Thế nào là hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp?

Muốn chăm sóc khách hàng tốt thì trước hết phải có hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp. Vậy bạn đã có nhận thức thực sự đúng đắn về hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp chưa? Nếu vẫn còn mơ hồ thì bài viết này thực sự dành cho bạn đấy.

1. Hoạch định chiến lược chăm sóc khách hàng rõ ràng, chi tiết

Bất kể công việc gì cũng cần có kế hoạch. Bản kế hoạch càng chi tiết, càng rõ ràng bao nhiêu thì khả năng thành công càng cao bấy nhiêu. Chăm sóc khách hàng cũng vậy, cũng cần những bản kế hoạch cực rõ ràng, chi tiết để đạt được mục tiêu đã đề ra. Những loại thông tin cần thiết để tạo ra một bản kế hoạch chăm sóc khách hàng có giá trị bao gồm:

• Đánh giá mức độ quan tâm đến khách hàng của doanh nghiệp hiện tại
• Tìm hiểu nhu cầu khách hàng
• Đào tạo và hướng dẫn đội ngũ nhân viên

2. Xây dựng bộ phận chuyên chăm sóc khách hàng

Mỗi bộ phận có một nhiệm vụ riêng, bộ phận kế toán, kỹ thuật hay kinh doanh không thể tham gia vào quá trình chăm sóc khách hàng được. Họ không có chuyên môn, khối lượng công việc lại quá lớn. Trong công ty phải có sự rạch ròi tương đối giữa các phòng ban, ai làm việc nấy hoặc là đơn vị của bạn không khác gì mớ bòng bong. Vì vậy, xây dựng một bộ phận chăm sóc khách hàng là rất cần thiết. Họ sẽ thực hiện mọi nhiệm vụ liên quan đến khách hàng như trả lời câu hỏi của khách hàng, tư vấn khách hàng,… Đặc biệt, những nhân viên trong bộ phận này phải được đào tạo bài bản về lĩnh vực chăm sóc khách hàng. 

3. Tiếp cận, chăm sóc khách hàng trên nhiều kênh truyền thông

Kết nối các cá nhân và các tổ chức càng ngày dễ dàng. Bạn có thể tận dụng các phương tiện sau: SMS, e-mail, facebook, zalo, instagram, snapchat,… Sử dụng các kênh này bạn có thể tiếp cận lượng khách hàng gấp hàng trăm lần so với các cách tiếp cận truyền thống. Thậm chí, bạn có thể lôi kéo khách hàng mua sản phẩm, dịch vụ của bạn mà không tốn kém 1 xu.  Bởi đang có 1,9 tỷ người sử dụng facebook, 500 triệu người dùng instagram,… Tuy nhiên, đừng vì những số liệu này mà bỏ qua những phương pháp truyền thống. Bỏ qua một phương tiện chính là bỏ qua một lượng khách hàng. Hãy kết hợp tất cả các kênh truyền thông với nhau để đạt được kết quả cao nhất nhé.

4. Thái độ, kỹ năng của nhân viên

Thái độ, kỹ năng của nhân viên quyết định 40% mức độ chuyên nghiệp của hệ thống chăm sóc khách hàng. Công ty, doanh nghiệp của bạn có sản phẩm/ dịch vụ tốt, kế hoạch hay, công nghệ hiện đại, sử dụng kênh truyền thông đa dạng nhưng gương mặt nhân viên cáu bẳn, kiến thức hạn hẹp thì khách hàng mới không có mà khách hàng cũ cũng rời bỏ. Do đó, khâu tuyển chọn nhân viên phải chặt chẽ và những trình đào tạo định kỳ cần được thực hiện thật nghiêm túc.

5. Áp dụng công nghệ cao vào chăm sóc khách hàng

Áp dụng công nghệ cao vào chăm sóc khách hàng có lẽ là điểm mấu chốt để nhận biết hệ thống chăm sóc hàng của bạn có chuyên nghiệp hay không. Nó giúp quy trình làm việc của hệ thống chăm sóc khách hàng trở nên khoa học, rõ ràng, chính xác. Tổ chức của bạn sẽ không còn tình trạng quên lịch tư vấn, lạc hoặc quên mất thông tin khách hàng,… Chúng tôi tin rằng, phần mềm quản lý khách hàng Faceworks chắn chắn sẽ là lựa chọn đúng đắn cho công ty, doanh nghiệp của bạn. Phần mềm quản lý khách hàng Faceworks sẽ mang đến cho bạn 6 chức năng và 6 lợi ích. Cụ thể:

Chức năng của phần mềm quản lý, chăm sóc khách hàng Faceworks:

• Quản lý thông tin của khách hàng từ A đến Z
• Chăm sóc khách hàng: ghi chú, nhắc nhở các lịch hẹn, gửi e-mail chăm sóc định kỳ (chúc mừng sinh nhật, chúc mừng nhân các ngày lễ,…)
• Quản lý marketing: gửi email giới thiệu sản phẩm mới, gói dịch vụ ưu đãi,…
• Quản lý nhân viên: theo dõi tiến độ làm việc, Kiểm tra chất lượng công việc, nhắc nhở, giao việc ngay trên hệ thống.
• Gửi tin nhắn nội bộ trên phần mềm giữa các nhân viên, các phòng ban
• Hỗ trợ tạo những báo cáo trực quan, linh hoạt.

Lợi ích của phần mềm quản lý, chăm sóc khách hàng Faceworks:

• Tăng tỷ lệ chốt Sale do không bỏ quên khách hàng, bỏ sót lịch hẹn, lịch chăm sóc, nắm được nhu cầu của khách hàng,…
• Dễ dàng đánh giá quá trình làm việc của nhân viên
• Lựa chọn, phân công đúng người, đúng việc, đúng thời điểm
• Tìm kiếm, lọc thông tin khách hàng nhanh chóng, chính xác
• Tăng năng suất lao động của nhân viên, rút ngắn thời gian kí kết hợp đồng
• Xây dựng thương hiệu, định hướng thương hiệu trong tâm trí khách hàng

Thông qua bài viết này, chắc hẳn bạn đã nhận ra những vấn đề vẫn còn tồn tại trong hệ thống chăm sóc khách hàng tại công ty, doanh nghiệp của bạn. Hãy điều chỉnh ngay để có thể lôi kéo được thật nhiều khách hàng nhé. Chúc bạn thành công!

Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm quản lý khách hàng, hãy liên hệ cho chúng tôi hoặc để lại thông tin dưới bài viết này!

Thông tin liên hệ:

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

Hà Nội: 27 – Tô Vĩnh Diện – Thanh Xuân – Hà Nội

HCM: 31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

Điện thoại: 04 7306 1636

Hotline: 0974 69 6600

E-mail: info@tit-vn.com