hợp như chấm công online, chấm điểm KPI cho nhân viên,… Quản lý công việc tự động bằng phần mềm sẽ tạo ra sự chủ động và thoải mái cho cả hau bên. Nhân viên tự đặt mục tiêu cho mình, chọn các công việc phù hoejp với khả năng của bản thân từ đó hiệu suất công việc sẽ cao hơn.

Với phần mềm quản lý công việc faceworks, việc giao việc và quản lý công việc sẽ cực kì dễ dàng , bạn dễ dàng tao việc trong mỗi dự án, thời hạn cụ thể, và giao trách nhiệm cho cụ thể ai đó, và thông tin sẽ thông suốt, phân quyền người dùng thông minh.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng Phần mềm quản lý công việc Faceworks, liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn cụ thể hoặc đăng ký dùng thử miễn phí tại đây.

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/